Kdaj moram izdati račun? Roki in pravila za s.p. (2026)

Izdaja računa je zakonska obveznost vsakega davčnega zavezanca v Sloveniji za vsako opravljeno dobavo blaga ali storitve, ne glede na to, ali je kupec že plačal. Po ZDDV-1 in Pravilniku o izvajanju zakona o DDV mora račun vsebovati predpisane podatke in biti izdan v točno določenem roku glede na vrsto posla. Za samostojne podjetnike, freelancerje in obrtnike to pomeni, da kdaj moram izdati račun ni vprašanje dobre volje, ampak jasno določena obveznost z natančnimi roki. V tem članku boste izvedeli, kateri roki veljajo za katere posle, kaj mora biti na računu in kaj se zgodi, če zamudite.

Kdaj moram izdati račun: osnovni roki in razlike

Standardni rok za izdajo računa je do 8. dne v mesecu, ki sledi mesecu, v katerem ste opravili storitev ali dobavili blago. Ta rok velja za številne domače posle med davčnimi zavezanci v Sloveniji. Obstajajo pa posebni primeri, kjer zakon določa daljši rok ali kjer je račun treba izdati že ob dobavi oziroma plačilu.

Za določene transakcije, kot je obrnjena davčna obveznost ali dobave znotraj EU, velja rok do 15. dne v mesecu po mesecu obdavčljivega dogodka. Razlika je pomembna in jo morate poznati, preden se odločite, kateri rok velja za vaš konkreten primer.

Ključni pojem pri razumevanju rokov je obdavčljivi dogodek. To je trenutek, ko je storitev opravljena ali blago dobavljeno, ne pa datum plačila ali datum, ko ste se dogovorili za posel. Plačilo kupca ne odloži roka za izdajo računa niti ne vpliva na obveznost obračuna DDV. Če ste storitev opravili 20. marca, teče rok za izdajo računa od tega datuma naprej, ne od datuma, ko denar prispe na vaš račun.

Pozor: datum izdaje računa, datum opravljene storitve in datum plačila niso nujno isti datumi. Prav ta razlika je eden najpogostejših razlogov za napake pri izdajanju računov.

Primerjava rokov glede na vrsto posla

Strokovni nasvet: Če opravljate storitve za tuje naročnike iz EU ali delate v sistemu obrnjene davčne obveznosti, si nastavite opomnik na 14. dan v mesecu. Tako boste imeli en dan rezerve pred zakonskim rokom in se izognili pozabljivosti v gneči vsakdanjih obveznosti.

Pogosta zmota med s.p. je prepričanje, da rok za izdajo računa teče od datuma plačila. To ni res. Rok izdaje je vezan na obdavčljivi dogodek, torej na dan opravljene dobave. Zamuda pri plačilu s strani kupca ne podaljša vašega roka za izdajo računa.

Kaj mora vsebovati pravilno izdan račun?

Račun mora vsebovati minimalne obvezne podatke po ZDDV-1, ki so enaki za papirne, elektronske in poenostavljene račune. Manjkajoč podatek ni le formalna napaka. Pomeni, da račun ni veljaven za namen odbitka DDV, kar je problem tako za vas kot za vašega kupca.

Obvezni podatki na vsakem računu so:

• Datum izdaje računa in zaporedna številka, ki enolično identificira račun
• Davčna številka ali identifikacijska številka za DDV izdajatelja in prejemnika (za B2B posle)
• Ime, priimek oziroma firma in naslov izdajatelja ter prejemnika računa
• Opis blaga ali storitve, količina in cena na enoto brez DDV
• Davčna osnova za vsako stopnjo DDV posebej
• Stopnja DDV (22 %, 9,5 % ali oprostitev) in znesek DDV
• Skupni znesek za plačilo
• Datum opravljene dobave ali datum predplačila, če se razlikuje od datuma izdaje

Za elektronske račune velja enaka vsebinska zahteva kot za papirne. Razlika je le v obliki prenosa. E-račun po standardu eSLOG, ki ga zahteva UJP za poslovanje z javnim sektorjem, mora biti strukturiran v XML obliki, kar papirni račun ne zahteva.

Strokovni nasvet: Poenostavljen račun (na primer blagajniški izpisek) je dovoljen le v določenih primerih, na primer pri manjših zneskih in prodaji končnim kupcem. Za B2B posle in račune, kjer mora prejemnik uveljavljati odbitek DDV, je praviloma potreben polni račun z vsemi obveznimi podatki. Poenostavljen račun ne odpravlja potrebe po spoštovanju rokov in popolni vsebini.

Najpogostejše napake pri izpolnjevanju računov

Tri napake se pojavljajo pri s.p. in freelancerjih pogosteje kot vse ostale. Prva je manjkajoč datum opravljene storitve, ki se razlikuje od datuma izdaje računa. Druga je napačna ali manjkajoča identifikacijska številka za DDV pri poslovanju z naročniki iz EU. Tretja je napačna stopnja DDV pri storitvah, ki so oproščene ali obdavčene po znižani stopnji.

