Knjiga izdanih računov (KIR): DDV evidence in oddaja FURS
TL;DR
Od davčnih obdobij od 1. julija 2025 dalje morajo DDV zavezanci FURS elektronsko predložiti evidenco obračunanega DDV in evidenco odbitka DDV. V praksi se zanju še vedno pogosto uporabljata izraza KIR in KPR, vendar nova ureditev temelji na strukturiranih evidencah po ZDDV-1. Evidence se oddajo najpozneje do roka za DDV-O. Če jih predložite najmanj tri delovne dni prej in DDV-O še ni oddan, lahko FURS na njihovi podlagi pripravi predizpolnjen obračun DDV. Oddaja je možna prek podprtih računovodskih programov, z uvozom pripravljene datoteke v eDavke ali prek miniBlagajne za manjše zavezance.
Knjiga izdanih računov oziroma KIR je izraz, ki ga podjetniki in računovodje uporabljajo že dolgo. Po novi ureditvi pa je pomembno razumeti, da FURS formalno govori o evidenci obračunanega DDV in evidenci odbitka DDV.
Od julija 2025 dalje se podatki iz teh evidenc FURS predlagajo elektronsko za vsako davčno obdobje, zato morajo biti računi pravilno evidentirani že sproti – z ustreznimi datumi, DDV osnovami, davčnimi stopnjami in oznakami transakcij.
Kdo mora oddajati evidenco obračunanega DDV in evidenco odbitka DDV?
Obveznost velja za davčne zavezance, identificirane za namene DDV, za davčna obdobja od vključno 1. julija 2025 dalje.
Pravna oblika sama po sebi ni odločilna. Obveznost lahko zato velja za:
- d.o.o.,
- s.p.,
- zavode in druge pravne osebe,
- druge davčne zavezance, ki so identificirani za DDV.
Ključno vprašanje ni, ali ste normiranec ali vodite dejanske stroške, temveč ali ste identificirani za namene DDV.
Zakonska podlaga: ZDDV-1 in nova obveznost od 1. julija 2025
Z 85.b členom ZDDV-1 je določeno, da mora davčni zavezanec davčnemu organu najpozneje do roka za predložitev DDV-O predložiti:
- evidenco obračunanega DDV in
- evidenco odbitka DDV.
Evidence se vodijo za vsako posamezno davčno obdobje. Če naknadno oddani DDV-O ni skladen z že predloženima evidencama, mora zavezanec predložiti ustrezen popravek evidenc.
Kdaj je rok za oddajo DDV evidenc?
Rok za obe evidenci je vezan na rok, v katerem mora davčni zavezanec oddati obračun DDV-O.
| Davčno obdobje | Kaj velja? |
|---|---|
| Mesečni zavezanec | Evidence odda za vsak mesec, najpozneje do roka za DDV-O. |
| Trimesečni zavezanec | Evidence odda za posamezno trimesečno davčno obdobje, prav tako do roka za DDV-O. |
| Zavezanec z RP-O | Rok DDV-O je lahko prej, zato mora temu slediti tudi oddaja evidenc. |
Za konkreten datum je vedno priporočljivo preveriti aktualni davčni koledar FURS, saj lahko na rok vplivajo vikendi in prazniki.
Kako dobite predizpolnjen DDV-O?
FURS lahko na podlagi predloženih evidenc pripravi predizpolnjen obračun DDV.
Ključno je, da obe evidenci predložite najmanj tri delovne dni pred potekom roka za DDV-O in da obračuna za isto obdobje še niste oddali sami.
Praktični nasvet: če želite uporabiti predizpolnjen DDV-O, evidenc ne oddajajte zadnji dan. Pustite najmanj tri delovne dni rezerve in predizpolnjen obračun pred končno oddajo vedno še preverite.
Kaj vsebuje evidenca obračunanega DDV?
Evidenca obračunanega DDV vključuje strukturirane podatke o transakcijah, pomembnih za obračun DDV.
Glede na vrsto transakcije se lahko evidentirajo med drugim:
- podatki o računu in datumu,
- identifikacijski podatki kupca, kjer so relevantni,
- davčna osnova,
- obračunani DDV po posameznih stopnjah,
- oproščene dobave,
- dobave v druge države članice EU,
- izvoz in druge posebne transakcije,
- popravki, dobropisi in druga davčno pomembna dejstva.
Nova evidenca zato ni le preprost seznam izdanih računov, ampak strukturirana davčna evidenca, ki omogoča povezavo z DDV-O in drugimi podatki davčnega zavezanca.
