E-račun: kaj je, kako deluje in kaj se spremeni leta 2028
TL;DR
Dobro zasnovan digitalni račun izboljša izkušnjo kupca predvsem zato, ker je račun hitreje dostopen, lažje razumljiv in ga je mogoče povezati z enostavnim plačilom. Pri poslovanju med podjetji pa strukturiran e-račun prinaša še drugo veliko prednost: podatki so zapisani strojno berljivo, zato jih sistemi lahko uvozijo brez ponovnega prepisovanja. Od 1. januarja 2028 bo izmenjava strukturiranih e-računov med poslovnimi subjekti v Sloveniji obvezna. Račun123 že danes podpira UJP e-račune v formatu eSLOG 2.0, v letu 2027 pa bo pripravljen tudi na celovito strukturirano B2B izmenjavo e-računov. Pri potrošnikih bo še naprej mogoče uporabljati papirni račun, elektronska oblika pa bo temeljila na dogovoru s kupcem.
Račun je pogosto zadnja stična točka med podjetjem in kupcem. Če je pregleden, dostopen takoj in ga je mogoče plačati brez prepisovanja IBAN-a ali sklica, je zaključek nakupa bistveno bolj gladek. Če je račun nejasen, se izgubi v e-pošti ali zahteva več ročnih korakov, pa lahko tudi sicer dobra uporabniška izkušnja hitro postane frustrirajoča.
Pomembno je tudi, da ne mešamo treh različnih pojmov: papirnega računa, digitalnega oziroma elektronskega računa in strukturiranega e-računa. V vsakdanjem govoru se ti izrazi pogosto uporabljajo kot sopomenke, zakonodaja in poslovna avtomatizacija pa med njimi razlikujeta.
Digitalni račun, PDF in e-račun: kaj je razlika?
Za uporabnika je PDF račun povsem uporaben: odpre ga na telefonu, ga shrani in po potrebi posreduje računovodji. Za avtomatizacijo pa ima omejitve, ker podatki niso nujno strukturirani v vnaprej določenih poljih.
Strukturiran e-račun pa vsebuje podatke v obliki, ki jo lahko drug informacijski sistem neposredno prebere. V Sloveniji se uporablja tudi standard e-SLOG 2.0, UJP pa omogoča preverjanje struktur e-računov.
| Vrsta računa | Kaj vidi kupec? | Strojna obdelava |
|---|---|---|
| Papirni račun | Fizični izpis. | Za avtomatizacijo ga je treba digitalizirati oziroma prebrati z OCR. |
| PDF račun | Vizualni dokument na telefonu ali računalniku. | Podatke je lahko treba dodatno izvleči ali strukturirati. |
| Strukturiran e-račun | Po potrebi tudi vizualizacijo računa. | Podatki so že zapisani v strukturiranih poljih in so namenjeni avtomatski izmenjavi. |
Nova ureditev, ki začne veljati 1. januarja 2028, za domače poslovanje med poslovnimi subjekti zahteva strukturirano izmenjavo e-računov. Po uradnih pojasnilih Ministrstva za finance PDF pri tej ureditvi sam po sebi ne šteje kot e-račun.
Kako digitalni račun izboljša izkušnjo kupca?
Pri kupcu se učinek najbolj pozna na štirih mestih: pri dostopu do računa, razumevanju zneska, plačilu in kasnejšem dokazovanju nakupa.
- Takojšnja dostopnost. Kupec račun prejme takoj in ga lahko pozneje ponovno poišče brez papirnatega arhiva.
- Jasna razčlenitev. Pregledne postavke, DDV, popusti in znesek za plačilo zmanjšajo možnost nesporazuma.
- Enostavnejše plačilo. QR-koda ali plačilna povezava odpravita ročno prepisovanje IBAN-a, sklica in zneska.
- Lažje reklamacije in garancije. Digitalni račun je preprosteje poiskati in povezati z naročilom ali opravljeno storitvijo.
To ne pomeni, da vsak e-račun samodejno izboljša zadovoljstvo kupca. Če je sporočilo nepregledno, povezava za plačilo ne deluje ali kupec ne ve, kje račun najde, lahko digitalizacija samo prenese star problem v nov kanal. Ključna je celotna izkušnja od izdaje do plačila.
Kje v prodajnem procesu digitalni račun prinese največ?
1. Pri izdaji računa na terenu
Serviser, obrtnik ali drug izvajalec lahko račun pripravi takoj po opravljenem delu. Če rešitev podpira tudi kartično plačilo in digitalno izročitev računa, kupec celoten postopek zaključi na mestu.
Primer Račun123
En telefon lahko združi izdajo računa, plačilo in digitalni prevzem računa.
