WooCommerce statusi naročil in računi: kdaj se izda račun?
Na kratko: pri WooCommerce avtomatizaciji ni najpomembnejše vprašanje, kako ustvariti PDF, ampak kateri dogodek v naročilu naj sproži pravi račun. WooCommerce loči med statusi Pending payment, Processing, On hold, Completed, Cancelled, Failed in Refunded. V standardni povezavi Račun123 se račun lahko samodejno ustvari ob statusu Completed (Zaključeno), po potrebi davčno potrdi in pošlje kupcu. Tako se izognete temu, da bi račun nastal že za neplačano, neuspešno ali še nedokončano naročilo.
Pri avtomatizaciji WooCommerce računov se podjetniki pogosto osredotočijo na končni PDF. Toda PDF je šele rezultat. Za zanesljiv proces je pomembnejše vprašanje: v katerem trenutku WooCommerce naročilo postane račun?
To je posebej pomembno pri fizičnih izdelkih, kartičnih plačilih, bančnih nakazilih, preklicanih naročilih in vračilih. WooCommerce uporablja statuse naročil za različne faze prodaje. Če integracijo sprožite ob napačnem statusu, lahko račun nastane prezgodaj ali pa ga ob pravem trenutku sploh ni.
PDF račune in njihov prikaz kupcu smo že podrobneje obdelali v članku WooCommerce računi: avtomatsko izdajanje računov. Tukaj se zato osredotočamo na statuse naročil, trenutek izdaje, plačila, preklice, vračila in organizacijo več spletnih trgovin.
Kazalo
- Zakaj WooCommerce naročilo še ni račun
- Kaj pomenijo WooCommerce statusi naročil
- Processing ali Completed: kateri status je pomemben?
- Praktični primeri prodajnih tokov
- Preklici, neuspešna plačila in vračila
- Status naročila in FURS nista ista stvar
- Katere podatke mora WooCommerce pravilno predati
- Več WooCommerce trgovin pod enim podjetjem
- Od naročila do računovodstva
- Kako je tok urejen v Račun123
- Kontrolni seznam pred vklopom
- Pogosta vprašanja
Zakaj WooCommerce naročilo še ni račun
WooCommerce je predvsem sistem za spletno prodajo. V njem nastanejo košarica, naročilo, podatki kupca, način plačila, dostava in status obdelave. To pa še ne pomeni, da je ob nastanku naročila že smiselno izdati račun.
Kupec lahko naročilo odda in plačila ne dokonča, izbere bančno nakazilo, ki ga še niste prejeli, doživi zavrnitev kartičnega plačila ali naročilo prekliče pred izvedbo. Zato mora biti avtomatizacija vezana na jasno poslovno pravilo.
V Račun123 je standardni WooCommerce tok zasnovan tako, da se račun lahko samodejno izdela ob statusu Completed. WooCommerce tako ostane sistem, ki vodi prodajni proces, Račun123 pa prevzame številčenje, račun, PDF, evidenco in po potrebi FURS postopek.
Kaj pomenijo WooCommerce statusi naročil
| Status | Kaj pomeni | Pomen za račun |
|---|---|---|
| Pending payment | Naročilo je prejeto, plačilo še ni izvedeno. | Praviloma prezgodaj za končni račun samo na podlagi statusa. |
| On hold | Naročilo čaka na potrditev plačila ali drug ročni korak. | Preverite, kaj ta status pomeni v vašem plačilnem toku. |
| Processing | Plačilo je praviloma prejeto, naročilo pa čaka na izpolnitev oziroma odpremo. | Pomemben plačilni signal, vendar ni isto kot zaključen prodajni proces. |
| Completed | Naročilo je izpolnjeno in zaključeno. | Standardni sprožilec za samodejno izdajo računa v povezavi Račun123. |
| Failed | Plačilo ni uspelo oziroma je bilo zavrnjeno. | Ne obravnavajte ga kot uspešno prodajo. |
| Cancelled | Naročilo je preklicano. | Če je račun že izdan, preklic naročila sam po sebi dokumenta ne izbriše. |
| Refunded | Naročilo je označeno kot v celoti povrnjeno. | Vračilo denarja in popravek že izdanega računa sta ločena procesa. |
Pri fizičnih izdelkih WooCommerce po uspešnem plačilu naročilo običajno prestavi v Processing, ker izdelek še čaka na odpremo oziroma izpolnitev. Completed pomeni, da je naročilo zaključeno. Pri izdelkih, ki so hkrati virtualni in prenosljivi, je lahko prehod po uspešnem plačilu bolj avtomatiziran.