KIR in KPR ali evidenca obračunanega in odbitka DDV?
V praksi boste še vedno pogosto slišali izraza:
- KIR – knjiga izdanih računov,
- KPR – knjiga prejetih računov.
Gre za ustaljena računovodska izraza. Pri novi obveznosti FURS pa je natančneje uporabljati:
- evidenca obračunanega DDV,
- evidenca odbitka DDV.
Razlog je v tem, da novi evidenci vsebujeta širši nabor davčno pomembnih podatkov in nista zgolj klasičen seznam izdanih oziroma prejetih računov.
Kako se DDV evidence oddajo FURS?
FURS omogoča več načinov elektronske predložitve evidenc.
- Oddaja iz računovodskega ali poslovnega programa prek podprtih spletnih storitev.
- Uvoz pripravljene datoteke prek eDavkov.
- Vodenje in oddaja prek miniBlagajne, kar je posebej uporabno za manjše zavezance.
- Druge podprte tehnične poti in pripomočki, ki jih FURS objavlja v aktualni dokumentaciji.
Pri avtomatizirani oddaji je pomembno, da program uporablja aktualno tehnično specifikacijo FURS in da so vsi obvezni podatki pravilno pripravljeni.
Kaj lahko uredite v miniBlagajni?
miniBlagajna ni namenjena samo davčnemu potrjevanju računov. Za manjše zavezance omogoča tudi vodenje podatkov za DDV evidence.
V njej se lahko poleg računov, izdanih prek miniBlagajne, evidentirajo tudi:
- podatki o računih, izdanih v drugih sistemih,
- podatki o prejetih računih,
- drugi podatki, potrebni za pripravo DDV evidenc.
To je lahko uporabna možnost za manjše zavezance, ki nimajo ločenega računovodskega programa z avtomatiziranim izvozom.
Najpogostejše napake pri DDV evidencah
Največ težav običajno ne nastane pri sami oddaji, temveč pri podatkih, ki so bili nepravilno evidentirani že prej.
- manjkajoči ali napačni datumi,
- nepravilna DDV stopnja,
- napačno evidentirana oprostitev ali reverse charge,
- manjkajoča davčna številka kupca ali dobavitelja, kjer je zahtevana,
- napačna klasifikacija EU transakcije,
- neujemanje evidenc z DDV-O,
- tehnično neveljavna datoteka ali napačna struktura podatkov.
Pomembno: podatki iz evidence obračunanega DDV pri dobavitelju in evidence odbitka DDV pri kupcu niso nujno evidentirani v istem davčnem obdobju. Na časovno razporeditev lahko vplivajo trenutek prejema računa in pogoji za uveljavljanje odbitka DDV.
Kaj storiti, če DDV-O in evidence niso skladni?
Če zavezanec predloži DDV-O, ki ni skladen z že predloženima evidencama, je treba ustrezno popraviti tudi evidenci.
Pred oddajo je zato smiselno preveriti:
- ali so zajeti vsi relevantni računi,
- ali se skupni zneski smiselno ujemajo z DDV-O,
- ali so posebne transakcije pravilno klasificirane,
- ali so dobropisi, stornacije in popravki pravilno vključeni.
Kontrolni seznam pred oddajo
| Preverite | Zakaj? |
|---|---|
| Obdobje | Evidence morajo biti pripravljene za pravilno davčno obdobje. |
| Vsi izdani računi | Preverite manjkajoče, stornirane in popravljene dokumente. |
| Vsi prejeti računi | Za evidenco odbitka DDV morajo biti pravilno zajeti relevantni dokumenti. |
| DDV stopnje in osnove | Napačna stopnja neposredno vpliva na obračun DDV. |
| EU in posebne transakcije | Potrebne so pravilne oznake in davčna obravnava. |
| Usklajenost z DDV-O | Evidence morajo biti vsebinsko skladne z obračunom DDV. |
| Status oddaje | Preverite, ali sta bili evidenci uspešno sprejeti. |
Kako Račun123 pomaga pri pripravi podatkov za DDV evidence?
Račun123 vodi podatke o izdanih in prejetih računih sproti. To je pomembno zato, ker nova DDV ureditev zahteva precej bolj strukturirane podatke kot klasično mesečno seštevanje računov v preglednici.
Račun123 omogoča:
- strukturirano vodenje izdanih računov,
- AI/OCR obdelavo prejetih računov,
- davčno potrjevanje računov,
- UJP e-račune,
- računovodske izvoze v podprtih formatih,
- WooCommerce, Shopify, Stripe in API integracije za avtomatizirano izdajo računov.