Z mobilno POS blagajno Račun123 lahko podjetnik izbere artikel ali storitev, sprejme kartično plačilo s Tap to Pay, račun po potrebi davčno potrdi in stranki prikaže QR-kodo za digitalni prevzem računa.
- Tap to Pay: kartično plačilo neposredno na podprtem telefonu.
- QR-prevzem računa: račun lahko kupec prevzame digitalno brez obveznega tiskanja.
- Davčno potrjevanje: pri ustreznem načinu plačila se račun potrdi pri FURS.
- Manj opreme: pri takem načinu poslovanja ločen terminal in tiskalnik nista nujna za vsak račun.
Manj korakov za podjetnika in manj čakanja za kupca.
2. Pri spletni trgovini
Pri spletni prodaji je najboljša izkušnja tista, pri kateri izdaja računa ne zahteva dodatnega ročnega dela. Naročilo in plačilo lahko sprožita samodejno pripravo računa, kupec pa ga prejme po končanem nakupu.
Pri integracijah s sistemi, kot so Stripe, Shopify ali WooCommerce, je pomembno, da se naročilo, plačilo in račun med seboj pravilno povežejo. S tem se zmanjša možnost, da bi kupec prejel napačen znesek ali da bi podjetje isti račun pripravljalo še enkrat ročno.
3. Pri B2B poslovanju
Pri poslovnih kupcih je glavna prednost strukturiranega e-računa avtomatska obdelava. Prejemnikov sistem lahko podatke prebere brez ročnega prepisovanja, kar je posebej pomembno pri večjem številu dokumentov.
To je tudi razlog, zakaj nova slovenska ureditev od leta 2028 uvaja obvezno strukturirano izmenjavo e-računov med domačimi poslovnimi subjekti.
Kako delujejo e-računi pri javnem sektorju?
Proračunski uporabniki v Sloveniji e-račune obvezno uporabljajo že od leta 2015. Pri poslovanju z njimi se e-računi izmenjujejo prek sistema UJP eRačun oziroma prek povezanih elektronskih poti.
Račun123 že danes omogoča izdajo in pošiljanje UJP e-računov neposredno iz aplikacije. Račun pripravite kot običajno, Račun123 pa pomaga prepoznati proračunskega uporabnika ter pripravi strukturiran eSLOG 2.0 e-račun s PDF vizualizacijo za pošiljanje po ustrezni UJP poti. Tako za izdajanje e-računov javnemu sektorju ne potrebujete ločenega postopka ali dodatnega programa.
Preverite, kako delujejo UJP e-računi v Račun123 →
Pomembno: eDavki niso kanal za izmenjavo e-računov s kupcem. Davčno poročanje in izmenjava e-računov sta ločena procesa. Prav tako e-račun ni isto kot davčno potrjevanje gotovinskega računa.
Kaj se spremeni 1. januarja 2028?
Od 1. januarja 2028 bo za storitve, opravljene v Sloveniji, obvezna izmenjava strukturiranih e-računov med poslovnimi subjekti, vpisanimi v Poslovni register Slovenije, in fizičnimi osebami, ki opravljajo dejavnost.
Po uradnih pojasnilih bo izmenjava potekala prek varnih elektronskih poti, med drugim:
- prek ponudnikov e-poti,
- prek lastnih sistemov za neposredno izmenjavo,
- prek omrežja PEPPOL,
- prek brezplačne rešitve za subjekte z manjšim obsegom poslovanja.
Pri domačem B2B poslovanju pošiljanje samega PDF-ja po e-pošti po novi ureditvi ne bo zadostovalo kot izmenjava e-računa.
Za potrošnike se pravilo razlikuje: papirni računi bodo še naprej dovoljeni, elektronski račun pa bo temeljil na dogovoru s potrošnikom. Kupec bo lahko soglasje za elektronsko obliko tudi preklical.
Ali je elektronski račun pravno veljaven brez podpisa na papirju?
Da. ZDDV-1 omogoča izdajo računa v papirnati ali elektronski obliki. Ključno je, da račun vsebuje zahtevane podatke ter da je zagotovljena ustrezna avtentičnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost v skladu z veljavnimi pravili.
Elektronski podpis ni univerzalni pogoj za veljavnost vsakega elektronskega računa. Tudi UJP pri uporabi portala od leta 2020 ne zahteva podpisovanja e-SLOG dokumentov kot pogoja za pošiljanje e-računa.
Pri potrošniku pa je pomembna še privolitev oziroma dogovor glede elektronskega računa. Zato ni dobro avtomatično predpostaviti, da lahko vsakemu potrošniku papirni račun enostransko nadomestite z elektronskim.
Kako uvesti e-račune v podjetju?
Čas uvedbe je zelo različen. Podjetje, ki uporablja že pripravljeno aplikacijo, lahko začne precej hitro, kompleksna integracija ERP-ja, spletne trgovine in več računovodskih sistemov pa zahteva bistveno več priprave. Zato univerzalni rok enega do štirih tednov ni smiseln za vse primere.
