Kako izdati avansni račun in ga pretvoriti v končni račun
Avansni račun je pogosta situacija pri podjetnikih – še posebej pri projektnih poslih, večjih naročilih ali delu po fazah.
V tem vodiču ti po korakih pokažemo, kako v aplikaciji Račun123 izdaš avansni račun in kako ga nato upoštevaš pri izdaji končnega računa.
Na voljo imaš dve možnosti:
- avans označiš kot plačan in Račun123 ga nato samodejno zazna pri izdaji novega računa za isto stranko, ali
- na avansnem računu uporabiš možnost Pretvori v račun in končni račun ustvariš neposredno iz avansa.
1. Kaj je avansni račun?
Avansni račun je račun za prejeto predplačilo, ki ga izdaš pred opravljeno storitvijo ali dobavo blaga. Kupec z avansom vnaprej poravna del ali celoten znesek.
Ko je storitev opravljena oziroma blago dobavljeno, izdaš končni račun, na katerem se že obračunani oziroma plačani avans ustrezno upošteva.
2. Kdaj se uporablja avansni račun?
Avansni računi se najpogosteje uporabljajo:
- pri prejetem predplačilu pred opravljeno storitvijo ali dobavo blaga,
- pri projektih z delnim plačilom vnaprej,
- pri večjih naročilih, kjer želiš del plačila prejeti pred začetkom izvedbe,
- pri delu po fazah oziroma več zaporednih predplačilih.
Pomembno za DDV zavezance: pri prejetem predplačilu je treba upoštevati pravila DDV glede nastanka davčne obveznosti in izdaje računa za predplačilo. Pri končnem računu se nato že obračunani avans ustrezno poračuna.
3. Kako izdati avansni račun v Račun123
- Pojdi v meni Računi → Avansni računi.
- Klikni + Ustvari.
- Izberi obstoječo stranko ali dodaj novo.
- Dodaj postavke, na katere se nanaša predplačilo.
- Določi znesek avansa in ustrezno stopnjo DDV, če si DDV zavezanec.
- Klikni Izdaj račun.
Ko prejmeš plačilo, lahko avansni račun označiš kot Plačan. Tako ga lahko Račun123 samodejno prepozna in ponudi pri ustvarjanju naslednjega računa za isto stranko.
4. Kako iz avansa izdati končni račun?
V Račun123 imaš za izdajo končnega računa dve možnosti. Izberi tisto, ki ti v konkretnem primeru bolj ustreza.
Možnost 1: Označi avans kot plačan in ustvari nov račun
Ta način je uporaben predvsem takrat, ko želiš končni račun sestaviti na novo in mu nato dodati že plačani avans.
- Ko prejmeš predplačilo, avansni račun označi kot Plačan.
- Nato pojdi v Računi → Izdaj račun.
- Izberi isto stranko, za katero je bil izdan avansni račun.
- Če za stranko obstaja ustrezen plačan avans, ga Račun123 samodejno zazna in ti ponudi možnost, da ga upoštevaš na računu.
- Potrdi uporabo avansa.
- Dopolni oziroma preveri postavke končnega računa in ga izdaj.
Račun123 nato avans ustrezno upošteva pri končnem računu, tako da ni treba ročno preračunavati že plačanega zneska.
Možnost 2: Avans neposredno pretvori v račun
Če želiš najhitrejšo pot, lahko končni račun ustvariš tudi neposredno iz avansnega računa.
- Odpri izdani avansni račun.
- Klikni možnost Pretvori v račun.
- Račun123 pripravi nov račun na podlagi podatkov iz avansnega računa.
- Preveri oziroma dopolni postavke končnega računa.
- Preveri končni znesek in račun izdaj.
Ta način je posebej priročen, kadar se končni račun neposredno nadaljuje iz konkretnega avansnega računa in želiš čim manj ponovnega vnosa podatkov.
5. Katero možnost naj izberem?
Obe možnosti vodita do istega cilja – pravilnega upoštevanja avansa na končnem računu. Razlikujeta se predvsem v načinu dela.
- Označi kot plačan + nov račun: priporočljivo, kadar ustvarjaš nov končni račun in želiš, da Račun123 sam zazna obstoječe plačane avanse stranke.
- Pretvori v račun: priporočljivo, kadar želiš iz konkretnega avansa čim hitreje nadaljevati neposredno v končni račun.