Vsaka od teh napak lahko zahteva popravek računa, dobropis ali izdajo novega dokumenta, kar podaljša čas do plačila in ustvari dodatno administrativno delo. Preverite vsak račun pred pošiljanjem, še posebej pri novih naročnikih ali pri storitvah z nestandardno davčno obravnavo.

Kaj se zgodi, če račun ni izdan pravočasno?

Zamuda pri izdaji računa ne odpravlja vaše obveznosti obračuna DDV. Davčni organi FURS lahko ukrepajo ob ugotovljenih kršitvah rokov in nepravilnostih pri obračunu DDV. To pomeni, da morate DDV obračunati in plačati v predpisanem roku, tudi če računa še niste izdali.

Posledice zamude ali nepravilnosti si sledijo v naslednjem vrstnem redu:

1. Zamuda pri izdaji računa ne ustavi teka roka za obračun DDV. DDV morate obračunati v pravilnem davčnem obdobju, ne šele takrat, ko ste račun dejansko izdali.
2. Nepravočasen obračun DDV pomeni, da boste ob morebitnem inšpekcijskem pregledu FURS lahko dolžni plačati zamudne obresti na neplačani DDV od datuma, ko bi moral biti obračunan.
3. Inšpekcijski pregled lahko sproži ugotovitev nepravilnosti pri večjem številu računov, kar vodi v odmero davka z obrestmi in morebitno globo.
4. Napačna vsebina računa (manjkajoči podatki, napačna stopnja DDV) pomeni, da prejemnik morda ne more uveljavljati odbitka vstopnega DDV, kar povzroči spor z naročnikom.
5. Neevidentirani računi pri davčnih blagajnah pomenijo kršitev Zakona o davčnem potrjevanju računov, kar je ločena kršitev z lastnimi sankcijami.

Fiskalizacija, torej davčno potrjevanje računov prek sistema FURS, je obvezna za gotovinsko poslovanje. Pri tem se kot gotovinsko poslovanje ne šteje le plačilo z bankovci in kovanci, ampak tudi številni drugi načini plačila, ki niso neposredno nakazilo na transakcijski račun. Zato je pri plačilih s kartico, mobilnimi plačili ali podobnimi načini smiselno preveriti, ali mora biti račun davčno potrjen.

Redno preverjanje rokov in pravil izdaje računov je korak k preprečevanju sankcij in urejeni davčni evidenci. Priporočamo, da si ob koncu vsakega meseca vzamete 30 minut za pregled vseh opravljenih poslov in preverite, ali ste za vse izdali račun v predpisanem roku.

Kako izdati račun v posebnih situacijah?

Nekateri posli zahtevajo drugačen pristop pri izdaji računov. Freelancerji, ki delajo za tuje naročnike, in obrtniki, ki prejemajo predplačila, se srečujejo s pravili, ki se razlikujejo od standardnega postopka.

Račun za predplačilo

Ko prejmete predplačilo (avans), morate račun za predplačilo izdati takoj ob prejemu plačila, ne šele ob opravljeni storitvi. Ta račun je ločena davčna evidenca in mora vsebovati vse obvezne podatke po ZDDV-1, vključno z zneskom DDV, če ste zavezanec za DDV. Ko storitev opravite, izdate končni račun, na katerem odštejete že plačano predplačilo.

Obrnjena davčna obveznost

Pri obrnjeni davčni obveznosti po 76.a členu ZDDV-1 DDV ne obračunate vi kot prodajalec, ampak ga obračuna prejemnik storitve. To se pogosto dogaja pri gradbenih storitvah in pri določenih storitvah med slovenskimi davčnimi zavezanci. V tem primeru na računu napišete opombo “obrnjena davčna obveznost” in ne zaračunate DDV. Rok za izdajo takega računa je do 15. dne v naslednjem mesecu. Podrobna navodila za pravilno sestavo računa pri obrnjeni davčni obveznosti so dostopna na spletni strani Račun123.

Pomembno: 76.a člen se ne uporablja za vse B2B posle, ampak le za posebej določene transakcije. Najpogosteje gre za določene gradbene storitve, dobave nepremičnin v posebnih primerih, odpadke, ostanke in druge zakonsko določene primere. Če niste prepričani, preverite konkretno vrsto storitve ali se posvetujte z računovodjo.

Čezmejne dobave in storitve v EU

Za dobave blaga in storitev naročnikom v EU velja poseben davčni režim. Ključna pravila so:

• Storitve, opravljene davčnemu zavezancu v drugi državi EU, so praviloma obdavčene v državi prejemnika (splošno pravilo kraja opravljanja storitev).
• Na računu navedete identifikacijsko številko za DDV prejemnika in opombo “reverse charge” ali “obrnjena davčna obveznost”.
• Rok za izdajo računa je do 15. dne v mesecu po mesecu opravljene storitve.
• Transakcijo morate prijaviti v rekapitulacijskem poročilu in ustreznih DDV evidencah oziroma obračunih pri FURS prek eDavkov.

Zakon dovoljuje, da račun izda tretja oseba ali celo prejemnik storitve v vašem imenu, kar imenujemo samofakturiranje. To je priporočljivo pri določenih vrstah storitev, kjer naročnik sam vodi evidenco prejetih storitev in želi poenostaviti postopek. Samofakturiranje zahteva predhodni pisni dogovor med obema strankama.

