Birokrat ali Račun123? Primerjava programov za poslovanje 2026

Birokrat ali Račun123? Oba programa slovenskemu podjetniku omogočata digitalno poslovanje, vendar izhajata iz precej različnih konceptov.

Birokrat je dolgoletni slovenski poslovno-informacijski sistem z rešitvami za poslovanje, računovodstvo, trgovino, gostinstvo, zalogo, plače, POS, CRM in druge zahtevnejše procese.

Račun123 je sodobna spletna ter iOS in Android aplikacija, zasnovana predvsem za s.p., mikro in mala podjetja, ki želijo račune, plačila, davčno potrjevanje, e-račune, prejete račune, mobilno POS blagajno in avtomatizacijo upravljati v eni preprosti aplikaciji – tudi neposredno s telefona.

Primerjava je pripravljena avgusta 2026 na podlagi javno objavljenih informacij obeh ponudnikov. Funkcionalnosti, paketi in cene se lahko spreminjajo, zato pred odločitvijo priporočamo preverjanje aktualne ponudbe.

Birokrat in Račun123 na kratko

Birokrat je na slovenskem trgu prisoten več kot 25 let in ponuja širok ekosistem poslovnih programov. Njegove rešitve pokrivajo poslovanje, računovodstvo, maloprodajo, veleprodajo, gostinstvo, hotelirstvo, proizvodnjo, CRM in druge dejavnosti.

Poleg klasičnega programa Birokrat ponuja tudi:

• Birokrat NEXT za mobilno poslovanje na Android napravah,
• Birokrat CRM za upravljanje prodajnih procesov in odnosov s strankami,
• Birokrat POS za maloprodajo in gostinstvo,
• računovodske in ERP module,
• API in povezave s spletnimi trgovinami.

Račun123 je zasnovan drugače. Njegov cilj ni, da bi podjetniku ponudil klasičen računovodski ERP, temveč da čim več vsakodnevnih administrativnih opravil opravi hitreje, preprosteje in na katerikoli napravi.

Birokrat ali Račun123: glavne razlike

1. Klasičen poslovni ERP ali sodobna aplikacija v žepu?

Največja razlika med Birokratom in Račun123 ni v tem, ali znata izdati račun. Oba sistema omogočata precej več.

Razlika je predvsem v filozofiji uporabe.

Birokrat je nastajal kot širok poslovno-informacijski oziroma ERP sistem. Njegova velika prednost je globina funkcionalnosti in možnost, da podjetje v njem vodi računovodstvo, zalogo, trgovino, plače, POS in druge zahtevnejše procese.

Račun123 je bil zasnovan v obdobju, ko podjetnik pričakuje, da lahko večino vsakodnevnega poslovanja opravi kar na telefonu.

Zato ista Račun123 aplikacija deluje na:

• iPhonu,
• iPadu,
• Android telefonu,
• Android tablici,
• računalniku prek spletne aplikacije.

Podatki so ves čas v istem sistemu, zato lahko račun začnete v pisarni in poslovanje nadaljujete na telefonu oziroma obratno.

2. Birokrat NEXT: tudi Birokrat omogoča poslovanje na telefonu

Poštena primerjava mora poudariti, da Birokrat ni omejen samo na računalnik.

Birokrat NEXT je mobilna rešitev za Android telefone in tablice. Omogoča uporabo številnih funkcij programa Birokrat tudi na mobilni napravi in sinhronizacijo podatkov z osnovnim sistemom.

Z NEXT lahko med drugim izdajate račune in dobavnice, preverjate promet ter izvajate druge poslovne operacije.

Glavna razlika je, da je Birokrat NEXT trenutno usmerjen predvsem v Android, medtem ko je Račun123 od začetka zasnovan kot enotna aplikacija za iOS, Android in splet.

3. iPhone in iPad: velika razlika za Apple uporabnike

Če uporabljate iPhone, postane razlika precej očitna.

Račun123 omogoča polno mobilno poslovanje tudi na iOS napravah.

