Kako deluje UJP portal za e-račune?

UJP portal je slovenski sistem za pošiljanje e-računov v javni sektor. V tem vodiču bomo pokazali, kako deluje oddaja e-računov, katere datoteke potrebujete in kako lahko podjetniki celoten postopek avtomatizirajo.

Če ste kdaj prejeli naročilo od občine, ministrstva ali javne šole, ste verjetno naleteli na zahtevo po e-računu. Mnogi samostojni podjetniki in manjša podjetja se ob izrazih “UJP portal”, “eSLOG XML” in “digitalni podpis” ustavijo, ker ni takoj jasno, kaj morajo dejansko narediti. Kako deluje UJP portal za e-račune, kdo ga mora uporabljati, kdaj je portal dovolj in kdaj je smiselna programska rešitev? Ta vodič vam razloži celoten postopek od prijave do oddaje, vključno s pogostimi napakami in priporočili za tiste, ki iščejo enostavnejšo pot.

Kazalo vsebine

• Ključne ugotovitve
• Kaj je UJP in kako deluje
• Kdo mora in kdo lahko uporablja UJP portal
• eSLOG XML in elektronsko podpisovanje
• Praktični postopek pošiljanja e-računov
• Primerjava: portal UJPeRačun ali Račun123
• Moj pogled na UJP portal in prihodnost e-računov
• Račun123: vse za e-račune na enem mestu
• Pogosta vprašanja

Ključne ugotovitve

Kaj je UJP in kako deluje

UJP (Uprava Republike Slovenije za javna plačila) ni le državna institucija za plačilni promet. Za podjetnike, ki poslujejo z javnim sektorjem, je UJP enotna vstopna točka za izmenjavo e-računov in e-dokumentov z vsemi proračunskimi uporabniki v Sloveniji. To pomeni: občine, ministrstva, javne zavode, šole, bolnišnice in vse druge institucije, ki se financirajo iz državnega proračuna.

Tehnično gledano UJP deluje kot certificirana PEPPOL dostopna točka. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) je mednarodni standard za izmenjavo elektronskih dokumentov, ki ga Slovenija uporablja za javno naročanje in e-račune. Ko pošljete e-račun prek UJP, ta račun potuje po standardizirani poti do prejemnika, ne glede na to, kateri računovodski sistem ta uporablja.

Za pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom obstaja več poti:

• Portal UJPeRačun: spletni vmesnik za ročni vnos in pošiljanje e-računov, namenjen manjšim izdajateljem
• Neposredna sistemska povezava (API): za podjetja z lastno IT infrastrukturo, ki pošiljajo večje količine računov
• Akreditirani ponudniki e-poti: zunanji ponudniki, ki so certificirani za prenos e-računov prek PEPPOL omrežja
• Računovodska programska oprema z vgrajeno integracijo: aplikacije, ki samodejno pošljejo e-račun prek UJP brez ročnega posredovanja

UJP torej ni samo portal. Je celotna infrastruktura, ki zagotavlja, da e-računi pridejo do pravih prejemnikov v pravilnem formatu in z ustreznim digitalnim podpisom.

Kdo mora in kdo lahko uporablja UJP portal

Zakonska obveznost je jasna: vsi dobavitelji, ki izdajajo račune proračunskim uporabnikom v Sloveniji, morajo te račune pošiljati v elektronski obliki prek UJP. To velja za s.p., d.o.o. in vse druge pravne oblike. Ni izjeme glede na velikost podjetja.

Kje pa pride do razlike, je v tem, kako pošiljate te e-račune. Portal UJPeRačun je namenjen manjšim izdajateljem z manjšim obsegom dela. Konkretno:

• Portal je primeren, če letno pošljete do 100 e-računov proračunskim uporabnikom
• Dostop zahteva kvalificirano digitalno potrdilo (npr. SIGEN-CA, SIGOV-CA ali drugo akreditirano potrdilo) ali prijavo prek SI-PASS
• Primeren je za s.p., ki občasno dela za javni sektor, npr. obrtnik, ki enkrat letno izstavi račun občini
• Ni primeren za računovodske servise, ki upravljajo e-račune za več strank hkrati

Za večje izdajatelje ali računovodske servise, ki presežejo mejo 100 računov letno, portal ni ustrezna rešitev. V tem primeru je treba vzpostaviti avtomatizirano pot prek PEPPOL ponudnika ali računovodske programske opreme z vgrajeno integracijo.

Strokovni nasvet: Preden se odločite za portal UJPeRačun, preštejte, koliko računov letno pošljete proračunskim uporabnikom. Če je odgovor manj kot 10 in ne načrtujete rasti, je portal zadostna rešitev. Če pa imate redne stranke v javnem sektorju ali upravljate račune za več podjetij, se splača takoj začeti z integrirano programsko opremo.

eSLOG XML in elektronsko podpisovanje

eSLOG XML je slovenski standard za strukturirane elektronske račune. Ni to navaden PDF z logotipom. Je datoteka XML s točno določeno strukturo, ki vsebuje vse podatke o računu v strojno berljivi obliki: podatke o izdajatelju in prejemniku, postavke, zneske, davčne stopnje, bančne podatke in reference.