- Ugotovite, komu izdajate račune. Ločite potrošnike, domače poslovne kupce, proračunske uporabnike in tujino.
- Preverite zahtevani format in kanal. Za proračunske uporabnike preverite UJP, za prihodnji B2B režim pa strukturirano e-izmenjavo.
- Izberite program. Rešitev naj zna ustvariti ustrezne strukturirane dokumente in jih poslati po pravilni poti.
- Povežite račun s plačilom. QR-koda ali plačilna povezava lahko bistveno izboljšata uporabniško izkušnjo.
- Preverite računovodski izvoz. Podatki naj se ne prepisujejo ponovno pri računovodskem servisu.
- Testirajte celoten tok. Ne testirajte samo izdaje, ampak tudi prejem, plačilo, popravek in arhiv.
Strokovni nasvet: Ne uvajajte e-računa kot izoliranega projekta. Največ koristi dobite, ko skupaj optimizirate izdajo, dostavo, plačilo in predajo podatkov računovodstvu.
Kako meriti učinek digitalnih računov?
Namesto splošnih obljub o določenem odstotku izboljšanja je bolje meriti dejanske rezultate svojega podjetja pred in po spremembi.
| Kazalnik | Kaj vam pove? |
|---|---|
| DSO | Koliko časa v povprečju mine od izdaje računa do plačila. |
| Delež plačil v roku | Ali kupci po spremembi pogosteje plačujejo pravočasno. |
| Vprašanja in reklamacije | Ali so računi kupcem dovolj jasni in dostopni. |
| Čas obdelave | Koliko časa zaposleni in računovodstvo porabijo za en račun. |
| Ročni popravki | Koliko dokumentov zahteva popravljanje ali ponovno prepisovanje. |
Primerjajte obdobje pred uvedbo in po njej. Tako boste videli dejanski učinek na vaše kupce in poslovanje namesto uporabe splošnih industrijskih odstotkov, ki za posamezno podjetje morda sploh niso relevantni.
Račun123 za e-račune: danes UJP, leta 2027 celovita B2B izmenjava
Račun123 je slovenska aplikacija za izdajanje, prejemanje in obdelavo računov, ki že danes podpira UJP e-račune v strukturiranem formatu eSLOG 2.0. Poleg e-računov omogoča običajne račune, davčno potrjevanje, direktna plačila, prejete račune in računovodske izvoze. V letu 2027 bomo podporo razširili tudi na celovito strukturirano B2B izmenjavo e-računov, ki bo v Sloveniji obvezna od 1. januarja 2028.
Naš cilj je uporabnikom omogočiti celovito poslovanje z e-računi še pred začetkom zakonske obveznosti 1. januarja 2028. Račun123 bo poleg že obstoječih UJP e-računov podpiral tudi strukturirano izmenjavo e-računov med podjetji, tako da bodo uporabniki lahko e-račune pošiljali, prejemali in obdelovali neposredno v Račun123 brez ročnega prepisovanja ali ločenih rešitev.
Če želite podrobneje preveriti trenutno podporo, si oglejte UJP e-račune v Račun123. Več o razlikah med PDF in strukturiranim e-računom pa najdete tudi v vodiču Kaj je e-račun in kako deluje?
Za kupca je posebej pomembno, da se račun ne konča samo pri dokumentu. Z Račun123 lahko podjetje omogoči:
- QR-kodo in UPN za hitro plačilo,
- kartična plačila ter Apple Pay in Google Pay,
- plačilne povezave,
- mobilno POS blagajno s Tap to Pay,
- digitalni prevzem računa prek QR-kode,
- UJP e-račune za proračunske uporabnike,
- integracije s Stripe, Shopify, WooCommerce in API-jem, odvisno od izbranega paketa,
- izvoze za računovodstvo v podprtih formatih, kot so PDF, XML, eSLOG, VOD in Excel.
Za podjetje je korist predvsem v tem, da podatkov ni treba znova vnašati na vsakem koraku. Za kupca pa je proces krajši: prejme račun, ga razume in ga lahko tudi hitro plača.
Z Račun123 lahko izdajo računa povežete s plačilom, mobilno POS blagajno in računovodskim procesom na enem mestu.
Izkušnje iz prakse: uporabnik ne želi e-računa, želi manj kompliciranja
Ko podjetja govorijo o e-računih, pogosto začnejo pri XML-u, standardih in integracijah. Kupec pa o tem ne razmišlja. Njega zanima, ali je račun dobil, ali razume znesek in ali ga lahko enostavno plača.
Zato pri razvoju Račun123 račun obravnavamo kot del celotnega prodajnega procesa. Če lahko podjetnik račun izda na telefonu, kartico sprejme na isti napravi in stranki omogoči digitalni prevzem računa, smo odstranili več korakov hkrati.
