DDV za začetnike: osnove in pogoste napake

Čeprav se davčni zavezanci v Sloveniji skoraj vsak dan srečujejo z davkom na dodano vrednost (DDV), to kljub vsemu ostaja ena izmed najbolj nejasnih tem za nove podjetnike. Marsikdo ob ustanovitvi podjetja ne ve, ali mora obračunavati DDV, katero stopnjo mora uporabiti in kako pravilno izstaviti račun, da bo skladen z zakonodajo. Še večja zmeda pa se pojavi, ko pride do računa za tujino ali prejema storitev iz EU.

V tem članku so zbrane pomembne osnove DDV ter vse najpogostejše napake, ki jih delajo začetniki. Namen prispevka je preprost: razjasniti osnovne pojme in pravila ter novim podjetnikom preprečiti zaplete, do katerih sicer pogosto prihaja pri izdajanju računov in računovodstvu.

Osnovna razlaga: kaj je DDV?

DDV – davek na dodano vrednost – je davek na potrošnjo, ki ga plača končni kupec blaga ali storitev. Podjetnik DDV samo obračuna in ga nato v celoti nakaže državi, zato se pogosto reče, da je “posrednik” med kupcem in državo.

Za začetnike je pomembno razumeti: obračunavanje DDV ne pomeni, da podjetnik plačuje davek iz lastnega denarja, temveč ga zaračuna kupcu in nato posreduje naprej.

DDV se obračuna skoraj pri vseh dobavah blaga in storitev, razen kadar zakon določa oprostitev (npr. določene zdravstvene storitve, finančne storitve, šolanje ipd.). Pravila določata Zakon o DDV (ZDDV-1) in evropska direktiva.

Osnovne stopnje DDV v Sloveniji

V Sloveniji veljajo tri stopnje DDV:

• 22 % – splošna stopnja. Uporablja se za večino blaga in storitev. Če nisi prepričan, katera stopnja velja, je 22 % običajno privzeta izbira, razen če ima zakon izrecno določeno nižjo.
• 9,5 % – nižja stopnja. Uporablja se za hrano, vodo, nekatere tiskovine, vstopnine na kulturne in športne dogodke, nekatere medicinske pripomočke ter posebne storitve v gradbeništvu.
• 5 % – posebna nižja stopnja. Redko uporabljena, predvsem za dobavo knjig in periodičnih publikacij v elektronski ali tiskani obliki.

Najpogostejša napaka: napačna klasifikacija izdelkov in storitev pri stopnjah DDV, zato je dobro preveriti, kam spada tvoj izdelek, še preden izdaš prvi račun.

Kdaj mora podjetnik vstopiti v sistem DDV?

V Sloveniji mora podjetnik postati zavezanec za DDV, če v koledarskem letu preseže 60.000 € obdavčljivega prometa. Pri preseganju te meje mora podjetnik svojo obveznost pravočasno urediti, saj se šteje, da postane davčni zavezanec od trenutka, ko prag preseže.

• Obvezna registracija za DDV nastopi, kadar:
  • podjetnik preseže prag 60.000 € letnega prometa,
  • opravlja storitve ali dobave blaga, za katere zakon določa obvezno vključitev v sistem DDV (npr. čezmejne storitve znotraj EU),
  • gre za nerezidenta, ki opravlja obdavčljive dejavnosti v Sloveniji.
• Prostovoljna registracija za DDV je možna, kadar:
  • podjetnik želi uveljavljati odbitek DDV pri nabavah,
  • posluje s podjetji, ki zahtevajo račun z DDV,
  • se pripravlja na rast poslovanja in želi urediti administracijo vnaprej.

Pomembno: Status samostojnega podjetnika ali normiranca ne zagotavlja avtomatske oprostitve DDV. Če podjetnik preseže prag 60.000 € ali če zakon določa obvezno vključitev, se mora registrirati za DDV.

Kako pravilno izdati račun z DDV?

Račun z DDV mora vsebovati več obveznih elementov:

• datum izdaje,
• zaporedna številka računa,
• podatki o izdajatelju (naziv, naslov, davčna številka, ID za DDV),
• podatki o prejemniku,
• opis blaga ali storitev,
• osnova za DDV (znesek brez davka),
• stopnja DDV,
• znesek DDV,
• skupen znesek za plačilo,
• klavzule, kadar je račun oproščen DDV (npr. “Oproščeno po 1. točki 44. člena ZDDV-1”).

