Izdajanje računov v spletni trgovini: WooCommerce, Shopify, Stripe – pravila v Sloveniji

Vedno več podjetnikov danes izdelke ali storitve prodaja prek spletnih trgovin. Mnogo jih uporablja platforme, kot sta WooCommerce in Shopify, ter različne plačilne procesorje, na primer Stripe. Takšni sistemi zelo dobro rešujejo upravljanje naročil, plačila in osnovne procese spletne prodaje, pogosto pa povzročajo zmedo pri enem pomembnem delu poslovanja – izdajanju računov.

Veliko podjetnikov predpostavlja, da spletna trgovina samodejno ustvari ustrezen račun za kupca. V praksi pa to običajno ne drži. Platforma namreč lahko ustvari naročilo ali potrdilo o plačilu, vendar to še ne pomeni, da je bil izdan račun, ki ustreza slovenski zakonodaji.

Pri izdajanju računov v spletni trgovini se zato pogosto pojavljajo vprašanja:

• Ali mora spletna trgovina izdati račun za vsako naročilo?
• Ali mora biti račun davčno potrjen pri FURS?
• Ali sistemi, kot so WooCommerce, Shopify in Stripe, že ustvarijo veljaven račun?
• Kako lahko spletna trgovina kupcu samodejno pošlje PDF račun?
• Kako pravilno izdati račun pri prodaji v EU ali druge države?

V nadaljevanju bomo pogledali, kako deluje izdajanje računov v spletni trgovini, kakšna so pravila v Sloveniji in kako si lahko podjetniki z avtomatizacijo procesa bistveno poenostavijo delo.

1. Kako poteka prodaja v spletni trgovini (in kje nastane račun)?

Če pogledamo tipičen potek naročila v spletni trgovini, je proces običajno takšen:

1. Kupec obišče spletno trgovino.
2. V košarico doda izdelek ali storitev.
3. Na strani spletne blagajne odda naročilo.
4. Izvede plačilo (kartica, PayPal, bančno nakazilo ipd.).
5. Prodajalec potrdi naročilo in kupcu pošlje potrdilo o naročilu.
6. Ko je naročilo potrjeno oz. plačilo izvedeno, prodajalec izda račun in ga pošlje kupcu.

Pri tem je pomembno razlikovati med tremi pojmi: naročilom, potrdilom o plačilu in računom.

Spletna trgovina (npr. WooCommerce ali Shopify) ustvarja naročila. Plačilni sistemi, kot je Stripe, ustvarijo potrdilo o plačilu. Vendar pa to še ni račun z vsemi zakonsko predpisanimi podatki.

Zato veliko podjetnikov uporablja ločen sistem za izdajanje računov, ki lahko:

• samodejno ustvari račun na podlagi naročila,
• dodeli zaporedno številko računa,
• pravilno obračuna DDV,
• pošlje PDF račun kupcu,
• po potrebi davčno potrdi račun,
• hrani izdane račune in omogoča pregled nad prodajo.

2. Ali mora spletna trgovina izdati račun?

Da. Po slovenski zakonodaji mora podjetnik izdati račun za vsako opravljeno prodajo blaga ali storitev. To velja tudi za prodajo prek spletne trgovine.

Račun je lahko papirni ali elektronski (npr. PDF račun, poslan po e-pošti). Elektronski račun je v spletni prodaji najpogostejša oblika, saj ga prodajalec lahko kupcu pošlje samodejno – takoj po naročilu ali izvedenem plačilu.

Račun mora vsebovati zakonsko predpisane podatke:

• ime in naslov prodajalca,
• davčna številka prodajalca,
• davčna številka kupca (pri B2B poslovanju ali pri reverse charge),
• zaporedna številka računa,
• datum izdaje računa,
• datum dobave blaga ali opravljene storitve (če se razlikuje od datuma izdaje),
• količina in vrsta dobavljenega blaga ali obseg in vrsta opravljenih storitev,
• cena na enoto brez DDV,
• morebitni popusti ali rabati (če niso že vključeni v ceno),
• davčna osnova,
• stopnja DDV,
• znesek DDV,
• skupni znesek računa.

Če kateri od teh podatkov manjka, račun ni skladen z zakonskimi zahtevami. Potrdilo o plačilu iz plačilnega sistema zato praviloma ne zadostuje kot račun.

3. Ali mora biti račun iz spletne trgovine davčno potrjen?

Naslednje pogosto vprašanje je davčna potrditev računa, ki je povezana s sistemom fiskalizacije pri FURS. Davčna potrditev je potrebna takrat, ko je plačilo izvedeno z gotovino ali z drugimi načini plačila, ki se štejejo za gotovinska plačila.

Pri spletni prodaji se nekateri načini plačila štejejo za gotovinska plačila, drugi pa ne. V spodnji tabeli je prikazano, pri katerih načinih plačila je potrebna davčna potrditev računa.

