Aktivacija davčne blagajne – vodič
Preden lahko v Račun123 začnete izdajati davčno potrjene račune,
morate pravilno urediti začetno fiskalno registracijo.
Aktivacija je sestavljena iz treh ključnih korakov:
namenskega digitalnega potrdila, poslovnega prostora z elektronsko napravo
ter operaterja oziroma blagajnika.
Pomembno: zaključeni morajo biti vsi 3 koraki.
Če manjka namensko digitalno potrdilo, poslovni prostor oziroma elektronska naprava
ali operater, Račun123 nima vseh potrebnih podatkov za uspešno fiskalizacijo računa.
Kaj morate urediti pred začetkom?
Za uspešno davčno potrjevanje morate v Račun123 zaključiti tri osnovne korake:
- naložiti namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne,
- registrirati poslovni prostor in določiti elektronsko napravo,
- dodati operaterja oziroma blagajnika.
FURS mora vedeti kdo izdaja račun, kje se račun izdaja
in iz katere naprave je bil izdan, komunikacija pa mora biti podpisana
z veljavnim namenskim digitalnim potrdilom.
1. Naložite namensko digitalno potrdilo
Prvi korak je namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne.
Potrdilo pridobite prek portala eDavki.
Ko ga prenesete, ga naložite v Račun123 pod:
Nastavitve podjetja → Davčna blagajna → Namensko digitalno potrdilo
- pridobite namensko digitalno potrdilo prek eDavkov;
- datoteko potrdila shranite na računalnik;
- v Račun123 kliknite Naloži certifikat;
- po nalaganju preverite, da je certifikat prikazan kot aktiven;
- preverite tudi datum njegove veljavnosti.
za davčno potrjevanje potrebujete namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne.
To ni isto kot običajno potrdilo SIGEN-CA, ki ga lahko uporabljate za prijavo v eDavke.
2. Dodajte poslovni prostor in elektronsko napravo
V drugem koraku določite kje izdajate račune in
iz katere elektronske naprave jih boste izdajali.
Račun123 podpira več vrst poslovnih prostorov:
- Stalni poslovni prostor – na primer trgovina, salon, pisarna ali delavnica;
- Mobilna enota – na primer stojnica, tržnica ali mobilna prodaja;
- Registracija vozila – na primer taksi ali dostavno vozilo;
- Elektronska naprava – na primer kiosk, avtomat ali drug samostojni terminal.
Stalni poslovni prostor
Če izdajate račune v fizični poslovalnici, izberite Stalna poslovna enota.
Vnesete:
- oznako poslovnega prostora;
- naslov;
- kraj in poštno številko;
- zahtevane katastrske podatke;
- oznako elektronske naprave;
- po želji tudi prijazno ime naprave.
poslovalnici v Ljubljani lahko določite oznako LJ,
napravi v tej poslovalnici pa oznako EN01.
Elektronska naprava
Vsak poslovni prostor ima lahko eno ali več elektronskih naprav.
Elektronska naprava predstavlja napravo oziroma blagajno, iz katere izdajate račune,
na primer računalnik, telefon ali drugo napravo, ki jo uporabljate na tej lokaciji.
Dodatne naprave lahko dodate tudi pozneje.
davčno potrjevanje ne bo uspešno.
3. Dodajte operaterja oziroma blagajnika
Zadnji korak je operater oziroma blagajnik.
Operater predstavlja osebo, ki je račun izdala.
Pri fiskalizaciji je povezan s svojo oznako in davčno številko.
Operaterja dodate v nastavitvah davčne blagajne.
Vnesite oziroma preverite:
- ime in priimek operaterja;
- davčno številko;
- oznako oziroma identifikacijo operaterja;
- da je operater označen kot aktiven.
Brez pravilno določenega aktivnega operaterja fiskalizacija ne bo uspešna.
Račun mora vsebovati podatek o osebi oziroma operaterju, ki ga je izdal.
Po aktivaciji preverite fiskalne nastavitve
Po zaključenih treh korakih odprite:
Nastavitve podjetja → Davčna blagajna
Na enem mestu vidite:
- ali je davčno potrjevanje omogočeno;
- namensko digitalno potrdilo in njegovo veljavnost;
- registrirane poslovne prostore;
- elektronske naprave;
- operaterje;
- interni akt;
- zgodovino sprememb.
Pred prvim računom preverite:
- certifikat je aktiven in veljaven;
- poslovni prostor je aktiven;
- elektronska naprava je povezana s pravilnim prostorom;
- operater je aktiven;
- davčno potrjevanje je omogočeno.
Kako deluje davčno potrjevanje računov v Račun123?
Davčno potrjevanje je v Račun123 nastavitev na ravni podjetja.
Če je davčna blagajna oziroma davčno potrjevanje omogočeno,
Račun123 pri izdaji računov uporablja fiskalno konfiguracijo podjetja.
Način, na katerega račun nato prikažete ali dostavite kupcu, tega ne spremeni.
Davčno potrjevanje se uporablja tudi za račune, ki so:
- izdani kot klasičen A4 račun;
- ustvarjeni kot PDF;
- poslani stranki po e-pošti;
- izdani prek mobilne aplikacije;
- ustvarjeni prek povezane integracije;
- ustvarjeni prek Stripe, WooCommerce, Shopify ali API povezave;
- izdani prek mobilne POS blagajne.
