Prehod na e-račune: kaj morajo podjetja urediti do leta 2028
TL;DR
Od 1. januarja 2028 bo v Sloveniji pri domačem B2B poslovanju obvezna izmenjava strukturiranih e-računov. Navaden PDF račun ne bo dovolj, prav tako pri obvezni izmenjavi ne bo dovolj pošiljanje XML datoteke po običajni e-pošti. Račun123 že danes podpira eSLOG 2.0 in UJP e-račune, celovito B2B izmenjavo pa pripravljamo za konec leta 2026 oziroma najpozneje Q1 2027. Cilj je, da bodo naši uporabniki pripravljeni približno leto pred zakonskim rokom in bodo račune še naprej izdajali na enak preprost način kot danes.
E-računi prihajajo. Vaš način dela lahko ostane enak.
Račun123 je zgrajen na digitalnih in strukturiranih podatkih. eSLOG 2.0 in UJP e-računi so na voljo že danes, polno B2B e-izmenjavo izdanih in prejetih računov pa uvajamo pred zakonskim rokom.
Kazalo
- Kaj se v Sloveniji spremeni 1. januarja 2028
- Kaj je e-račun in zakaj PDF ni dovolj
- eSLOG, UBL, EN 16931 in PEPPOL
- Kaj prihaja za čezmejni B2B v EU leta 2030
- Zakaj so pomembni izdani in prejeti e-računi
- Hramba e-računov in Portal UJPeRačun
- E-račun ni isto kot davčno potrjevanje
- Kaj to pomeni za uporabnike Račun123
- Uradni viri
- Pogosta vprašanja
Kaj se v Sloveniji spremeni 1. januarja 2028
Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) uvaja obvezno izmenjavo strukturiranih e-računov pri domačem B2B poslovanju od 1. januarja 2028. Obveznost zajema poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, ter fizične osebe, ki opravljajo dejavnost.
| Primer | Kaj velja od 1. 1. 2028 |
|---|---|
| Slovensko podjetje → slovensko podjetje | Obvezna strukturirana B2B e-izmenjava. |
| s.p. → slovensko podjetje | Obveznost zajema tudi fizične osebe, ki opravljajo dejavnost. |
| Podjetje → potrošnik (B2C) | Ne velja enak obvezni B2B režim; potrošnik ohranja možnost papirnega računa, za e-račun pa veljajo pravila o soglasju. |
| Slovensko ↔ tuje podjetje | Ni enako domačemu B2B režimu; za čezmejne transakcije prihaja evropski okvir ViDA. |
Kaj je e-račun in zakaj PDF ni dovolj
E-račun je strukturiran, strojno berljiv elektronski dokument. Njegove podatke lahko informacijski sistem neposredno prebere in obdela: izdajatelja, prejemnika, postavke, davčne osnove, DDV, zneske, roke plačila in druge podatke.
PDF je predvsem vizualni prikaz za človeka. Lahko spremlja e-račun kot vizualizacija, vendar sam po sebi ni strukturiran e-račun po ZIERDED. Bistvo novega sistema zato ni »PDF namesto papirja«, temveč neposreden pretok strukturiranih podatkov med sistemi.
Tehnični standardi in poti izmenjave e-računov
Pomembno je razlikovati med formatom računa in potjo, po kateri se račun izmenja. ZIERDED ne določa, da mora biti vsak e-račun izključno e-SLOG. E-računi se lahko izmenjujejo v standardu e-SLOG, v sintaksah, skladnih z evropskim standardom za e-račune, ter v drugih mednarodno uveljavljenih standardih, če je to med partnerjema predhodno dogovorjeno.
| Pojem | Kaj pomeni |
|---|---|
| e-SLOG | Slovenski standard za strukturirane elektronske poslovne dokumente. Račun123 že danes podpira eSLOG 2.0. |
| Evropski standard / UBL | Zakon dopušča tudi sintakse, skladne z evropskim standardom. UBL je pomemben pri evropski interoperabilnosti. |
| PEPPOL | Ni format računa, temveč mednarodno omrežje oziroma infrastruktura za varno izmenjavo e-računov in drugih e-dokumentov. |
Po uradni predstavitvi Ministrstva za finance in UJP bo domača B2B izmenjava decentralizirana. Potekala bo prek ponudnikov e-poti, lastnih sistemov za neposredno izmenjavo, omrežja PEPPOL ali prek brezplačne državne rešitve za subjekte z manjšim obsegom poslovanja.
Navadna e-pošta pri obvezni domači B2B izmenjavi ne bo dovoljena pot. Zato ne bo dovolj, da program izdela XML, uporabnik pa ga ročno pripne v e-pošto.