Kartična plačila in plačila prek spletnih plačilnih sistemov se torej po slovenski zakonodaji štejejo za gotovinska plačila, medtem ko za bančna nakazila to ne velja.

Ker je pravilna obravnava različnih načinov plačila v praksi lahko zapletena, podjetniki pogosto uporabljajo sistem za izdajanje računov, ki:

• samodejno preveri način plačila,
• po potrebi davčno potrdi račun,
• pošlje podatke FURS-u.

4. WooCommerce: kako urediti avtomatsko izdajanje računov?

WooCommerce, ki temelji na platformi WordPress, je eden najbolj razširjenih sistemov za spletne trgovine. Ker omogoča veliko prilagoditev in je relativno enostaven za uporabo, ga uporablja mnogo podjetnikov.

WooCommerce omogoča upravljanje izdelkov, naročil in kupcev ter povezavo z različnimi plačilnimi sistemi. Vendar sam po sebi ni računovodski program, zato spletne trgovine pogosto uporabljajo dodatke oz. integracije za pravilno izdajanje računov.

Pri integraciji je proces izdajanja računa običajno takšen:

1. Kupec odda naročilo v WooCommerce.
2. Podatki o naročilu se prenesejo v sistem za izdajanje računov.
3. Sistem samodejno ustvari račun.
4. Račun dobi zaporedno številko.
5. Kupec prejme PDF račun po e-pošti.

Integracija podjetniku olajša delo, saj mu ni treba ročno ustvarjati računa za vsako posamezno naročilo. Svojo WooCommerce trgovino enostavno poveže s programom za račune, ki skrbi za samodejno kreiranje računov in pošiljanje kupcem v elektronski obliki.

Kako integracija deluje v praksi, preverite v vodiču za izdajanje računov v WooCommerce z Račun123.

5. Shopify in Stripe: kako rešiti samodejno izdajanje računov?

Marsikateri podjetnik uporablja Shopify – eno najbolj priljubljenih platform za spletne trgovine na svetu. V tem primeru se plačila običajno izvajajo prek sistema Stripe, ki podpira kartična plačila.

Stripe je zelo razširjen plačilni procesor za plačila s karticami, vendar se pri uporabi v Sloveniji hitro pojavi praktična težava: njegova potrdila o plačilu niso enaka računom po slovenski zakonodaji.

Zato morajo podjetniki, ki uporabljajo Shopify in Stripe, izdajanje računov rešiti z dodatnim sistemom, ki iz podatkov o naročilu ustvari račun z vsemi zakonsko predpisanimi elementi.

V praksi se to najpogosteje reši na enega od naslednjih načinov:

• uporaba zunanjega programa za izdajo računov (npr. Račun123),
• razvoj lastne integracije za izdajanje računov.

Ko kupec opravi plačilo prek Stripe, integracija z Račun123 samodejno prenese podatke o naročilu v program za izdajanje računov. Ta nato ustvari račun, mu dodeli zaporedno številko, pravilno obračuna DDV in kupcu pošlje PDF račun na e-poštni naslov.

Na ta način so tudi pri uporabi Shopify in Stripe računi izdani v skladu s slovensko zakonodajo, podjetniku pa ni treba ročno ustvarjati računov za vsako naročilo.

6. API integracija: kako avtomatizirati izdajanje računov?

Pri večjih ali tehnično naprednejših spletnih trgovinah se pogosto uporablja API integracija. API omogoča, da različni sistemi komunicirajo med seboj, zato lahko spletna trgovina ali druga aplikacija samodejno pošlje podatke o naročilu v program za izdajanje računov.

Pri API integraciji proces običajno poteka tako:

1. Kupec v spletni trgovini odda naročilo.
2. Trgovina prek API-ja pošlje podatke o naročilu.
3. Sistem za izdajanje računov ustvari račun.
4. Račun dobi zaporedno številko in se po potrebi samodejno davčno potrdi pri FURS.
5. Stranka prejme račun v PDF obliki.

Glavna prednost API integracije je popolna avtomatizacija izdajanja računov. Ko je povezava enkrat vzpostavljena, se na podlagi podatkov iz spletne trgovine računi ustvarjajo samodejno.
Razvijalci, ki želite svojo trgovino ali aplikacijo povezati z Račun123, več informacij najdete v dokumentaciji za API integracijo z Račun123.

7. Prodaja v Sloveniji: kako obračunati DDV?

Pri prodaji kupcem v Sloveniji mora biti račun izdan v skladu s pravili glede davka na dodano vrednost (DDV).

• Če podjetje ni zavezanec za DDV, se DDV ne obračuna. Na računu mora biti v tem primeru navedena klavzula: »Podjetje ni zavezanec za DDV po 94. členu ZDDV-1.«
• Če podjetje je zavezanec za DDV, mora račun vsebovati pravilno davčno stopnjo, davčno osnovo in znesek DDV. V Sloveniji sta najpogostejši davčni stopnji 22 % in 9,5 %.

