OCR in AI tehnologija za račune: praktičen vodnik za podjetnike in računovodje
TL;DR
OCR za račune odpravi večino ročnega prepisovanja prejetih računov. V Račun123 račun fotografirate ali naložite kot PDF, sistem pa z OCR in AI prepozna ključne podatke ter jih pripravi za pregled in nadaljnjo obdelavo. Pri naših testih in dejanski uporabi dosegamo do 99,7 % natančnost prepoznave, pri strukturiranih e-računih pa se podatki berejo neposredno iz strukture dokumenta, zato ni OCR koraka, ki bi povzročal napake pri prepoznavi. Uporabniku še vedno priporočamo, da pred shranjevanjem preveri vse ključne podatke.
Če prejmete račun kot PDF ali ga fotografirate s telefonom, klasičen postopek pomeni prepis dobavitelja, številke računa, datumov, zneskov, DDV, IBAN-a in drugih podatkov. OCR (optično prepoznavanje znakov) ta korak avtomatizira.
Sodobna rešitev pa gre še dlje. OCR najprej prebere dokument, umetna inteligenca pa nato prepozna, kaj posamezen podatek pomeni: kateri datum je datum izdaje, kateri znesek je osnova, kateri DDV in kateri končni znesek za plačilo.
Pri Račun123 smo temu dodali še naslednji korak: glede na kategorijo, ki jo lahko nastavi podjetnik ali računovodja, sistem podatke uporabi tudi pri pripravi računovodske obravnave in izvoza ter lahko predlaga ustrezen konto. Tako OCR ni samostojno orodje, ampak del celotnega toka obdelave prejetega računa.
Kaj je OCR za račune?
OCR (Optical Character Recognition) je tehnologija, ki besedilo s fotografije ali skeniranega dokumenta pretvori v strojno berljive podatke. Pri računih pa samo prepoznavanje črk ni dovolj. Sistem mora razumeti tudi strukturo dokumenta.
Na enem računu je lahko več datumov in več zneskov. Dobra rešitev mora razlikovati med datumom izdaje in datumom zapadlosti ter med neto zneskom, davčno osnovo, DDV in končnim zneskom.
Primer iz prakse
Dobavitelj pošlje PDF, ki je v resnici skenirana slika računa. Brez OCR bi morali ročno prepisati številko računa, datum, dobavitelja, DDV, znesek in IBAN. Z OCR in AI obdelavo sistem podatke prepozna sam, uporabnik pa jih samo pregleda in potrdi.
OCR ali e-račun: kakšna je razlika?
OCR in strukturiran e-račun rešujeta podoben problem, vendar na drugačen način.
| Vrsta dokumenta | Kako sistem pridobi podatke? | OCR? |
|---|---|---|
| Fotografija računa | Sistem prepozna vsebino slike. | Da |
| Skeniran PDF | Sistem prebere sliko v PDF-ju. | Da |
| Digitalni PDF | Besedilo je lahko že strojno berljivo, sistem pa ga strukturira v ustrezna polja. | Ne nujno |
| Strukturiran e-račun | Podatki se berejo neposredno iz strukturiranih polj dokumenta. | Ne |
Pri strukturiranem e-računu ni treba optično ugotavljati, kje na strani je številka računa, DDV ali skupni znesek, ker so podatki že zapisani v strukturiranih poljih. Z vidika tehničnega branja strukture jih sistem prebere 100 %, saj ni OCR koraka prepoznave slike. To pa seveda ne pomeni, da izdajatelj v e-račun ne more vnesti vsebinsko napačnega podatka.
UJP za elektronsko izmenjavo e-računov med drugim podpira e-SLOG 2.0, uporablja pa tudi druge strukturirane standarde.
Klasičen OCR ali AI obdelava računov?
Izraz »AI-OCR« se pogosto uporablja zelo široko. V praksi je koristno ločiti tri plasti:
- OCR: iz slike pridobi besedilo.