Nasvet: če je avans že plačan in boš končni račun ustvarjal na običajen način prek menija za izdajo računov, ga pred tem označi kot Plačan. Tako ga lahko aplikacija samodejno zazna.
6. Kako se avans upošteva na končnem računu?
Pri končnem računu se upošteva celotna vrednost opravljene storitve oziroma dobavljenega blaga ter že obračunani avans.
Račun123 pri tem poskrbi za ustrezen poračun, zato ti zneskov ni treba ročno preračunavati.
Na končnem računu so tako razvidni:
- vrednost opravljene storitve oziroma dobavljenega blaga,
- že obračunani avans,
- ustrezen poračun DDV, kadar je ta relevanten,
- preostali znesek za plačilo.
7. Kako je z DDV pri avansnem računu?
Če si DDV zavezanec
- pri prejetem predplačilu je treba ustrezno upoštevati DDV,
- na končnem računu se že obračunani avans poračuna,
- DDV se pri končnem obračunu ustrezno upošteva glede na celotno dobavo in že obračunani avans.
Če je bila na primer celotna dobava 800 € in je bil predhodno izdan avansni račun v višini 500 €, se pri končnem obračunu upošteva že obračunani avans in preostanek v višini 300 €.
Če nisi DDV zavezanec
- na avansnem računu DDV ne obračunaš,
- avans se pri končnem računu ustrezno finančno poračuna,
- končni znesek za plačilo predstavlja razliko med celotno vrednostjo in že plačanim avansom.
8. Celoten potek v Račun123
Najpogostejši postopek je:
- Ustvariš in izdaš avansni račun.
- Kupec plača avans.
- Avans označiš kot Plačan.
- Ko je storitev opravljena oziroma blago dobavljeno, ustvariš končni račun.
- Račun123 zazna plačan avans in ti ponudi njegovo uporabo.
- Potrdiš avans in izdaš končni račun.
Ali še hitreje:
- Odpreš avansni račun.
- Klikneš Pretvori v račun.
- Preveriš oziroma dopolniš pripravljeni končni račun.
- Račun izdaš.
Najpogostejša vprašanja
Ali moram avans označiti kot plačan?
Če želiš, da Račun123 avans samodejno zazna pri ustvarjanju novega računa za isto stranko, ga po prejemu plačila označi kot Plačan.
Končni račun pa lahko ustvariš tudi neposredno iz avansa z možnostjo Pretvori v račun.
Kakšna je razlika med »Pretvori v račun« in ustvarjanjem novega računa?
Pri možnosti Pretvori v račun začneš neposredno na konkretnem avansnem računu in Račun123 na njegovi podlagi pripravi račun.
Če račun ustvariš na običajen način, aplikacija po izbiri iste stranke preveri njene plačane avanse in ti ponudi, da jih upoštevaš.
Ali lahko uporabim več avansov?
Če ima ista stranka več ustreznih avansov, jih lahko pri pripravi končnega obračuna ustrezno upoštevaš.
Ali moram avans na končnem računu ročno preračunavati?
Ne. Namen povezave avansnega in končnega računa v Račun123 je prav to, da se izogneš ročnemu preračunavanju ter zmanjšaš možnost napak pri zneskih in DDV.
Ali lahko podatke na končnem računu pred izdajo še spremenim?
Da. Pred izdajo preveriš pripravljeni račun in ga po potrebi dopolniš glede na dejansko opravljeno storitev oziroma dobavljeno blago.
Zaključek:
Račun123 omogoča enostaven prehod od avansnega do končnega računa. Plačan avans lahko aplikacija samodejno zazna pri izdaji novega računa, lahko pa avans neposredno pretvoriš v račun z možnostjo »Pretvori v račun«.
Nasvet: Če boš končni račun ustvarjal na običajen način, avans po prejemu plačila označi kot Plačan. Če želiš neposredno nadaljevati iz konkretnega avansa, uporabi Pretvori v račun.
Potrebujete pomoč pri ustvarjanju avansnega računa?
Imate vprašanje glede avansnih računov, poračuna avansa ali pretvorbe avansa v končni račun?
Pišite nam na podpora@racun123.si ali nam pošljite sporočilo prek kontaktnega obrazca. Z veseljem vam bomo pomagali.