Processing ali Completed: kateri status je pomemben za račun?
Status Processing običajno pomeni, da je plačilo uspelo, vendar trgovina še ni končala svojega dela. Status Completed pomeni, da je naročilo izpolnjeno.
Primer: kupec v ponedeljek plača čevlje s kartico. WooCommerce naročilo označi kot Processing. Paket odpremite v torek in naročilo označite kot Completed. Če je povezava Račun123 nastavljena na standardni Completed tok, se takrat sproži avtomatska izdaja računa.
To ne pomeni, da zakon za vsak poslovni primer zahteva račun šele pri statusu Completed. WooCommerce status je tehnični oziroma operativni sprožilec, zakonski trenutek izdaje računa pa je treba presojati glede na dejansko transakcijo, dobavo, plačilo in davčna pravila.
Praktični primeri prodajnih tokov
| Primer | Tipičen tok | Kaj preveriti |
|---|---|---|
| Kartica + fizični izdelek | Plačilo uspe → Processing → odprema → Completed | Ali Completed pri vas res pomeni zaključeno naročilo in ali je pravilno urejeno davčno potrjevanje. |
| Bančno nakazilo | Naročilo lahko čaka On hold oziroma na potrditev plačila. | Ne enačite oddanega naročila s prejetim nakazilom. |
| Digitalni izdelek | Po uspešnem plačilu je lahko zaključevanje avtomatsko. | Preverite nastavitve izdelka in payment gatewaya. |
| Neuspešno plačilo | Pending/Failed | Naročilo v WooCommerce še ne pomeni uspešno zaključene prodaje. |
Preklici, neuspešna plačila in vračila
Naročilo je preklicano, račun pa še ni bil izdan
Če sprožilec za izdajo še ni nastopil, preklicano naročilo ne sme biti obravnavano kot uspešno zaključena prodaja.
Račun je že izdan, naročilo pa je pozneje preklicano
Kasnejša sprememba WooCommerce statusa ne pomeni, da lahko že izdani račun preprosto izbrišete. Če se posel razveljavi, cena spremeni ali se blago vrne, je treba urediti tudi ustrezen dokumentni in davčni popravek glede na konkretni primer.
Kupec prejme refund
Refund plačila ni isto kot popravek računa. Plačilni sistem lahko kupcu vrne denar, WooCommerce pa naročilo označi kot Refunded, vendar mora biti dokumentacija usklajena z dejanskim poslovnim dogodkom. Pri delnih vračilih je to še posebej pomembno.
Status naročila in FURS nista ista stvar
WooCommerce status pove, kaj se dogaja z naročilom. Obveznost davčnega potrjevanja je ločeno davčno vprašanje in je odvisna predvsem od načina plačila ter pogojev po Zakonu o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR).
Pri kartičnem plačilu gre praviloma za plačilo, ki sodi v sistem davčnega potrjevanja računov. Pri neposrednem nakazilu na transakcijski račun je obravnava drugačna. Zato ni pravilno postaviti splošnega pravila »vsak WooCommerce račun mora na FURS« ali »Completed vedno pomeni fiskalizacijo«.
Ko je davčno potrjevanje potrebno, programska oprema pripravi ZOI, podatke računa pošlje FURS, informacijski sistem FURS pa ob uspešni potrditvi vrne EOR.
Več preverite v ZDavPR na PISRS in na strani FURS – davčne blagajne.
Katere podatke mora WooCommerce pravilno predati
Avtomatizacija ne more popraviti napačnega vira. Če so podatki o naročilu ali DDV v WooCommerce napačni, bo napačen podatek lahko prenesen tudi v nadaljnji dokumentni tok.
- podatki kupca in država,
- postavke, količine in cene,
- popusti in kuponi,
- strošek dostave,
- DDV stopnje in davčna obravnava izdelkov,
- način plačila,
- status naročila, ki ga uporabljate kot sprožilec.
Račun123 pri WooCommerce povezavi uporablja podatke, ki jih trgovina pravilno obdela in posreduje. Zato je treba DDV, zneske in logiko naročila najprej pravilno urediti v WooCommerce.