- Ekstrakcija: ugotovi, kateri deli besedila predstavljajo številko računa, datum, dobavitelja, DDV, znesek in druga polja.
- AI in poslovna avtomatizacija: podatke uporabi za nadaljnjo obdelavo, preverjanje, kategorizacijo ter – če rešitev to omogoča – predlog knjiženja oziroma konta.
Pri Račun123 je ta tretji korak že del sistema. Uporabnik oziroma računovodja lahko določi kategorije in povezane računovodske nastavitve, sistem pa jih nato upošteva pri naslednjih računih in pri izvozu podatkov za računovodstvo.
Model se z uporabo in potrjenimi dokumenti izboljšuje, zato pri ponavljajočih se dobaviteljih in podobnih računih proces sčasoma zahteva še manj ročnega posega.
Kako OCR in AI obdelava računa delujeta korak za korakom?
- Zajem dokumenta. Račun fotografirate s telefonom ali naložite PDF.
- OCR prepoznava. Sistem prebere besedilo in številke z dokumenta.
- AI ekstrakcija. Model razvrsti podatke v ustrezna polja: dobavitelj, številka računa, datumi, DDV, zneski, IBAN in drugo.
- Validacija. Sistem preveri logična razmerja in označi morebitna neujemanja.
- Kategorizacija in predlog konta. Glede na nastavitve ter zgodovino sistem pripravi predlog nadaljnje računovodske obravnave.
- Človeški pregled. Uporabnik pred shranjevanjem preveri ključne podatke.
- Shranjevanje in izvoz. Potrjen račun se shrani v evidenco in pripravi za nadaljnjo uporabo oziroma računovodski izvoz.
99,7 % natančnost ne pomeni, da preskočimo pregled.
Račun123 pri AI/OCR obdelavi dosega zelo visoko natančnost, vendar še vedno priporočamo, da uporabnik pred klikom »Shrani« preveri ključne podatke. Avtomatizacija naj odstrani tipkanje, človeška verifikacija pa ostane zadnja kontrola.
Katere podatke lahko sistem prepozna z računa?
Pri prejetem računu lahko sistem glede na dokument prepozna na primer:
- naziv in podatke dobavitelja,
- davčno številko oziroma ID za DDV,
- številko računa,
- datum izdaje, datum storitve in datum zapadlosti,
- IBAN in sklic,
- valuto,
- davčno osnovo,
- stopnje in zneske DDV,
- skupni znesek,
- posamezne postavke, količine in cene, kadar jih dokument omogoča dovolj jasno prepoznati.
Kako natančen je OCR za račune?
Na trgu ni smiselno uporabljati ene številke za vse OCR sisteme, saj se modeli in dokumenti zelo razlikujejo. Pri Račun123 pa na podlagi lastnega sistema in dejanske uporabe navajamo do 99,7 % natančnost AI/OCR prepoznave.
Na kakovost rezultata kljub temu vplivajo:
- zamegljene ali zelo temne fotografije,
- odrezani robovi dokumenta,
- močna perspektiva pri fotografiranju,
- slab kontrast,
- žigi ali rokopis čez ključne podatke,
- zelo kompleksne tabele in večstranski dokumenti.
Pri krajših in jasnih računih lahko obdelava traja približno 10 sekund. Pri kompleksnejših oziroma večstranskih dokumentih lahko traja približno 30–60 sekund. Čas je odvisen od dokumenta in količine podatkov.
Koliko časa lahko OCR dejansko prihrani?
Primer: podjetje prejme 200 računov mesečno. Če ročni vnos enega računa vzame povprečno 7 minut, to pomeni približno 23 ur in 20 minut ročnega vnosa na mesec.
Pri AI/OCR obdelavi se velik del tega časa spremeni iz tipkanja v kratek pregled in potrditev. Natančen prihranek je odvisen od dokumentov, vendar je razlika pri večjem številu računov hitro opazna.