Na iPhonu lahko med drugim:

• izdate račun,
• izdate predračun ali ponudbo,
• izdate davčno potrjen račun,
• uporabite Mobilno POS blagajno,
• sprejmete kartico prek Tap to Pay,
• pregledate izdane in prejete račune,
• fotografirate prejeti račun,
• spremljate odprte in zapadle račune,
• pregledate poslovanje in analitiko.

Za podjetnika, ki večino dneva preživi zunaj pisarne, to pomeni, da računalnik za številna vsakodnevna opravila ni več nujen.

4. Prejeti računi: ročni vnos ali AI?

Oba sistema omogočata delo s prejetimi računi, vendar je pri Račun123 pomembna razlika način vnosa.

Račun123 AI omogoča, da račun:

• fotografirate s telefonom,
• naložite kot sliko,
• naložite PDF,
• uvozite kot e-račun.

Sistem nato samodejno prebere ključne podatke, kot so dobavitelj, datum, znesek in DDV, ter račun pripravi za pregled in nadaljnjo obdelavo.

5. Mobilna POS blagajna in Tap to Pay

Za podjetnike, ki sprejemajo plačila na lokaciji stranke, v salonu, delavnici, na stojnici ali na terenu, je pomembna tudi POS funkcionalnost.

Račun123 Mobilna POS blagajna omogoča, da telefon uporabljate kot prodajno mesto.

Na telefonu lahko:

1. izberete artikel ali storitev,
2. izdate račun,
3. račun davčno potrdite,
4. sprejmete kartično plačilo prek Tap to Pay,
5. stranki pokažete QR kodo za prevzem spletnega računa ali račun natisnete.

Na podprtih napravah tako telefon lahko nadomesti tudi ločen kartični terminal.

6. Plačilo računa neposredno iz računa

Račun123 ni usmerjen samo v izdajo dokumenta, ampak tudi v to, da je račun čim hitreje plačan.

Stranki lahko omogočite plačilo z:

• Visa,
• Mastercard,
• Apple Pay,
• Google Pay,
• QR oziroma UPN plačilom,
• drugimi podprtimi plačilnimi možnostmi.

Račun tako ni samo PDF, temveč lahko postane interaktivna povezava za takojšnje plačilo.

7. Birokrat CRM ali Račun123?

Tu je pomembno poudariti, da programa nista neposredna konkurenta v vseh CRM funkcijah.

Birokrat CRM je namenski CRM sistem in vključuje funkcije, kot so:

• prodajni lijaki in Kanban,
• avtomatizacije,
• upravljanje aktivnosti,
• prilagodljivi procesi,
• e-poštne integracije,
• CRM poročila,
• upravljanje različnih oddelkov in procesov.

Račun123 ni klasičen sales CRM.

Njegov fokus je bolj neposredno poslovanje s stranko:

• evidenca strank,
• ponudbe in računi,
• pregled odprtih obveznosti,
• plačila,
• ponavljajoči računi,
• komunikacija in pošiljanje dokumentov,
• analitika prodaje in prihodkov.

Če potrebujete predvsem prodajni pipeline in kompleksno CRM avtomatizacijo, je Birokrat CRM bolj specializirana rešitev. Če želite čim hitreje od ponudbe priti do izdanega in plačanega računa, je Račun123 bolj neposredno usmerjen v ta proces.

8. E-računi in velika sprememba leta 2028

Od 1. januarja 2028 bo v Sloveniji med domačimi poslovnimi subjekti obvezna elektronska izmenjava računov.

To pomeni, da običajen PDF račun pri domačem B2B poslovanju ne bo več zadostoval. Podjetniki bodo potrebovali sistem, ki omogoča strukturirano elektronsko izmenjavo računov.

Birokrat že dolgo podpira e-poslovanje in eSLOG dokumente.

Račun123 je prav tako že danes postavljen na sodobne standarde e-poslovanja:

• eSLOG 2.0,
• neposredno pošiljanje UJP e-računov,
• podpora PEPPOL,
• izvoz in uvoz strukturiranih XML dokumentov,
• nadaljnji razvoj B2B izmenjave za obvezno poslovanje od leta 2028.

