Kako izdati avansni račun in ga pretvoriti v končni račun

Avansni račun je ena najpogostejših situacij pri podjetnikih – še posebej pri projektnih poslih, večjih naročilih ali delu po fazah.
V tem vodiču ti po korakih pokažemo, kako v aplikaciji Račun123 izdaš avansni račun in kako ga nato samodejno odšteješ od končnega računa.

1. Kaj je avansni račun?

Avansni račun je račun za predplačilo, ki ga izdaš pred opravljeno storitvijo ali dobavo blaga.
Kupec z njim poravna del ali celoten znesek vnaprej.

Ko je storitev zaključena, moraš izdati končni račun, na katerem se že plačani avans pravilno odšteje.

2. Kdaj je avansni račun obvezen?

• Ko prejmeš predplačilo pred opravljeno storitvijo (DDV zavezanci)
• Pri projektih z delnim plačilom vnaprej
• Pri večjih naročilih, kjer želiš zavarovati plačilo

Pomembno za DDV zavezance: DDV obveznost nastane ob prejemu plačila avansa, zato mora biti avansni račun pravilno izdan in davčno evidentiran.

3. Kako izdati avansni račun v Račun123

1. Pojdi v meni Računi → Avansni računi
2. Klikni + Ustvari
3. Izberi ali dodaj stranko
4. Dodaj postavko (opis projekta ali storitve)
5. Določi znesek avansa
6. Klikni Izdaj račun

Ključno: Ko prejmeš plačilo, moraš avansni račun označiti kot Plačan.
To omogoči samodejno povezavo s končnim računom.

4. Kako povezati avans s končnim računom

Ko izdajaš končni račun za isto stranko:

1. Pojdi v Računi → Izdaj račun
2. Izberi isto stranko kot na avansu
3. Če obstaja odprt (plačan) avans, se prikaže popup okno
4. Izberi avans in klikni Uporabi

Sistem samodejno doda postavko Odbitek avansa z negativnim zneskom.

5. Kako se avans odšteje na končnem računu

Na končnem računu boš videl:

• Redno postavko projekta (celoten znesek)
• Postavko Odbitek avansa z negativno vrednostjo
• Prikaz pravilne DDV osnove
• Končni znesek za plačilo (razlika)

Sistem samodejno poskrbi za matematično pravilnost izračuna.

6. Kako je z DDV pri avansnem računu?

Če si DDV zavezanec:

• DDV obračunaš že pri avansnem računu
• Pri končnem računu se DDV upošteva samo za razliko
• Sistem samodejno prilagodi davčno osnovo

Če nisi DDV zavezanec:

• Avans izdaš brez DDV
• Odštevanje je zgolj finančno
• Posebnih DDV obveznosti ni

7. Celoten potek (flow) v Račun123

1. Izdaj avansni račun
2. Označi ga kot plačanega
3. Izdaj končni račun za isto stranko
4. Izberi avans v pojavnem oknu
5. Sistem samodejno odšteje znesek
6. Izdaš končni račun z razliko

Najpogostejša vprašanja

Ali moram avans označiti kot plačan?

Da. Če avans ni označen kot plačan, se pri izdaji končnega računa ne bo ponudil za odštevanje.

Ali lahko uporabim več avansov?

Da. Če ima stranka več odprtih avansov, lahko izbereš enega ali več.

Ali lahko ročno spreminjam odbitek?

Sistem samodejno vstavi pravilno postavko, ročne spremembe pa niso priporočljive zaradi pravilnosti DDV evidence.

Zaključek:

Račun123 omogoča popolnoma avtomatiziran in davčno pravilen postopek izdaje avansnega in končnega računa – brez ročnega preračunavanja, brez podvajanja postavk in brez napak pri DDV.

Nasvet: Vedno najprej označi avans kot plačan, šele nato izdaja končni račun.

Potrebujete pomoč pri ustvarjanju avansnega računa?

Imate vprašanje glede avansnih računov, izdajanja računov iz avansov ali pretvorbe avansa v račun?

Pišite nam na podpora@racun123.si ali nam pošljite sporočilo prek kontaktnega obrazca.
Z veseljem vam bomo pomagali.