Kaj se v resnici spremeni?
Brez avtomatizacije zaposleni račun prebere in ga pretipka. Z AI/OCR sistemom račun prebere sistem, zaposleni pa preveri rezultat. Človek se iz vnašalca podatkov spremeni v kontrolorja podatkov.
Kaj imajo eSLOG, UJP in OCR skupnega?
Pomembno je, da teh pojmov ne mešamo.
- OCR je tehnologija za prepoznavo podatkov iz slike oziroma nestrukturiranega dokumenta.
- e-SLOG 2.0 je strukturiran standard elektronskega dokumenta.
- UJP je sistem oziroma vstopna točka za izmenjavo e-računov s proračunskimi uporabniki.
Če prejmete strukturiran e-račun, je najbolj smiselno uporabiti njegove strukturirane podatke. Če prejmete fotografijo ali navaden PDF brez uporabne strukture, pride v ospredje OCR in AI ekstrakcija.
Kako kategorije in konti še dodatno avtomatizirajo proces?
Največji prihranek ne nastane samo pri prepoznavi računa. Nastane, ko se prepoznani podatki uporabijo tudi pri naslednjem koraku.
V Račun123 lahko podjetnik ali računovodja pri kategorijah določi računovodsko logiko oziroma konto. Ko sistem prejeti račun razvrsti v določeno kategorijo, lahko to nastavitev upošteva pri predlogu konta in pri pripravi izvoza.
Primer:
- Marketing → nastavljen konto za marketinške storitve,
- Programska oprema → nastavljen konto za programske naročnine,
- Telekomunikacije → nastavljen ustrezen stroškovni konto.
Pri izjemah lahko uporabnik oziroma računovodja predlog spremeni. Sistem tako združi avtomatizacijo in človeški nadzor, namesto da bi uporabniku odvzel možnost presoje.
Kako AI/OCR obdelava prejetih računov deluje v Račun123?
Račun123 za prejete račune združuje OCR, umetno inteligenco, evidenco dokumentov in pripravo podatkov za računovodstvo v istem sistemu.
Tipičen postopek je:
- fotografirate račun ali naložite PDF,
- Račun123 z OCR in AI prepozna podatke,
- sistem pripravi kategorijo in računovodski predlog glede na nastavitve,
- uporabnik preveri podatke,
- račun shrani,
- podatki ostanejo pripravljeni za nadaljnji računovodski proces oziroma izvoz.
Račun123 trenutno na strani za prejete račune navaja 99,7 % natančnost AI/OCR prepoznave. Sistem je zasnovan predvsem tako, da odstrani ponavljajoče se ročno delo, ne pa človeške kontrole.
Fotografiraj. Preveri. Shrani.
Namesto ročnega prepisovanja prejetega računa Račun123 podatke prepozna z AI in OCR, jih pripravi za pregled ter jih uporabi naprej v evidenci in računovodskem procesu.
Kako izbrati dobro OCR oziroma AI rešitev za račune?
Pred izbiro preverite predvsem:
- kako dobro rešitev prepoznava slovenske račune,
- ali prepozna samo glavo ali tudi postavke,
- ali pokaže izvirni dokument ob prepoznanih podatkih,
- ali omogoča hitro popravljanje in potrditev,
- ali podpira kategorije in predloge kontov,
- ali zna uporabljati strukturirane e-račune brez nepotrebnega OCR-ja,
- katere računovodske izvoze podpira,
- kako so urejene uporabniške pravice in revizijska sled,
- kje se dokumenti hranijo in kako so zaščiteni.
Izkušnje iz prakse: uporabnik ne želi OCR-ja, želi račun brez prepisovanja
Ko govoriš o OCR-ju, AI-ju in avtomatizaciji, hitro zapadeš v tehnične izraze. Podjetnika pa praviloma ne zanima, kateri model je v ozadju. Zanima ga, ali lahko račun fotografira in se izogne desetim poljem, ki bi jih sicer moral vnesti sam.
