Kdaj se račun šteje za plačanega in kdaj ga potrditi pri FURS?

Vprašanje, kdaj se račun šteje za plačanega, je treba ločiti od vprašanja, ali mora biti račun davčno potrjen pri FURS. Prvo se nanaša na poravnavo obveznosti med kupcem in prodajalcem, drugo pa na način plačila in pravila Zakona o davčnem potrjevanju računov.

Račun je dokument, s katerim dobavitelj obračuna opravljeno dobavo blaga ali storitve. Njegova izdaja sama po sebi še ne pomeni, da je kupec obveznost poravnal. Račun ostane odprt do plačila, pobota, odpusta dolga, dobropisa ali drugega ustrezno dokumentiranega načina poravnave.

Kdaj se račun šteje za plačanega?

Račun se šteje za poravnanega, ko je kupec svojo obveznost izpolnil na dogovorjeni način. Natančen trenutek je odvisen predvsem od načina plačila in pogodbenega dogovora.

Za jasnejši poslovni odnos je koristno v pogodbi ali splošnih pogojih določiti, kdaj se plačilo šteje za izvršeno. Pogosta formulacija je:

Kdaj je treba račun davčno potrditi?

Davčno potrjevanje ureja Zakon o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR). Postopek se nanaša na račune pri gotovinskem poslovanju.

ZDavPR pojem plačila z gotovino opredeljuje širše od vsakdanjega pomena besede. Poleg bankovcev in kovancev med takšna plačila praviloma sodijo tudi:

• plačilne in kreditne kartice,
• čeki,
• drugi načini plačila, ki niso neposredna nakazila na transakcijski račun pri ponudniku plačilnih storitev.

Račun, ki je poravnan z neposrednim nakazilom na transakcijski račun, praviloma ni predmet davčnega potrjevanja. Pri kartičnih, spletnih in posredovanih plačilih pa je treba preveriti, kdo plačilo sprejme in v kakšni pravni vlogi nastopa.

Kaj sta EOR in ZOI?

Pri davčno potrjenih računih se uporabljata dve pomembni oznaki:

• EOR – enkratna identifikacijska oznaka računa: oznaka, ki jo ustvari informacijski sistem FURS in potrjuje, da so bili podatki o računu sprejeti.
• ZOI – zaščitna oznaka izdajatelja računa: oznaka, s katero je račun povezan z izdajateljem in ki omogoča preverjanje pristnosti izvora računa.

Pravilna kratica je EOR, ne UID. EOR praviloma prejmete v postopku davčnega potrjevanja še pred izročitvijo računa kupcu. Obstajajo pa primeri, ko je račun zakonito izdan brez EOR in se potrdi naknadno.

Kaj se zgodi, če je račun pozneje plačan z gotovino?

Pogost primer je račun, ki je bil izdan za plačilo na transakcijski račun in zato ob izdaji ni bil davčno potrjen. Kupec ga pozneje namesto z nakazilom poravna z gotovino ali na drug način, ki se po ZDavPR šteje za gotovinskega.

V takem primeru mora zavezanec praviloma naknadno izvesti postopek davčnega potrjevanja ter FURS poslati zahtevane podatke v desetih delovnih dneh od dneva plačila računa.

FURS naknadno poslanim podatkom dodeli EOR, izdajatelj pa mora ta podatek hraniti skupaj s kopijo izdanega računa.

Podrobnejšo razlago tega postopka vsebuje tudi uradno gradivo FURS o davčnih blagajnah in davčnem potrjevanju računov.

Kaj pa, če FURS ob izdaji ni dosegljiv?

Izpad elektronske povezave je drugačen primer kot naknadno gotovinsko plačilo. Če povezava s FURS ne deluje, se račun lahko pod zakonskimi pogoji izda brez EOR, podatke pa je treba poslati naknadno v roku, ki velja za konkretno vrsto izpada.

Pri prekinitvi elektronske povezave je praviloma določen rok dveh delovnih dni, ob opravičljivih razlogih pa zakon predvideva posebno obravnavo. Zato desetdnevnega roka ni pravilno uporabljati za vse oblike naknadnega potrjevanja.

Ali je kartično plačilo vedno gotovinsko?

Pri običajnem kartičnem plačilu, ki ga kupec izvede pri prodajalcu na POS-terminalu ali v njegovi spletni trgovini, se plačilo za namene ZDavPR praviloma obravnava kot gotovinsko in je račun treba davčno potrditi.

Vendar so možni primeri, ko kupec plačilo izvede neposredno pri ponudniku plačilnih storitev. Takrat je za pravilno presojo pomembno:

• kdo sprejme plačilo od kupca,
• ali ima ta subjekt status ponudnika plačilnih storitev,
• ali je plačilo neposredno nakazilo na prejemnikov transakcijski račun,
• ali posrednik nastopa kot ponudnik plačilne storitve ali kot zastopnik prodajalca.

Zato ni varno objaviti splošnega pravila, da je vsako plačilo prek določene platforme vedno gotovinsko ali vedno negotovinsko. Presoja je odvisna od konkretnega toka plačila in pogodbenega razmerja.