Če izdajatelj in prejemnik uporabljata različna podprta standarda, zakon predvideva tudi verodostojno pretvorbo med sintaksami v okviru elektronske poti. Za podjetnika je zato bistveno predvsem, da uporablja rešitev, ki tehnične standarde in izmenjavo ustrezno podpira.
Kaj prihaja za čezmejni B2B v EU leta 2030
Slovenska ureditev je del širšega evropskega premika. Paket VAT in the Digital Age (ViDA) je bil sprejet marca 2025 in se uvaja postopoma. Za podjetja je posebej pomemben 1. julij 2030, ko bodo za relevantne čezmejne B2B transakcije znotraj EU začele veljati nove zahteve digitalnega poročanja, ki temeljijo na strukturiranem elektronskem izdajanju računov.
| Datum | Kaj je pomembno |
|---|---|
| Danes | E-računi so v Sloveniji že uveljavljeni pri poslovanju s proračunskimi uporabniki in se uporabljajo tudi širše. |
| 1. 1. 2028 | Obvezna strukturirana B2B e-izmenjava za domače poslovanje v Sloveniji. |
| 1. 7. 2030 | Ključne zahteve ViDA za digitalno poročanje pri čezmejnih B2B transakcijah v EU na podlagi e-računov. |
| do 1. 1. 2035 | Države z domačimi digitalnimi sistemi poročanja jih morajo uskladiti z evropskim modelom. |
Zakaj so pomembni tako izdani kot prejeti e-računi
Največja prednost strukturiranih e-računov ni samo hitrejše pošiljanje. Ko sta izdani in prejeti račun podatkovno strukturirana, lahko dokument potuje od enega sistema do drugega brez ročnega prepisovanja.
- Izdajatelj pripravi račun v svojem programu.
- Sistem pripravi ustrezno strukturirano obliko.
- Račun se po varni e-poti dostavi prejemniku.
- Prejemnikov sistem podatke prebere brez ročnega vnosa.
- Podatki se lahko uporabijo za pregled, računovodstvo, plačila in arhiviranje.
Hramba e-računov in omejitve portala UJP
Izdajatelj in prejemnik e-računa morata dokumente hraniti v skladu s pravili o DDV in splošnimi knjigovodskimi predpisi, torej praviloma več let. Pri tem je ključna podrobnost, na katero mnogo podjetij pozabi.
- Pri računih, izdanih prek spletnega Portala UJPeRačun, so dokumenti uporabniku za pregled na voljo dva meseca od vnosa. Portal ni dolgoročni arhiv uporabnika.
- Račune, izdane prek spletnega portala, je zato treba pravočasno prenesti v lasten arhiv in jih hraniti skladno z veljavnimi predpisi.
- Pri strukturiranih e-računih je smiselno hraniti izvorni strukturirani dokument in ne samo njegove PDF vizualizacije.
E-račun ni isto kot davčno potrjevanje računa
ZIERDED ureja predvsem obliko in elektronsko izmenjavo računov. Davčno potrjevanje računov po ZDavPR je ločen postopek, ki je odvisen od načina plačila in drugih pogojev za fiskalizacijo.
Sprejeti ZIERDED ne uvaja poročanja FURS o vsakem izmenjanem e-računu in ne spreminja pravil davčnega potrjevanja računov.
Račun123: zgrajen za strukturirane podatke in e-izmenjavo
Pri Račun123 e-računov ne obravnavamo kot dodatka, ki ga bo treba leta 2028 naknadno priključiti programu. Aplikacija že danes dela z digitalnimi podatki izdanih in prejetih računov ter podpira eSLOG 2.0, UJP e-račune, strukturirane XML izvoze in digitalizacijo prejetih računov z AI/OCR.
Naslednji korak je neposredna B2B e-izmenjava. Razvojni cilj je konec leta 2026 oziroma najpozneje Q1 2027, približno leto pred slovenskim zakonskim rokom. Končna tehnična izvedba bo sledila veljavnim standardom in zahtevam elektronskih poti.
| Funkcionalnost | Status |
|---|---|
| eSLOG 2.0 | Na voljo danes |
| UJP e-računi | Na voljo danes |
| Strukturirani XML izvozi | Na voljo danes |
| Digitalizacija prejetih računov z AI/OCR | Na voljo danes |
| Celovita B2B e-izmenjava izdanih in prejetih računov | V pripravi – cilj konec 2026 / najpozneje Q1 2027 |
Kaj bo to pomenilo za uporabnika Račun123?
Predvsem to, da mu ne bo treba menjati programa ali se učiti novega načina izdajanja računov. Ko bo polna B2B e-izmenjava vključena, je naš cilj ohraniti enak preprost potek dela: uporabnik pripravi račun kot danes, Račun123 pa v ozadju poskrbi za ustrezno strukturirano obliko in elektronsko izmenjavo. Enako želimo poenostaviti sprejem in nadaljnjo obdelavo prejetih e-računov.