To je tudi način, kako gledamo na funkcijo v Račun123. Cilj ni odstraniti človeka iz procesa za vsako ceno. Cilj je odstraniti nepotrebno tipkanje in ponavljajoče se delo.
Pri 99,7-% natančnosti popravki niso nekaj, kar bi uporabnik pričakoval pri vsakem računu. Kljub temu mora pri pomembnih računovodskih podatkih ostati zadnji korak: uporabnik račun pregleda in potrdi. Človeški faktor tu ni slabost avtomatizacije, ampak dodatna kontrola.
Še pomembnejše je, kaj se zgodi po prepoznavi. Če mora uporabnik isti račun pozneje ponovno vnesti za računovodjo, OCR ni rešil celotnega problema. Zato je prava avtomatizacija šele takrat, ko podatek vneseš enkrat in ga lahko nato uporabiš skozi celoten proces.
Gašper Parte
Ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123
Ključne ugotovitve
| Točka | Kaj pomeni? |
|---|---|
| OCR | Prebere vsebino fotografije ali skeniranega dokumenta. |
| AI ekstrakcija | Prepoznano besedilo razvrsti v prava podatkovna polja. |
| Račun123 natančnost | Do 99,7 % pri AI/OCR obdelavi; pred shranjevanjem je vseeno priporočena verifikacija. |
| Strukturiran e-račun | Podatki se preberejo neposredno iz strukture, zato ni OCR prepoznave slike. |
| Kategorije in konti | Računovodske nastavitve se lahko uporabijo za predlog konta in pripravo izvoza. |
| Človeška kontrola | Pred shranjevanjem uporabnik preveri ključne podatke. |
Uradni viri
- UJP – preverjanje strukture e-računov (e-SLOG 2.0, UBL 2.1, CEFACT)
- UJP – prehod na standard e-SLOG 2.0
- Račun123 – prejeti računi z AI in OCR
Pogosta vprašanja
Kaj je OCR za račune?
OCR je tehnologija, ki besedilo s fotografije ali skeniranega računa pretvori v strojno berljivo obliko. Pri sodobni obdelavi računov se OCR dopolnjuje z AI, ki prepoznano vsebino razvrsti v podatkovna polja.
Kako natančen je OCR v Račun123?
Račun123 pri AI/OCR obdelavi navaja do 99,7 % natančnost. Kljub temu priporočamo, da uporabnik pred shranjevanjem preveri ključne podatke računa.
Kako hitro se račun obdela?
Pri krajših in jasnih dokumentih lahko obdelava traja približno 10 sekund, pri kompleksnejših ali večstranskih dokumentih pa približno 30–60 sekund.
Ali je OCR potreben pri e-računu?
Pri strukturiranem e-računu praviloma ne. Sistem podatke prebere neposredno iz strukturiranih polj, zato ni optičnega prepoznavanja slike.
Ali se podatki iz strukturiranega e-računa preberejo 100-% pravilno?
Z vidika tehničnega branja strukturiranih polj da: ni OCR koraka, zato sistem prebere tiste vrednosti, ki so zapisane v dokumentu. To ne pomeni, da vsebina dokumenta ne more vsebovati napačno vnesenega podatka iz izvornega sistema.
Ali Račun123 predlaga tudi konto?
Da. Glede na nastavljene kategorije in računovodsko logiko lahko sistem pri nadaljnji obdelavi upošteva oziroma predlaga ustrezen konto ter te podatke uporabi pri pripravi računovodskega izvoza.
Ali se sistem izboljšuje z uporabo?
Da. Potrjeni dokumenti in ponavljajoči se vzorci pomagajo sistemu pri nadaljnji obdelavi podobnih računov, zato se proces z uporabo dodatno avtomatizira.