9. Spletne trgovine in avtomatizacija

Oba ponudnika omogočata integracije s spletnimi trgovinami.

Birokrat ima API povezave in integracije z različnimi e-commerce sistemi, med drugim WooCommerce in Shopify.

Račun123 omogoča neposredno povezovanje z:

• WooCommerce,
• Shopify,
• Stripe,
• API povezavami po meri.

Pri spletni prodaji lahko Račun123 avtomatizira izdelavo računov in davčno potrjevanje ter s tem zmanjša ročni administrativni proces.

10. Ponavljajoči računi in avtomatizacija rednih storitev

Če vsak mesec izdajate enake oziroma podobne račune za naročnine, najemnine, vzdrževanje ali druge redne storitve, lahko v Račun123 nastavite ponavljajoče račune.

Sistem račun pripravi oziroma pošlje po nastavljenem urniku, zato podjetniku ni treba vsak mesec ročno ustvarjati istega dokumenta.

To je posebej uporabno za:

• IT podjetja,
• agencije,
• svetovalce,
• vzdrževanje,
• najemnine,
• članarine in naročnine.

11. Izvoz računovodstvu

Račun123 ni namenjen temu, da bi nadomestil profesionalni računovodski program oziroma računovodjo.

Namesto tega je zasnovan tako, da podatke računovodstvu čim lažje preda.

Podprti so različni izvozni formati, med drugim:

• PDF,
• XML,
• eSLOG,
• VOD XML,
• Vasco,
• Minimax,
• Excel,
• CSV.

Podjetnik lahko dokumente računovodstvu pošlje ročno ali proces dodatno avtomatizira.

12. Kje ima Birokrat jasno prednost?

Birokrat je bistveno širši računovodski in ERP sistem.

Če želite sami oziroma znotraj podjetja voditi:

• glavno knjigo,
• dvostavno knjigovodstvo,
• obračun DDV,
• obračun plač,
• honorarje,
• osnovna sredstva,
• zahtevnejše skladišče,
• proizvodnjo,
• napredno maloprodajo,
• hotelirstvo in zahtevno gostinstvo,

ima Birokrat precej širši nabor specializiranih funkcij.

Za podjetja z lastnim računovodskim oddelkom ali zahtevnim ERP procesom je zato Birokrat lahko primernejša rešitev.

13. Kje ima Račun123 jasno prednost?

Za veliko slovenskih s.p.-jev in manjših podjetij polni ERP ni nujno prednost. Pogosto pomeni več nastavitev, več funkcij in več kompleksnosti, kot jo uporabnik dejansko potrebuje.

Račun123 je zasnovan prav za drugačen segment:

• s.p. in normirance,
• freelancerje,
• svetovalce,
• agencije,
• salone in osebne storitve,
• serviserje in monterje,
• terenske izvajalce,
• manjše spletne trgovine,
• mikro in mala podjetja.

Za ta segment so najpomembnejše prednosti predvsem:

• nativna iOS aplikacija,
• nativna Android aplikacija,
• celotna spletna aplikacija,
• moderna in enostavna uporabniška izkušnja,
• Mobilna POS blagajna,
• Tap to Pay,
• Apple Pay in Google Pay,
• QR prevzem spletnega računa,
• AI/OCR za prejete račune,
• UJP in eSLOG 2.0,
• ponavljajoči računi,
• WooCommerce, Shopify in Stripe,
• avtomatizacija,
• izvoz računovodstvu.

14. Birokrat ali Račun123 – kaj izbrati?

Odločitev je predvsem odvisna od tega, kaj dejansko potrebujete.

Birokrat je zelo dobra izbira za podjetja, ki potrebujejo klasičen, širok poslovno-računovodski oziroma ERP sistem in želijo znotraj njega izvajati tudi zahtevne računovodske, skladiščne in kadrovske procese.

