Gotovinski račun pravila: kdaj izdati in kako potrditi
Pri gotovinskem poslovanju je ključno vedeti, kdaj izdati račun, kaj storiti ob težavah z blagajno in kako pravilno uporabiti VKR. Splošno delovanje davčnih blagajn smo že razložili v ločenem vodiču; tukaj se posvetimo praktičnim postopkom.
Kazalo
- Kaj je gotovinski račun in kdaj ga je treba potrditi?
- Kdaj uporabiti vezano knjigo računov (VKR)?
- Izpad interneta ali okvara blagajne: pomembna razlika
- Kako in do kdaj poročati račune iz VKR?
- Kaj urediti pred izdajo prvega gotovinskega računa?
- Primer iz prakse: račun na terenu
- Kako pri gotovinskih računih pomaga Račun123?
- Pogosta vprašanja
- Uradni viri in sorodni vodiči
Kaj je gotovinski račun in kdaj ga je treba potrditi?
Plačilo z gotovino po Zakonu o davčnem potrjevanju računov (ZDavPR) ne pomeni le bankovcev in kovancev. Sem praviloma spadajo tudi kartična plačila in drugi načini poravnave, ki niso neposredno nakazilo na transakcijski račun pri ponudniku plačilnih storitev. Davčno potrjevanje je potrebno, ko mora zavezanec voditi poslovne knjige oziroma evidence, mora izdati račun, prejme gotovinsko plačilo v smislu ZDavPR in ne velja zakonska izjema.
| Način plačila | Običajna obravnava |
|---|---|
| Bankovci in kovanci | Davčno potrjevanje praviloma DA |
| Kartica na prodajnem mestu | Davčno potrjevanje praviloma DA |
| Neposredno nakazilo na TRR | Davčno potrjevanje praviloma NE |
| Spletno plačilo | Preverite dejanski plačilni tok in pravila ZDavPR |
Podrobnosti o spletnih in kartičnih plačilih so zbrane v članku Ali moram davčno potrditi račun?.
Kdaj uporabiti vezano knjigo računov (VKR)?
VKR je fizična, predpisano oblikovana knjiga za izdajanje računov pri gotovinskem poslovanju. Od leta 2018 je njena uporaba trajna zakonska možnost, ne zgolj začasna rešitev za izpad elektronske blagajne. Izberete jo lahko v okviru zakonskih pogojev, vendar morate podatke o izdanih računih naknadno poslati FURS.
- Pred prvo uporabo potrdite serijsko številko VKR v eDavkih.
- Račune izdajajte na predpisanih obrazcih in upoštevajte pravila o vsebini računa, zaporedju in kopijah.
- Podatke iz izdanih računov v predpisanem roku elektronsko posredujte FURS.
- Knjigo in povezano dokumentacijo hranite skladno s predpisi.
Za poročanje podatkov iz VKR je na voljo tudi brezplačna FURS miniBlagajna. Zato ni pravilna trditev, da je za vsako VKR nujno ročno pripravljati dve besedilni datoteki z izpisi.
Izpad interneta ali okvara blagajne: pomembna razlika
Izpad internetne povezave: če elektronska naprava sicer deluje, ZDavPR omogoča izdajo računa brez takoj pridobljenega EOR in naknadno pošiljanje podatkov FURS, praviloma v dveh delovnih dneh od prekinitve povezave. Če tega iz opravičljivih razlogov ni mogoče storiti, veljajo posebna pravila glede zamude. Račun brez EOR zato ne pomeni samodejno, da je davčno potrjevanje uspešno zaključeno.
Okvara elektronske naprave: če z napravo računov ni mogoče izdajati, uporabite zakonit rezervni postopek, na primer predhodno potrjeno VKR. Podatke o tako izdanih računih je treba pozneje poslati FURS. Konkretne roke in postopke pri okvari preverite v uradnih navodilih, saj niso nujno enaki kot pri izpadu povezave.