Digitalizacija izdajanja računov z ustreznim programom močno zmanjšuje možnost napak in pomaga pri spoštovanju vseh rokov, kar je posebej koristno pri kompleksnih čezmejnih poslih.

Ključne ugotovitve

Rok za izdajo računa je vezan na obdavčljivi dogodek, ne na plačilo, zato mora vsak s.p. in freelancer poznati pravilen rok za vsako vrsto posla.

Zakaj natančnost pri računih ni le birokratska formalnost

V letih, ko delamo s samostojnimi podjetniki in freelancerji, opažam eno ponavljajočo se zmoto: večina misli, da je račun le potrdilo o opravljenem delu. V resnici je račun davčni dokument, ki sproži vrsto obveznosti, in napaka na njem ali zamuda pri njegovi izdaji ima konkretne finančne posledice.

Najpogostejša napaka, ki jo vidim, ni namerna utaja, ampak preprosta neorganiziranost. Podjetnik opravi storitev, naročnik zamuja s plačilom, in podjetnik čaka z računom, dokler denar ne prispe. To je napačno. DDV morate obračunati v pravilnem davčnem obdobju, ne šele v mesecu plačila. Ko to razumete, se celoten pristop k izdajanju računov spremeni.

Moje priporočilo je preprosto: nastavite si sistem, ki vas ob koncu vsakega meseca opomni na pregled vseh opravljenih poslov. Preverite, ali ste za vsak posel izdali račun. Preverite, ali ste upoštevali pravi rok. In preverite, ali je vsebina računa popolna. Teh 30 minut mesečno vas lahko reši ur administrativnega dela ob morebitnem inšpekcijskem pregledu.

Digitalna orodja tukaj niso luksuz, ampak praktična nujnost. Ko program samodejno nastavi datum, številko in davčne podatke, se možnost napake drastično zmanjša. Čas, ki ga prihranite, porabite za delo, ki ga dejansko zaračunate.

— Gašper Parte, ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123

Izdajajte račune brez napak z Račun123

Račun123 je slovenska aplikacija, ki je zasnovana točno za situacije, opisane v tem članku. Izdate račun v 30 sekundah, aplikacija pa samodejno nastavi pravilno številčenje, davčne podatke in stopnjo DDV. Za gotovinsko poslovanje je vgrajena davčna blagajna s potrjevanjem pri FURS, za čezmejne posle pa podpora za eSLOG in e-račune.

Aplikacija podpira obrnjeno davčno obveznost, predplačila, rekapitulacijska poročila in izvoz za računovodske servise v formatih Excel, XML, Minimax in Vasco. Začnete lahko brezplačno, brez pogodbe in brez tehničnega znanja. Preizkusite program za izdajanje računov in se prepričajte, da vsak vaš račun ustreza zakonskim zahtevam.

Pogosta vprašanja

Kdaj je potrebno izdati račun po zakonu?

Račun morate pri številnih domačih poslih izdati najpozneje do 8. dne v mesecu po opravljeni dobavi blaga ali storitve. Za posebne primere, kot je obrnjena davčna obveznost ali določene dobave znotraj EU, velja rok do 15. dne v naslednjem mesecu. Pri gotovinskem poslovanju je račun praviloma treba izdati ob dobavi oziroma prejemu plačila.

Ali moram izdati račun, če kupec še ni plačal?

Da. Obveznost izdaje računa je vezana na opravljeno dobavo, ne na plačilo. Plačilo kupca ne odloži roka za izdajo računa niti ne vpliva na obveznost obračuna DDV.

Ali lahko izdam račun isti mesec, čeprav storitev še ni plačana?

Da. Račun lahko izdate takoj po opravljeni storitvi, tudi če plačilo še ni bilo izvedeno. V praksi je to pogosto najbolj pregledna rešitev, saj naročnik prejme dokument pravočasno, vi pa lažje spremljate odprte terjatve.

Kdo lahko izda račun v mojem imenu?

Račun lahko v vašem imenu izda tretja oseba ali celo prejemnik storitve (samofakturiranje), kar zakon dovoljuje. Za to je potreben predhodni pisni dogovor med obema strankama.

Kdaj izdam račun za avtorski honorar?

Račun za avtorski honorar izdate po opravljenem delu, najpozneje v predpisanem roku glede na vrsto posla. Če ste prejeli predplačilo, izdate račun za avans takoj ob prejemu plačila.

Kaj se zgodi, če zamudim rok za izdajo računa?

Zamuda pri izdaji računa ne odloži obveznosti obračuna DDV. FURS lahko ob inšpekcijskem pregledu ugotovi kršitev in odmeri zamudne obresti ter globo. Račun morate izdati čim prej in DDV obračunati v pravilnem obdobju.

Priporočeno

• Vrste računov za s.p. 2026: DDV, normirani s.p. in bančni račun
• Obrnjena davčna obveznost: 76.a člen in pravilen račun
• Izdajanje računov z Račun123
• Računi za s.p. | Program za izdajo računov za samostojne podjetnike