Zakaj je to pomembno? Ker proračunski uporabniki ne morejo ročno vnašati podatkov iz prejetih računov. Njihovi sistemi samodejno preberejo eSLOG XML datoteko in jo obdelajo brez človeškega posredovanja. Napaka v strukturi datoteke pomeni zavrnitev računa.

Postopek elektronskega podpisovanja

Preden pošljete e-račun prek portala UJPeRačun, ga morate elektronsko podpisati. Postopek je naslednji:

1. Pripravite e-račun v formatu eSLOG XML (ročno ali s pomočjo programske opreme)
2. Prijavite se v portal UJPeRačun z digitalnim potrdilom ali SI-PASS
3. Naložite datoteko XML v portal
4. Podpišete račun z digitalnim potrdilom prek podpisne komponente v brskalniku
5. Pošljete račun prejemniku

Od leta 2026 nova ECC kriptografija zahteva posodobitev podpisne komponente na različico 1.8.2 (pv.15). Če te posodobitve nimate nameščene, elektronsko podpisovanje ne bo delovalo, kar je pogost vzrok za tehnične težave.

Pogoste napake pri podpisovanju

Digitalni podpis je najpogostejši vzrok za težave pri oddaji e-računov. Tipične napake vključujejo:

• Zastarela podpisna komponenta (rešitev: namestite različico 1.8.2)
• Poteklo digitalno potrdilo (rešitev: podaljšajte potrdilo pri izdajatelju)
• Napačen brskalnik ali nastavitve varnosti (rešitev: uporabite priporočen brskalnik)
• Napačna struktura eSLOG XML datoteke (rešitev: preverite z validatorjem pred oddajo)

Strokovni nasvet: Preden prvič pošljete e-račun prek portala, preverite, ali imate nameščeno zadnjo različico podpisne komponente. To storite na testnem okolju UJP portala, ne z resničnim računom. Zamuda pri prvem računu za javnega naročnika je neprijetna izkušnja, ki se ji je enostavno izogniti.

Praktični postopek pošiljanja e-računov

Zdaj pa poglejmo, kako v praksi pošljete e-račun proračunskemu uporabniku prek portala UJPeRačun.

Registracija in prijava

Dostop do portala UJPeRačun zahteva predhodno registracijo. Postopek je naslednji:

• Oddate vlogo za dostop na portalu UJP (vloga je na voljo na spletni strani UJP)
• Po odobritvi prejmete geslo po e-pošti
• Prijavite se z digitalnim potrdilom ali prek SI-PASS (enotna državna digitalna identiteta)
• Ob prvi prijavi preverite, ali imate nameščeno podpisno komponento

Priprava in oddaja e-računa

Ko ste prijavljeni, sledite tem korakom:

• Izberete možnost za nov e-račun in ročno vnesete vse podatke (ali naložite pripravljeno XML datoteko)
• Preverite, ali je prejemnik (proračunski uporabnik) pravilno vnesen, vključno z GLN identifikatorjem
• Elektronsko podpišete račun z digitalnim potrdilom
• Potrdite in pošljete e-račun

Sledenje statusu in reševanje napak

Po oddaji portal prikazuje status vsakega poslanega e-računa. Statusi so:

Najpogostejši razlog za zavrnitev je napačen format eSLOG XML ali napaka pri digitalnem podpisu. Preden pošljete popravljen račun, vedno preverite sporočilo o napaki in odpravite vzrok.

Priporočilo za s.p.: Vodite preprosto evidenco poslanih e-računov z datumom oddaje, statusom in referenčno številko. To vam bo prišlo prav pri morebitnih reklamacijah ali zamudah pri plačilu.

Primerjava: portal UJPeRačun ali Račun123

Portal UJPeRačun je brezplačen in dostopen vsem, ki imajo digitalno potrdilo. Toda za podjetnike, ki redno poslujejo z javnim sektorjem ali upravljajo večje število računov, ročni vnos na portalu hitro postane zamuden.

Poglejmo, kako se portal primerja z integrirano računovodsko programsko opremo:

Račun123 omogoča upravljanje vseh vrst računov v eni aplikaciji: rednih računov, UJP e-računov, eSLOG XML računov, fiskaliziranih računov in mobilne izdaje. To pomeni, da vam ni treba ločeno skrbeti za portal UJPeRačun in ločeno za davčno blagajno. Vse je na enem mestu.

Za računovodske servise, ki upravljajo e-račune za več strank, je to še posebej pomembno. Portal omejuje število računov na 100 letno, kar za servis, ki ima 10 strank s po 20 računi za javni sektor, pomeni, da meja hitro pade. Programska oprema z vgrajeno PEPPOL integracijo to omejitev odpravi.