Kako in do kdaj poročati račune iz VKR?
Za račune, izdane iz VKR, je treba podatke prek elektronske povezave poslati FURS do 10. dne v mesecu, ki sledi mesecu izdaje. To velja tudi, če ste v mesecu izdali le nekaj računov. FURS omogoča poročanje tudi prek miniBlagajne.
Primer: če račun iz VKR izdate 18. oktobra, morate podatke poslati najpozneje do 10. novembra. VKR pred prvo uporabo potrdite v eDavkih. Podatkov ne pošiljajte zgolj po elektronski pošti.
Kaj urediti pred izdajo prvega gotovinskega računa?
- Pridobite namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne prek eDavkov.
- Uredite in prijavite poslovni prostor ter določite elektronsko napravo.
- Določite operaterje in njihove zahtevane podatke.
- Pripravite in sprejmite interni akt s pravili številčenja računov; Račun123 ga lahko pripravi na podlagi nastavitev.
- Objavite predpisano obvestilo kupcem in pred začetkom preverite uspešnost davčnega potrjevanja.
Celoten postopek s potmi do nastavitev je opisan v navodilih za aktivacijo davčne blagajne Račun123.
Primer iz prakse: račun na terenu
Serviser na terenu prejme plačilo s kartico. Ker se takšno plačilo praviloma šteje za gotovinsko po ZDavPR, mora izdati in davčno potrditi račun, če zanj ne velja izjema. Če telefon oziroma blagajniška naprava deluje, internet pa začasno ne, uporabi predpisani postopek za prekinitev povezave. Če naprava odpove in ne more izdati računa, lahko uporabi predhodno potrjeno VKR ter podatke naknadno posreduje FURS.
Kako pri gotovinskih računih pomaga Račun123?
Račun123 združuje izdajo računov in elektronsko davčno potrjevanje pri FURS. V nastavitvah podjetja uredite namensko potrdilo, poslovni prostor, elektronsko napravo in operaterje. Program pripravi ZOI in pri uspešni potrditvi pridobi EOR. Če je na računu samo ZOI brez EOR, preverite status fiskalizacije.
Osnovno davčno potrjevanje je na voljo od paketa Osnovni, mobilna POS blagajna pa v Naprednem in višjih paketih. Račun123 lahko na podlagi fiskalnih nastavitev pripravi tudi interni akt za pregled in sprejem.
Ena mobilna POS blagajna. Na telefonu ali tablici — kjerkoli posluješ.
Izdajajte davčno potrjene račune brez zapletenih nastavitev
Uredite fiskalne podatke enkrat, nato račune izdajajte na računalniku ali telefonu.
Pogosta vprašanja
Ali se kartično plačilo šteje za gotovinsko plačilo?
Da, pri davčnem potrjevanju se kartično plačilo praviloma šteje za gotovinsko plačilo v smislu ZDavPR.
Ali moram ob izpadu interneta takoj uporabiti VKR?
Ne nujno. Če elektronska naprava deluje, se lahko uporabi predpisani postopek izdaje brez takojšnjega EOR in naknadnega pošiljanja podatkov.
Kdaj lahko uporabim vezano knjigo računov?
VKR je zakonsko dovoljena možnost izdaje gotovinskih računov. Pred prvo uporabo jo morate potrditi pri FURS; uporabna je tudi kot rezervna rešitev ob okvari naprave.
Do kdaj moram FURS poslati podatke iz VKR?
Najpozneje do 10. dne v mesecu, ki sledi mesecu izdaje računa iz VKR.
Kaj pomenita ZOI in EOR?
ZOI je zaščitna oznaka izdajatelja računa, EOR pa enkratna identifikacijska oznaka, ki jo FURS vrne po uspešni potrditvi.
Ali Račun123 pripravi interni akt?
Da. Račun123 ga lahko pripravi na podlagi fiskalnih nastavitev podjetja; dokument je treba pregledati in sprejeti.