Več WooCommerce trgovin pod enim podjetjem
Če isto podjetje vodi več spletnih trgovin ali znamk, postanejo pomembni tudi ločeno številčenje, dizajn dokumentov in integracije. V Račun123 lahko za takšne primere uporabite Poslovne enote oziroma Znamke. Posamezna enota lahko predstavlja svojo trgovino ali znamko ter ima ločeno številčenje, predlogo dokumentov in svojo WooCommerce, Shopify, Stripe ali API integracijo, pravna oseba pa ostane ista.
Od naročila do računovodstva
Dobra WooCommerce integracija se ne konča pri e-pošti kupcu. Smiseln celoten tok je:
WooCommerce naročilo → račun → po potrebi FURS → PDF za kupca → evidenca → izvoz za računovodstvo
Račun123 omogoča pripravo izdanih računov za nadaljnjo računovodsko obdelavo v podprtih formatih, med drugim PDF, XML, Excel, VOD, Vasco in Minimax.
Kako je tok urejen v Račun123
WooCommerce integracija je v Račun123 vključena v paketu Napredni in višjih paketih. Pri standardnem toku lahko status Completed sproži avtomatsko izdelavo računa. Račun se lahko po potrebi davčno potrdi, samodejno pošiljanje kupcu pa lahko vključite ali izključite.
WooCommerce naj vodi naročilo. Račun123 naj vodi račun.
Podatkov kupca, postavk in zneskov ni treba ponovno prepisovati. Račun nastane v sistemu za izdajo računov, kjer imate številčenje, evidenco, PDF, FURS logiko in pripravo podatkov za računovodstvo.
Za standardno WooCommerce trgovino je na voljo pripravljena integracija. API po meri je namenjen predvsem lastnim portalom, ERP/CRM povezavam in posebnim workflowom.
Kontrolni seznam pred vklopom avtomatike
- Uspešno naročilo: preverite kupca, postavke, popuste, dostavo, DDV in znesek.
- Completed: preverite, ali se račun ustvari samo enkrat in v pravem trenutku.
- Neuspešno plačilo: preverite, da ni obravnavano kot zaključena prodaja.
- Bančno nakazilo: preverite prehod iz čakanja na plačilo v nadaljnjo obdelavo.
- FURS: pri relevantnih načinih plačila preverite uspešno potrditev.
- E-pošta: določite, ali želite avtomatsko pošiljanje vključiti ali izključiti.
- Preklic in vračilo: določite postopek za primer, ko je račun že izdan.
- Računovodstvo: preverite periodični izvoz dokumentov.
Če teh osem točk deluje, ste preverili bistveno več kot samo to, ali se po naročilu pojavi PDF.
— Gašper Parte, ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123
Uradni in tehnični viri
- WooCommerce – Order Statuses
- PISRS – ZDavPR
- FURS – Davčne blagajne
- Račun123 – WooCommerce integracija
- Račun123 – spletne trgovine
Prispevek je splošne informativne narave. Pri posebnih davčnih primerih, čezmejni prodaji ali kompleksnih vračilih preverite konkretno davčno obravnavo s svojim računovodjo oziroma davčnim svetovalcem.
Pogosta vprašanja
Pri katerem WooCommerce statusu Račun123 samodejno ustvari račun?
Pri standardni WooCommerce integraciji se lahko avtomatska izdaja sproži, ko naročilo doseže status Completed (Zaključeno).
Kakšna je razlika med Processing in Completed?
Processing praviloma pomeni, da je plačilo prejeto in naročilo čaka na izpolnitev oziroma odpremo. Completed pomeni, da je naročilo izpolnjeno in zaključeno.
Ali sprememba naročila na Cancelled izbriše že izdani račun?
Ne. WooCommerce status naročila in že izdani poslovni dokument sta ločeni stvari. Če je bil račun že izdan, je treba urediti ustrezen dokumentni in davčni popravek.
Ali WooCommerce refund avtomatsko pomeni dobropis?
Ne. Refund je vračilo plačila oziroma status vračila v prodajnem toku. Popravek že izdanega računa mora ustrezati dejanskemu poslovnemu dogodku in davčni obravnavi.
Ali mora biti vsak WooCommerce račun davčno potrjen?
Ne samo zato, ker je nastal v WooCommerce. Davčno potrjevanje je odvisno od načina plačila in pogojev po ZDavPR.
Ali lahko pod enim podjetjem povežem več WooCommerce trgovin?
Da. Z uporabo Poslovnih enot oziroma Znamk lahko ločite trgovine, številčenje, dizajn dokumentov in integracije, medtem ko ostanejo del iste pravne osebe.