Podobno velja pri B2B poslovanju. Strukturiran e-račun je koristen predvsem zato, ker drug sistem podatke razume brez ponovnega tipkanja. Tehnologija je dobra takrat, ko je uporabnik skoraj ne opazi.
Moj nasvet je preprost: ne optimizirajte samo dokumenta. Optimizirajte celotno pot od opravljenega dela ali nakupa do računa, plačila in računovodstva.
Gašper Parte
Ustanovitelj in idejni vodja aplikacije Račun123
Ključne ugotovitve
| Točka | Kaj pomeni? |
|---|---|
| PDF ni strukturiran e-račun | PDF je vizualni elektronski dokument, strukturiran e-račun pa vsebuje strojno berljiva podatkovna polja. |
| B2B od 2028 | Od 1. januarja 2028 bo za domače poslovne subjekte obvezna strukturirana izmenjava e-računov. |
| Potrošniki | Papirni račun ostaja dovoljen; elektronska oblika temelji na dogovoru s potrošnikom. |
| Izkušnja kupca | Največ koristi prinese kombinacija jasnega računa, hitrega dostopa in preprostega plačila. |
| Račun123 | Povezuje izdajo računov, UJP e-račune, plačila, mobilni POS in računovodske izvoze. |
| Račun123 in leto 2027 | Račun123 bo celovito strukturirano B2B izmenjavo e-računov podpiral že v letu 2027, pred začetkom zakonske obveznosti leta 2028. |
Uradni viri
- Ministrstvo za finance in UJP – obvezna izmenjava e-računov od 2028
- Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)
- UJP – preverjanje strukture e-računa e-SLOG 2.0
Članek je splošne informativne narave in ne nadomešča davčnega ali pravnega svetovanja. Pri posebnih primerih preverite aktualna navodila UJP, FURS oziroma se posvetujte z računovodskim ali davčnim strokovnjakom.
Pogosta vprašanja
Kaj je e-račun?
V kontekstu nove obvezne B2B ureditve je e-račun strukturiran elektronski dokument, na primer v obliki XML, ki ga informacijski sistemi lahko neposredno obdelajo. PDF sam po sebi po novi ureditvi ni strukturiran e-račun.
Ali je PDF račun e-račun?
PDF je lahko elektronsko izdan račun v smislu pravil ZDDV-1, vendar po novi ureditvi strukturirane B2B izmenjave od leta 2028 sam PDF ne šteje kot e-račun. Za obvezno B2B izmenjavo bo potreben strukturiran elektronski dokument.
Kdaj bodo e-računi med podjetji obvezni?
Od 1. januarja 2028 bo za domače poslovanje med poslovnimi subjekti in fizičnimi osebami, ki opravljajo dejavnost, obvezna izmenjava strukturiranih e-računov.
Ali mora potrošnik sprejeti elektronski račun?
Ne avtomatično. Pri potrošnikih bodo papirni računi še naprej dovoljeni, elektronsko obliko pa lahko podjetje uporablja na podlagi dogovora s kupcem. Potrošnik lahko soglasje tudi prekliče.
Ali mora biti elektronski račun digitalno podpisan?
Elektronski podpis ni univerzalni pogoj za veljavnost vsakega elektronskega računa. Pomembni so zahtevani podatki, avtentičnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost dokumenta.
Kdaj potrebujem UJP e-račun?
Pri izdajanju e-računa proračunskemu uporabniku je treba uporabiti ustrezno elektronsko pot sistema UJP eRačun oziroma povezano e-pot. Proračunski uporabniki e-račune obvezno uporabljajo že od leta 2015.
Ali je e-račun isto kot davčno potrjen račun?
Ne. E-račun opisuje obliko in način elektronske izmenjave dokumenta. Davčno potrjevanje pa je ločen postopek po ZDavPR in je odvisen predvsem od načina plačila in drugih zakonskih pogojev.
Ali Račun123 podpira e-račune?
Da. Račun123 že danes omogoča pripravo in pošiljanje UJP e-računov v strukturiranem formatu eSLOG 2.0 za poslovanje s proračunskimi uporabniki. V letu 2027 bo Račun123 podpiral tudi celovito strukturirano B2B izmenjavo e-računov med podjetji, še pred začetkom zakonske obveznosti 1. januarja 2028.
Kdaj bo Račun123 podpiral B2B izmenjavo e-računov?
Račun123 bo celovito strukturirano B2B izmenjavo e-računov podpiral že v letu 2027. Cilj je, da bodo uporabniki lahko e-račune med podjetji pošiljali, prejemali in obdelovali neposredno v Račun123 še pred začetkom zakonske obveznosti 1. januarja 2028.