Račun123 je boljša izbira za podjetnika, ki želi predvsem hitro, sodobno in mobilno poslovanje brez nepotrebne kompleksnosti.

Za s.p., freelancerja ali manjše podjetje, ki želi račune izdajati na telefonu in računalniku, prejemati kartična plačila, uporabljati mobilno POS blagajno, avtomatizirati ponavljajoče račune, obdelovati prejete račune z AI ter biti pripravljen na e-poslovanje 2028, ima Račun123 zelo močno prednost.

Pogosta vprašanja: Birokrat ali Račun123

Je Račun123 alternativa programu Birokrat?

Da, predvsem za s.p., freelancerje ter mikro in mala podjetja, ki potrebujejo izdajo računov, e-račune, davčno potrjevanje, plačila, prejete račune, mobilno POS blagajno in avtomatizacijo, ne potrebujejo pa polnega računovodskega ERP sistema.

Kaj je glavna razlika med Birokratom in Račun123?

Birokrat je širši ERP in računovodski sistem z naprednimi moduli za računovodstvo, zalogo, plače in druge poslovne procese. Račun123 je mobile-first spletna, iOS in Android aplikacija, osredotočena na hitro vsakodnevno poslovanje manjših podjetij.

Ali Birokrat deluje na telefonu?

Da. Birokrat NEXT je mobilna rešitev za Android telefone in tablice. Birokrat CRM omogoča mobilni dostop prek spletne PWA rešitve.

Ali Račun123 deluje na iPhonu?

Da. Račun123 ima mobilno aplikacijo za iPhone in iPad ter aplikacijo za Android. Poslovanje je hkrati dostopno tudi prek spletne aplikacije na računalniku.

Ali lahko iz telefona izdam davčno potrjen račun?

Da. Z Račun123 lahko na iOS ali Android napravi izdate račun in ga davčno potrdite pri FURS.

Ali lahko s telefonom sprejemam kartice?

Da. Na podprtih napravah Račun123 omogoča Tap to Pay, zato lahko brezstično kartično plačilo sprejmete neposredno na telefonu.

Ali Račun123 podpira prejete račune?

Da. Prejeti račun lahko naložite kot PDF ali sliko oziroma ga fotografirate neposredno s telefonom. Račun123 AI nato prepozna ključne podatke in račun pripravi za pregled ter izvoz računovodstvu.

Ali Račun123 podpira e-račune?

Da. Račun123 podpira eSLOG 2.0 in neposredno pošiljanje UJP e-računov ter je zasnovan za nadaljnji razvoj elektronske B2B izmenjave računov.

Kaj se spremeni z e-računi leta 2028?

Od 1. januarja 2028 bo med domačimi poslovnimi subjekti v Sloveniji obvezna elektronska izmenjava strukturiranih e-računov. Zato je smiselno že prej izbrati sistem, ki podpira sodobne standarde elektronskega poslovanja.

Ali je Birokrat boljši za računovodstvo?

Če želite znotraj programa voditi glavno knjigo, obračun plač, DDV, osnovna sredstva in druge profesionalne računovodske procese, ima Birokrat širše specializirane funkcije.

Kateri program je boljši za s.p.?

Za s.p., ki želi predvsem enostavno izdajanje računov, davčno potrjevanje, e-račune, plačila, mobilno POS blagajno, prejete račune z AI in izvoz računovodstvu, je Račun123 zasnovan posebej za tak način poslovanja.

Kateri program je boljši za poslovanje na telefonu?

Za uporabnika, ki želi celoten vsakodnevni proces izvajanja računov in plačil opravljati na iPhone ali Android telefonu, ima Račun123 zelo močno prednost zaradi enotne iOS, Android in spletne platforme.

Ali je Račun123 CRM?

Račun123 vključuje upravljanje strank, dokumentov, plačil in prodajne analitike, vendar ni klasičen CRM s prodajnimi lijaki in kompleksnimi sales procesi. Za takšne potrebe je Birokrat CRM bolj specializirana rešitev.