Izkušnje iz prakse: uporabnik se ne bi smel ukvarjati z XML-i
Pri e-računih bo v ozadju vedno več standardov, pravil in tehničnih poti. Za podjetnika pa dobra rešitev pomeni ravno nasprotno: manj tehničnega dela. Uporabnik ne bi smel razmišljati, ali mora pripraviti eSLOG, UBL ali uporabiti določeno e-pot. To je naloga sistema.
Zato Račun123 gradimo tako, da so izdani in prejeti računi del istega digitalnega procesa. Ko bo B2B izmenjava aktivirana, želimo, da bo za uporabnika sprememba predvsem v ozadju – ne v njegovem vsakodnevnem delu.
Gašper Parte
Ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123
Manj administracije. Več časa za svoj posel.
Izdajajte račune, uporabljajte eSLOG 2.0 in UJP e-račune ter vodite izdane in prejete dokumente v enem sistemu. B2B e-izmenjava prihaja v Račun123 pred zakonskim rokom.
Uradni viri
Za preverjanje trenutnih zahtev so najbolj zanesljivi uradni viri: besedilo zakona ZIERDED na PISRS, objava GOV.SI o sprejetju zakona in portal UJP eRačun s tehničnimi obvestili.
- GOV.SI – sprejetje ZIERDED
- Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED) — PISRS
- UJP eRačun — obvestila o novi verziji portala
- Evropska komisija – VAT in the Digital Age (ViDA)
Opomba: funkcionalnosti Račun123, označene kot »v pripravi«, predstavljajo trenutno razvojno časovnico. Končna tehnična izvedba se lahko prilagodi veljavnim specifikacijam, standardom in zahtevam elektronskih poti.
Pogosta vprašanja
Kaj se zgodi, če ne preidem na e-račune do 2028?
Podjetje tvega prekršek po zakonu ZIERDED, ki za izmenjavo prek nevpisanih ponudnikov predpisuje globo od 1.000 do 3.000 evrov za pravne osebe. Poleg finančnega tveganja lahko neskladnost oteži poslovanje s partnerji, ki že uporabljajo e-račune.
Je PDF račun, poslan po e-pošti, veljaven e-račun?
Ne v smislu strukturiranega e-računa po ZIERDED. PDF je lahko vizualizacija ali priloga, vendar mora biti e-račun strukturiran elektronski dokument in pri obvezni domači B2B izmenjavi posredovan po dovoljeni varni elektronski poti.
Ali morajo tudi normirani s.p. preiti na e-račune?
Da, ZIERDED zajema tudi fizične osebe, ki v Sloveniji opravljajo dejavnost, kadar gre za transakcije, za katere velja obvezna domača B2B izmenjava. Pri B2C in čezmejnem poslovanju veljajo drugačna pravila.
Kako dolgo so e-računi dostopni na portalu UJP?
Pri računih, izdanih prek spletnega Portala UJPeRačun, so dokumenti uporabniku za pregled na voljo dva meseca od vnosa. To ni splošno pravilo za vse e-račune ali vse načine izmenjave.
Kako lahko Račun123 pomaga pri prehodu na e-račune?
Račun123 že podpira eSLOG 2.0 in UJP e-račune ter digitalizacijo prejetih računov. Celovita B2B izmenjava je v pripravi za konec leta 2026 oziroma najpozneje Q1 2027, precej pred zakonskim rokom 1. januarja 2028.
Ali bo od leta 2028 obvezen samo eSLOG?
Ne. ZIERDED poleg standarda e-SLOG dopušča tudi sintakse, skladne z evropskim standardom za e-račune, ter pod določenimi pogoji druge mednarodno uveljavljene standarde.
Ali bo vsak e-račun avtomatsko poslan FURS?
Ne. ZIERDED ne uvaja poročanja FURS o vsakem izmenjanem e-računu in ne spreminja pravil davčnega potrjevanja računov.
Kaj pomeni ViDA za poslovanje znotraj EU?
ViDA uvaja evropski okvir digitalnega poročanja, ki bo od 1. julija 2030 pomembno vplival na čezmejne B2B transakcije znotraj EU in temelji na strukturiranem elektronskem izdajanju računov.
Kdaj bo Račun123 podpiral celovito B2B izmenjavo?
Razvojni cilj je konec leta 2026 oziroma najpozneje prvo četrtletje 2027. Funkcionalnost je trenutno v pripravi, zato časovnica predstavlja načrt in ne že produkcijsko dostopne funkcije.