Ko so izdani in prejeti računi že sproti pravilno strukturirani, je tudi priprava podatkov za računovodstvo in DDV evidence bistveno hitrejša.
Račun123 se razvija tudi v smeri Evidenc DDV
Račun123 se razvija tudi v smeri avtomatizirane priprave Evidenc DDV in njihove čim bolj enostavne oddaje.
Cilj je, da se podatki iz izdanih in prejetih računov, ki so že v aplikaciji, uporabijo neposredno za pripravo ustreznih evidenc, s čim manj ročnega dela pred oddajo.
S tem želimo celoten proces povezati v enoten tok:
| Korak | Proces |
|---|---|
| 1 | Izdaja in prejem računov v Račun123. |
| 2 | Samodejno strukturiranje davčno pomembnih podatkov. |
| 3 | Priprava evidence obračunanega DDV in evidence odbitka DDV. |
| 4 | Preverjanje podatkov pred oddajo. |
| 5 | Čim bolj enostavna oddaja evidenc. |
Razvoj Račun123 gre v smeri, da bodo podatki, ki so že zajeti pri izdaji in prejemu računov, čim bolj neposredno uporabni tudi za pripravo DDV evidenc in nadaljnjo oddajo.
Izkušnje iz prakse: KIR ni več samo mesečni Excel
Največja sprememba pri novi obveznosti ni v tem, da mora podjetnik oddati še eno evidenco. Pomembneje je, da morajo biti podatki o računih dovolj urejeni že med mesecem, da jih je mogoče ob koncu obdobja pretvoriti v pravilno davčno evidenco.
Če račune izdajate na več mestih – na primer prek mobilne blagajne, spletne trgovine in klasičnih računov – je smiselno, da vsi podatki končajo v enem sistemu. Tako zmanjšate tveganje, da bo del računov pri pripravi DDV evidence izpuščen ali podvojen.
Moj nasvet je preprost: ne optimizirajte samo oddaje, ampak celoten tok podatkov od računa do računovodstva.
Gašper Parte
Ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123
Uradni viri
- FURS / GOV.SI – predložitev evidence obračunanega DDV in evidence odbitka DDV
- ZDDV-1 – Zakon o davku na dodano vrednost
- FURS – davek na dodano vrednost in aktualna navodila
Članek je splošne informativne narave in ne nadomešča računovodskega ali davčnega svetovanja. Tehnične specifikacije in načini oddaje se lahko posodobijo, zato pred oddajo vedno preverite aktualna navodila FURS.
Pogosta vprašanja
Kdo mora oddajati evidenco obračunanega DDV in evidenco odbitka DDV?
Davčni zavezanci, identificirani za namene DDV, morajo za davčna obdobja od 1. julija 2025 dalje obe evidenci predložiti elektronsko davčnemu organu.
Ali je KIR isto kot evidenca obračunanega DDV?
V praksi se izraz KIR še vedno pogosto uporablja za knjigo izdanih računov, vendar nova zakonska ureditev formalno govori o evidenci obračunanega DDV. Ta lahko vsebuje širši nabor davčno pomembnih podatkov kot klasična knjiga izdanih računov.
Kdaj je rok za oddajo DDV evidenc?
Evidence je treba predložiti najpozneje do roka, v katerem mora davčni zavezanec oddati DDV-O za isto davčno obdobje.
Kdaj FURS pripravi predizpolnjen DDV-O?
Če zavezanec obe evidenci predloži najmanj tri delovne dni pred potekom roka za DDV-O in obračuna za to obdobje še ni sam oddal, lahko FURS na podlagi evidenc pripravi predizpolnjen obračun.
Ali se DDV evidence lahko oddajo samo v XML obliki?
Ne. FURS omogoča več elektronskih načinov predložitve, med drugim oddajo prek podprtih programov, uvoz pripravljene datoteke v eDavke in uporabo miniBlagajne za manjše zavezance.
Ali lahko DDV evidence vodim v miniBlagajni?
Da. miniBlagajna omogoča manjšim zavezancem tudi evidentiranje podatkov o izdanih in prejetih računih za potrebe DDV evidenc.
Kako Račun123 pomaga pri DDV evidencah?
Račun123 pomaga strukturirano voditi izdane in prejete račune, davčne podatke in računovodske izvoze. Aplikacija se razvija tudi v smeri avtomatizirane priprave Evidenc DDV in čim bolj enostavne oddaje, da bo med izdajo oziroma prejemom računa in davčnim poročanjem potrebnega čim manj ročnega dela.