Kako je s Stripe in drugimi spletnimi plačili?

Pri spletnih plačilnih platformah je treba razlikovati med tehnično obdelavo kartice in pravno vlogo ponudnika v plačilnem toku. Že dejstvo, da ima ponudnik dovoljenje za opravljanje plačilnih storitev, še ne pomeni avtomatično, da je vsak račun negotovinski za namene ZDavPR.

Podjetje naj preveri:

• pogodbo s ponudnikom plačil,
• kdo nastopa kot prejemnik kupčevega plačila,
• kako so transakcije prikazane na poročilih ponudnika,
• ali ponudnik sredstva nakaže kot ponudnik plačilne storitve ali jih pobere v imenu prodajalca.

Pri integraciji spletne trgovine z Račun123 mora biti zato način davčnega potrjevanja nastavljen skladno z dejanskim plačilnim tokom podjetja.

Ali je plačilo z UPN vedno negotovinsko?

Ne odloča obrazec UPN, temveč način izvedbe plačila. Če kupec prek svoje banke izvede neposredno nakazilo na vaš transakcijski račun, gre praviloma za negotovinsko plačilo.

Če plačilo sprejme drug subjekt, je treba preveriti, ali nastopa kot ponudnik plačilnih storitev ali kot zastopnik prodajalca. Enak obrazec UPN lahko zato nastopa v različnih dejanskih plačilnih tokovih.

Ali DDV nastane šele ob plačilu računa?

Praviloma ne. Obveznost obračuna DDV se praviloma presoja glede na trenutek dobave blaga ali opravljene storitve, pri predplačilih, zaporednih dobavah in posebnih ureditvah pa veljajo dodatna pravila.

Zato ni pravilno zapisati, da se DDV vedno obračuna na datum izdaje računa ali na datum plačila. Datum izdaje, datum dobave in datum plačila so lahko različni, davčno obravnavo pa je treba določiti skladno z ZDDV-1.

Kako pravilno evidentirati plačilo računa?

Pri evidentiranju plačila je koristno zabeležiti:

• datum dejanskega plačila,
• prejeti oziroma plačani znesek,
• način plačila,
• bančni sklic ali identifikacijo kartične transakcije,
• povezavo s konkretnim računom,
• morebitno razliko ali delno plačilo,
• EOR, kadar je bil račun davčno potrjen naknadno.

Označitev računa kot plačanega v poslovni aplikaciji je operativna evidenca. Računovodja mora nato plačilo pravilno povezati s terjatvijo oziroma obveznostjo v računovodskih evidencah.

Strokovni nasvet: Računa ne označite kot v celoti plačanega samo zato, ker ste prejeli podoben znesek. Preverite plačnika, sklic, morebitna delna plačila, dobropise in odprte račune iste stranke.

Katera dokazila potrjujejo plačilo?

Kaj storiti, če je plačilo napačno evidentirano?

1. Preverite izvorno dokazilo. Preglejte bančni izpisek, POS-potrdilo ali poročilo plačilne platforme.
2. Preverite povezavo z računom. Potrdite plačnika, znesek, datum in sklic.
3. Popravite status plačila. Če je bil račun samo napačno označen kot plačan, praviloma popravite evidenco plačila in ne izdajate dobropisa.
4. Dokumentirajte razliko. Pri delnem plačilu pustite preostanek odprt in zabeležite prejeti znesek.
5. Izdajte dobropis le ob vsebinski spremembi. Dobropis je smiseln, kadar se zmanjša vrednost dobave, odobri popust, sprejme reklamacija ali nastopi drug poslovni razlog.
6. Obvestite računovodjo. Posebno kadar napaka vpliva na že oddane davčne evidence ali obračun DDV.
7. Preverite davčno potrjevanje. Če je bilo plačilo napačno razvrščeno, preverite, ali je treba FURS poslati popravek oziroma naknadno spremembo podatkov.

Najpogostejše napake

• Uporaba kratice UID namesto EOR. Slovenska zakonska oznaka je EOR.
• Prepričanje, da je kartica negotovinsko plačilo samo zato, ker denar pride na TRR.
• Uporaba desetdnevnega roka za vse primere naknadnega potrjevanja.
• Zamenjava EOR z dokazilom o dejanskem plačilu.
• Prepričanje, da je UJP-potrdilo o dostavi tudi potrdilo o plačilu.
• Izdaja dobropisa samo zaradi napačnega statusa plačila.
• Čakanje na plačilo pred evidentiranjem dobave in DDV.
• Nejasna evidenca plačil prek platform in posrednikov.

Kontrolni seznam ob prejemu plačila

• Ali je plačilo povezano s pravim računom?
• Ali se znesek ujema v celoti ali gre za delno plačilo?
• Ali je plačilo neposredno nakazilo na TRR?
• Ali gre za kartico, gotovino, ček ali drug način po ZDavPR?
• Ali plačilo sprejema ponudnik plačilnih storitev ali zastopnik prodajalca?
• Ali je bil račun davčno potrjen že ob izdaji?
• Ali je potrebno naknadno potrjevanje v desetih delovnih dneh?
• Ali je EOR shranjen skupaj s kopijo računa?
• Ali je plačilo pravilno posredovano računovodstvu?