Pri poslovanju s tujino se zahteve dodatno spremenijo – več o tem v naslednjem poglavju.

Pogosta težava začetnikov je ročno sestavljanje računov v Wordu ali Excelu, kjer hitro pride do napačnih izračunov ali manjkajočih elementov. Z aplikacijo Račun123 pa lahko račune izdajaš hitro in brez napak, saj program samodejno dodaja vse obvezne elemente, izračuna DDV in poskrbi, da so računi skladni z zakonodajo.

Pogoste posebnosti pri čezmejnem poslovanju

Čezmejno poslovanje pogosto povzroča največ zmede, saj se pravila razlikujejo glede na to, ali gre za blago ali storitve ter ali sodeluješ z zavezanci znotraj EU.

1. Poslovanje z EU davčnimi zavezanci. Če izstaviš račun podjetju v EU, ki ima veljaven ID za DDV, se pogosto uporabi mehanizem obrnjene davčne obveznosti (ang. reverse charge). To pomeni, da:
   • ne obračunaš DDV,
   • prejemnik v drugi državi sam obračuna svoj DDV,
   • na račun moraš dodati klavzulo “Reverse charge” ali “Obrnjena davčna obveznost”.
2. Preverjanje ID za DDV (VIES). Preden uporabiš reverse charge, moraš obvezno preveriti, ali ima tvoj kupec v EU veljaven ID za DDV. To preveriš v sistemu VIES.
3. Storitve zunaj EU. Če izdajaš račun podjetju izven EU, DDV-ja praviloma ne obračunaš, a mora biti to pravilno navedeno na računu.
4. Dobava blaga znotraj EU. Dobava blaga ima dodatne zahteve, npr. dokazilo o prevozu blaga v drugo državo članico.
5. OSS – enotna davčna točka. Če prodajaš elektronske storitve ali blago končnim potrošnikom v drugih državah EU, se uporablja posebni sistem OSS (One Stop Shop) za enotno poročanje.

Najpogostejše napake, ki jih delajo začetniki

Spodnje napake se med začetniki v podjetništvu pojavljajo pogosto, vendar jih je z osnovnim znanjem enostavno preprečiti.

1. Napačna uporaba DDV stopenj. Mnogi napačno uporabijo 9,5 % namesto 22 %, ker ne preverijo pravilne klasifikacije.
2. Pozaba na obvezno klavzulo pri oproščenem računu. Npr. manjkajoč sklic na 44. člen ZDDV-1.
3. Nepravilna uporaba obrnjene davčne obveznosti. Račun čezmejnemu podjetju se izda z 22 %, če izdajatelj pozabi preveriti, da ima kupec veljaven ID za DDV.
4. Izstavitev računa brez ID za DDV. Pri čezmejnem poslovanju je to najpogostejša napaka.
5. Nepravilni izračuni ob uporabi Word/Excel predlog. Ročni izračuni DDV pogosto vodijo do nepravilnosti v centih in težav pri knjigovodstvu.
6. Nepravočasen vstop v sistem DDV. Podjetniki ne spremljajo svojega prometa in prag 60.000 € presežejo nevede.
7. Napačne predpostavke o normirancih. Normiranec lahko postane zavezanec za DDV, če preseže prag za obvezno registracijo ali če se prostovoljno registrira za DDV.

Račun123: prihrani čas in se izogni napakam

DDV je tema, ki se na prvi pogled zdi zapletena, vendar s postopnim razumevanjem osnovnih pravil postane veliko bolj pregledna. Ključno je, da poznaš svoje obveznosti, razliko med stopnjami DDV, pravila registracije za DDV ter posebnosti čezmejnega poslovanja. Večina napak nastane iz neznanja ali rutinskih napak pri izpolnjevanju računov, zato se splača vložiti nekaj časa v izobraževanje in uporabo zanesljivih orodij za izdajo računov.

Pravilno izdan račun ti prihrani veliko skrbi – tako pri poslovanju doma kot v tujini. Z uporabo aplikacije Račun123 lahko enostavno izdajaš račune, ki so skladni z zakonodajo, hkrati pa spremljaš svoj promet in DDV obveznosti. Če se držiš osnovnih pravil in uporabljaš zanesljive rešitve, bo poslovanje z DDV veliko manj stresno in popolnoma obvladljivo.