Strokovni nasvet: Če upravljate e-račune za javni sektor za več kot eno podjetje ali pošiljate več kot 8 računov mesečno, se investicija v integrirano programsko opremo povrne že v prihranjenem času pri ročnem vnosu. Ena ura manj administrativnega dela mesečno je v enem letu 12 ur, ki jih porabite za dejansko delo.

Moj pogled na UJP portal in prihodnost e-računov

V praksi vidim, da se podjetniki najpogosteje zatikajo pri dveh stvareh: pri tehničnih zahtevah digitalnega podpisovanja in pri razumevanju, kdaj portal zadostuje in kdaj ne.

Moja izkušnja je, da večina s.p., ki prvič pošilja e-račun proračunskemu uporabniku, porabi več časa za namestitev podpisne komponente in razumevanje formata eSLOG XML kot za sam račun. To ni napaka sistema. Je posledica tega, da ločevanje komunikacijskih poti in procesov podpisa zahteva določeno tehnično predznanje, ki ga večina podjetnikov preprosto nima.

Kar sem se naučil skozi čas: odgovornost za tehnično plat (digitalna potrdila, podpisna komponenta, format XML) in odgovornost za vsebinsko plat (pravilni podatki na računu, referenčne številke naročil) morata biti jasno ločeni. Če to prepustite računovodskemu servisu brez ustreznih navodil o tehničnih zahtevah, pride do zamud. Če to rešujete sami brez razumevanja sistema, pride do napak.

Moje priporočilo je preprosto: za občasno pošiljanje manjšega števila e-računov je portal UJPeRačun povsem zadosten. Vzamete si uro časa za namestitev in testiranje, in to je to. Toda takoj, ko postane e-račun za javni sektor del rednega poslovanja, je integrirana rešitev edina smiselna pot. Ne zato, ker je portal slab, temveč ker ročni vnos enostavno ne skalira.

Vidim tudi, da mnogi podjetniki ne vedo, da obstajajo orodja, ki celoten postopek poenostavijo do te mere, da e-račun za javni sektor pošljete enako hitro kot navadni PDF račun zasebnemu podjetju. To je prihodnost, ki je že tukaj.

— Gašper Parte, ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123 za male podjetnike

Račun123: vse za e-račune na enem mestu

Če iščete rešitev, ki vam omogoča izdajanje vseh vrst računov brez ločenih portalov in ročnega vnosa, je Račun123 razvit točno za to.

Z Račun123 pripravite in pošljete UJP e-račune za javni sektor neposredno iz aplikacije, brez ročnega vnosa na portalu UJPeRačun. Aplikacija samodejno generira eSLOG XML, poskrbi za elektronski podpis in pošlje račun prek PEPPOL omrežja. Hkrati v isti aplikaciji izdajate davčno potrjene račune, predračune, ponudbe in upravljate DDV evidence. Izvoz za računovodski servis v formatih Excel, XML, eSLOG, Minimax in drugi je na voljo z enim klikom. Račun123 je primeren za s.p., d.o.o., računovodske servise in vsakogar, ki želi zmanjšati administrativno breme in se osredotočiti na delo. Preizkusite brezplačno na racun123.si/izdajanje-racunov.

Pogosta vprašanja

Kaj je UJP portal za e-račune?

UJP portal za e-račune (UJPeRačun) je spletni vmesnik, ki ga upravlja Uprava RS za javna plačila in omogoča pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom v Sloveniji. Namenjen je manjšim izdajateljem z do 100 e-računi letno.

Kdo mora pošiljati e-račune prek UJP?

Vsi dobavitelji, ki izdajajo račune proračunskim uporabnikom (občine, ministrstva, javni zavodi), morajo te račune pošiljati elektronsko prek UJP. Velja za s.p. in d.o.o. ne glede na velikost podjetja.

Kakšen format mora imeti e-račun za UJP?

E-računi morajo biti v formatu eSLOG XML, ki je slovenski standard za strukturirane elektronske račune. Samo PDF račun ni dovolj za pošiljanje prek UJP sistema; PDF je lahko priloga k pravilno pripravljenemu eSLOG XML e-računu.

Zakaj mi ne uspe elektronsko podpisati e-računa?

Najpogostejši vzrok je zastarela podpisna komponenta. Od leta 2026 je za uspešno podpisovanje potrebna različica 1.8.2 podpisne komponente, ki podpira novo ECC kriptografijo. Preverite tudi veljavnost digitalnega potrdila.

Kdaj je bolje uporabiti programsko opremo namesto portala UJPeRačun?

Takoj, ko pošiljate več kot 100 e-računov letno, upravljate račune za več podjetij ali želite imeti redne in e-račune na enem mestu, je programska oprema z vgrajeno UJP integracijo primernejša rešitev od ročnega vnosa na portalu.

Priporočeno

• E-računi za javni sektor | UJP e-računi • Račun123
• Kako izdati e-račun (UJP vodič za proračunske uporabnike) • Račun123
• Kaj je e-račun in kako deluje: vodič 2026