Ključne ugotovitve

Izkušnje iz prakse: težava ni plačilo, ampak njegova razvrstitev

Pri podjetnikih največ težav pogosto ne povzroči to, da plačila ne bi prejeli, ampak da ni jasno, kako je bilo izvedeno. Enak znesek lahko na poslovni račun prispe kot neposredno bančno nakazilo, nakazilo ponudnika kartičnih storitev ali izplačilo posrednika. Za ZDavPR ti primeri niso nujno enaki.

Pri spletni prodaji je zato pomembno, da se ob naročilu ohranijo tudi podatki o plačilni metodi in ponudniku. Sam bančni izpisek pogosto pokaže samo skupno izplačilo več transakcij, zmanjšano za provizijo, zato ga ni vedno mogoče neposredno povezati s posameznim računom.

Najvarnejši proces je, da aplikacija že ob izdaji računa pozna predvideni način plačila, ob prejemu pa shrani dejanski način in povezavo s transakcijo. Tako je jasno, kateri računi so bili potrjeni ob izdaji in pri katerih je potrebno naknadno ukrepanje.

Moj nasvet je preprost: ne ugibajte na podlagi tega, kje se je denar na koncu pojavil. Vedno preverite celoten plačilni tok in pogodbeno vlogo ponudnika.

Račun123 za izdajo in davčno potrjevanje računov

Račun123 je spletna in mobilna aplikacija za izdajanje računov, ki podpira davčno potrjevanje računov pri FURS. Ob izdaji gotovinskega računa aplikacija pripravi zahtevane podatke, jih pošlje FURS in prejme EOR.

Na računu lahko izberete ustrezen način plačila, dokumente pa imate shranjene skupaj s podatki o davčnem potrjevanju. Mobilna POS-blagajna omogoča izdajanje računov na terenu, aplikacija pa podpira tudi pripravo digitalnih izvozov za računovodstvo.

Uradni viri

• Zakon o davčnem potrjevanju računov – ZDavPR
• FURS: davčne blagajne in vezane knjige računov
• Zakon o davku na dodano vrednost – ZDDV-1

Članek je splošne informativne narave in ne predstavlja individualnega davčnega ali pravnega nasveta. Pri nejasnem plačilnem toku oziroma posebni pogodbeni ureditvi se posvetujte z računovodjo ali davčnim svetovalcem.

Pogosta vprašanja

Kdaj se račun šteje za plačanega?

Račun se šteje za plačanega, ko je obveznost dejansko poravnana na dogovorjeni način. Pri bančnem nakazilu je to praviloma ob knjižbi sredstev na prejemnikovem transakcijskem računu, če ni dogovorjeno drugače.

Ali mora biti vsak plačan račun davčno potrjen?

Ne. Davčno potrjevanje je vezano na gotovinsko poslovanje po ZDavPR. Račun, poravnan z neposrednim nakazilom na TRR, praviloma ni predmet davčnega potrjevanja.

Ali je kartično plačilo gotovinsko plačilo po ZDavPR?

Pri običajnem kartičnem plačilu pri prodajalcu se plačilo praviloma šteje za gotovinsko po ZDavPR. Pri plačilih prek ponudnikov in posrednikov je treba preveriti konkreten plačilni tok in njihovo pravno vlogo.

Kaj je EOR?

EOR je enkratna identifikacijska oznaka računa, ki jo FURS dodeli po uspešnem sprejemu podatkov o davčno potrjenem računu. EOR ni dokaz, da je kupec račun dejansko plačal.

Kaj je ZOI?

ZOI je zaščitna oznaka izdajatelja računa. Ustvari jo programska oprema izdajatelja in z njo račun poveže z zavezancem za davčno potrjevanje.

Kdaj velja rok desetih delovnih dni?

Rok praviloma velja, kadar je bil račun izdan za plačilo na TRR oziroma način plačila ob izdaji ni bil znan, nato pa je bil naknadno plačan z gotovino v smislu ZDavPR.

Ali je plačilo z UPN vedno negotovinsko?

Ne odloča sam obrazec UPN, ampak način izvedbe plačila. Če kupec prek banke izvede neposredno nakazilo na vaš TRR, gre praviloma za negotovinsko plačilo.

Ali je potrdilo UJP o dostavi e-računa dokaz o plačilu?

Ne. Potrdilo UJP praviloma dokazuje dostavo oziroma obdelavo e-računa v sistemu. Plačilo je treba preveriti na bančnem izpisku oziroma v evidenci plačil.

Priporočeno

• Kako deluje davčna blagajna
• Kako nastaviti davčno potrjen račun
• Plačilni pogoji na računu
• Rekonciliacija računov in plačil
• Kaj storiti pri neplačanem računu