Davčno potrjevanje lahko uporabljate tudi pri običajnem izdajanju računov na računalniku.
Mobilna POS blagajna je dodatni način hitre prodaje in izdaje računov na telefonu.
Osnovno davčno potrjevanje računov je na voljo
od paketa Osnovni dalje.
Mobilna POS blagajna je na voljo
v paketu Napredni in višjih paketih.
Interni akt
Pri uporabi davčne blagajne mora biti pravilno urejen tudi interni akt.
Račun123 ga lahko pripravi samodejno na podlagi vaših fiskalnih nastavitev.
Dokument vključuje podatke, kot so:
- podatki podjetja;
- poslovni prostori;
- elektronske naprave;
- pravila številčenja računov.
Dokument lahko v nastavitvah davčne blagajne prenesete v obliki
PDF ali DOCX, ga pregledate in sprejmete.
Pred uporabo preverite, da dokument odraža dejanske poslovne prostore,
naprave in način številčenja vašega podjetja.
Kako kasneje dodati nov poslovni prostor ali napravo?
Začetna fiskalna registracija ni dokončna konfiguracija.
Če kasneje odprete novo lokacijo ali začnete uporabljati dodatno napravo,
jo lahko dodate neposredno v:
Nastavitve podjetja → Davčna blagajna
Primer:
Podjetje danes posluje samo v Ljubljani, kasneje pa odpre še poslovalnico v Mariboru.
V tem primeru:
- dodate nov poslovni prostor za Maribor;
- določite njegovo oznako, na primer MB;
- dodate elektronsko napravo, ki se uporablja v tej poslovalnici;
- pri izdaji računov na tej lokaciji uporabljate ustrezen poslovni prostor in napravo.
Poslovni prostor je del FURS fiskalnih nastavitev.
Poslovna enota oziroma znamka pa je organizacijska funkcija Račun123
za ločevanje znamk, trgovin, številčenja, predlog in integracij.
Več o poslovnih enotah:
Poslovne enote in znamke →
Kaj preveriti, če davčno potrjevanje ne uspe?
Če račun ni uspešno fiskaliziran, najprej preverite osnovne nastavitve.
| Preverite | Kaj mora biti pravilno |
|---|---|
| Namensko potrdilo | Naloženo, aktivno in veljavno |
| Poslovni prostor | Registriran in aktiven |
| Elektronska naprava | Povezana s pravilnim poslovnim prostorom |
| Operater | Aktiven in s pravilnimi podatki |
| Davčno potrjevanje | V nastavitvah podjetja omogočeno |
Če ena od treh osnovnih nastavitev manjka, fiskalizacija ne more biti uspešno zaključena.
Najprej preverite potrdilo, nato poslovni prostor z napravo in nazadnje operaterja.
Pogosta vprašanja
Kaj potrebujem za uspešno aktivacijo davčne blagajne?
Potrebujete veljavno namensko digitalno potrdilo, registriran poslovni prostor
z elektronsko napravo in aktivnega operaterja oziroma blagajnika.
Kaj se zgodi, če eden od treh korakov ni nastavljen?
Račun123 nima vseh podatkov, potrebnih za uspešno fiskalizacijo.
Preverite namensko digitalno potrdilo, poslovni prostor in napravo ter operaterja.
Ali za davčno potrjevanje potrebujem SIGEN-CA?
Za samo davčno potrjevanje potrebujete namensko digitalno potrdilo za davčne blagajne,
ki ga pridobite prek eDavkov. To ni isto kot običajno prijavno potrdilo SIGEN-CA.
Ali lahko pozneje dodam nov poslovni prostor?
Da. V nastavitvah davčne blagajne lahko kadarkoli dodajate nove poslovne prostore,
naprave in operaterje ter deaktivirate obstoječe.
Ali se potrjujejo tudi A4 in PDF računi?
Da. Davčno potrjevanje v Račun123 je nastavitev podjetja in ni odvisno od tega,
ali račun natisnete, ustvarite kot PDF ali pošljete po e-pošti.
Ali se potrjujejo računi iz WooCommerce, Shopify ali Stripe?
Če je za podjetje omogočeno davčno potrjevanje, se fiskalne nastavitve uporabljajo
tudi za račune, ki nastanejo prek povezanih integracij, kot so Stripe,
WooCommerce, Shopify ali API.
Ali Račun123 pripravi interni akt?
Da. Interni akt lahko Račun123 pripravi na podlagi vaših fiskalnih nastavitev.
Dokument lahko prenesete kot PDF ali DOCX, ga pregledate in sprejmete.
Ali potrebujem mobilno POS blagajno za davčno potrjevanje?
Ne. Osnovno davčno potrjevanje računov deluje tudi pri običajnem izdajanju računov
in je na voljo od paketa Osnovni dalje. Mobilna POS blagajna je dodatna funkcija
paketa Napredni in višjih paketov.
Potrebujete pomoč pri aktivaciji?
Če niste prepričani, ali so vaše fiskalne nastavitve pravilne,
nam pišite na podpora@racun123.si. Pomagali vam bomo preveriti nastavitev davčne blagajne.