Ne glede na davčni status mora račun vsebovati vse zakonsko predpisane podatke ter biti pravilno zaporedno oštevilčen.

8. Prodaja v EU in tujino: kako obračunati DDV?

Spletne trgovine pogosto prodajajo tudi kupcem izven Slovenije. V takih primerih veljajo dodatna pravila glede obračuna DDV.

• Prodaja fizičnim osebam v državah EU (B2C): upoštevati je treba prag čezmejne prodaje:
  • Če skupna vrednost prodaje v druge države EU preseže 10.000 € letno, se DDV obračuna po stopnji države kupca. Podjetje lahko DDV poroča prek sistema OSS (One Stop Shop).
  • Če skupna vrednost prodaje v druge države EU ne preseže 10.000 € letno, se DDV obračuna po pravilih države prodajalca.
• Prodaja podjetjem v državah EU (B2B): uporablja se mehanizem reverse charge, pri katerem DDV ne obračuna prodajalec, temveč kupec v svoji državi.
• Prodaja kupcem izven Evropske unije: gre za izvoz blaga ali storitev, kjer se DDV ne obračuna (0 % stopnja), vendar mora biti izvoz ustrezno dokumentiran.

Pri spletni prodaji tujim strankam je zato pomembno, da sistem za izdajanje računov omogoča obravnavo različnih davčnih režimov, uporabo ustreznih klavzul ter pravilno obračunavanje DDV glede na državo kupca.

9. Pogoste napake pri izdajanju računov v spletnih trgovinah

Pri izdajanju računov v spletni trgovini se pogosto pojavljajo napake. Te so največkrat posledica napačnih predpostavk o tem, kako delujejo platforme, kot so WooCommerce, Shopify in Stripe.

• Računi sploh niso izdani. Nekateri podjetniki predpostavljajo, da potrdilo o naročilu ali potrdilo o plačilu že predstavlja račun. V resnici mora biti za vsako prodajo izdan račun z vsemi zakonsko predpisanimi podatki.
• Uporablja se samo potrdilo o plačilu iz plačilnega sistema. Plačilni sistemi, kot so Stripe, PayPal in podobne storitve, običajno ustvarijo potrdilo o plačilu, ne pa računa, ki je skladen z zakonodajo. Takšno potrdilo zato ne nadomešča računa.
• Računi nimajo pravilnega zaporednega številčenja. Vsak račun mora imeti svojo zaporedno številko. Če se računi ustvarjajo ročno ali v različnih sistemih, lahko pride do preskakovanja ali podvajanja številk.
• Računi niso davčno potrjeni, kadar bi morali biti. Če se plačilo šteje za gotovinsko plačilo (npr. kartično plačilo ali plačilo prek spletnih plačilnih sistemov), mora biti račun davčno potrjen pri FURS.
• Računi se ustvarjajo ročno. Pri večjem številu naročil ročno izdajanje računov hitro postane nepraktično. Poleg izgube časa se poveča tudi možnost napak pri DDV, številčenju računov ali podatkih o kupcu.

Napake povzročajo težave pri davčnih pregledih, zaplete pri računovodstvu ali dodatno administrativno delo. Veliko upravljavcev spletnih trgovin zato uporablja namensko rešitev za samodejno izdajanje računov, ki preprečuje naštete težave.

10. Račun123: samodejno izdajanje računov za spletne trgovine

Izdajanje računov je pomemben del poslovanja vsake spletne trgovine. WooCommerce, Shopify in druge spletne trgovine sicer omogočajo upravljanje naročil ter podpirajo različne načine plačila, vendar ne rešujejo celotnega procesa izdajanja računov v skladu s slovensko zakonodajo.

Sodobna rešitev za avtomatizacijo izdajanja računov v spletnih trgovinah je Račun123 – aplikacija, ki omogoča samodejno ustvarjanje računov na podlagi spletnih naročil, davčno potrjevanje računov ter pošiljanje PDF računov kupcem.

Račun123 se lahko enostavno poveže s spletnima trgovinama WooCommerce in Shopify ter s plačilnim sistemom Stripe. Na voljo je tudi API integracija, ki razvijalcem omogoča povezavo z lastnimi spletnimi aplikacijami in drugimi poslovnimi sistemi.

Če želite izdajanje računov v svoji spletni trgovini avtomatizirati, preverite pakete Račun123. Aplikacijo lahko tudi preizkusite – na voljo je 7-dnevni brezplačni preizkus brez omejitev in brez obveznosti. Prepričani smo, da boste hitro ugotovili, kako vam lahko naša rešitev poenostavi poslovanje in prihrani veliko časa pri vsakodnevnem delu.