Izdajanje računov s telefona: prednosti za s.p. in obrtnike
Račun lahko danes izdate kjerkoli – neposredno s telefona. Mobilno izdajanje računov omogoča hitrejše poslovanje na terenu, manj administracije in bolj urejene evidence.
Namesto zapisovanja podatkov v beležke ali večernega urejanja dokumentov lahko račun pripravite takoj po opravljeni storitvi. Tako zmanjšate možnost pozabljenih postavk, napak pri obračunavanju in zamud pri pošiljanju računov strankam.
Za s.p.-je, obrtnike, serviserje, freelancerje ter prodajo na sejmih in dogodkih je mobilna aplikacija pogosto najpreprostejši način za izdajo računov, davčno potrjevanje, spremljanje plačil in bolj urejeno poslovanje.
Mobilno izdajanje računov pomeni, da podjetnik račun pripravi in izda neposredno prek telefona – takoj po opravljeni storitvi, prodaji izdelka ali zaključku obiska pri stranki.
Namesto da si podatke zapisujete v beležko, jih fotografirate ali si rečete »bom uredil zvečer«, lahko račun izdate takoj. To je posebej uporabno za s.p.-je, obrtnike, serviserje, monterje, freelancerje, prodajalce na sejmih in vse, ki veliko delajo zunaj pisarne.
Z aplikacijo, kot je Račun123, lahko račun pripravite na telefonu, ga pošljete stranki, dodate QR kodo za plačilo in ga po potrebi tudi davčno potrdite prek FURS.
Zakaj izdajati račune s telefona?
Glavni razlog je preprost: račun izdate takrat, ko so informacije še sveže.
Pri delu na terenu se hitro zgodi, da se pozabi dodatna ura dela, material, prevoz ali manjša storitev, ki je bila dogovorjena med obiskom. Ko račun pripravljate šele zvečer ali čez nekaj dni, je več možnosti za napake.
Mobilno izdajanje računov to težavo zmanjša, ker administracijo opravite sproti.
- Račun izdate takoj. Ko je storitev zaključena, pripravite račun in ga pošljete stranki.
- Podatki so na enem mestu. Stranke, postavke, računi in plačila so shranjeni v aplikaciji.
- Manj je pozabljenih postavk. Material, delo in dodatne storitve vnesete takoj.
- Plačilo je hitrejše. Stranka račun prejme takoj, pogosto še preden zapustite lokacijo.
- Evidence so bolj urejene. Ob koncu meseca ni več iskanja računov po telefonu, e-pošti in zapiskih.
Za podjetnika, ki dnevno opravi več obiskov pri strankah, je to velika razlika. Ne gre samo za prihranek nekaj minut, ampak za bolj urejen način dela.
Praktičen nasvet: račun izstavite takoj po zaključku storitve, še preden zapustite lokacijo stranke. Takrat imate pred seboj vse podatke, stranka pa še razume, kaj je bilo opravljeno.
Kako deluje mobilna aplikacija za izdajanje računov?
Mobilna aplikacija za račune ni samo manjša različica spletnega programa. Dobra mobilna aplikacija je prilagojena hitremu delu: nekaj klikov, izbira stranke, izbira postavk, pregled zneska in pošiljanje računa.
Pri Račun123 si aplikacija zapomni stranke, storitve, artikle in cene. Pri ponovnih obiskih zato ni treba vedno znova vnašati istih podatkov.
Tipičen postopek je zelo kratek:
- izberete ali dodate stranko,
- dodate storitev ali artikel,
- preverite znesek, DDV in način plačila,
- izdate račun,
- račun pošljete po e-pošti ali ga natisnete prek mobilnega POS tiskalnika.
Če gre za račun, ki ga je treba davčno potrditi, aplikacija poskrbi tudi za komunikacijo s FURS in na račun doda ustrezne oznake.
Katere funkcije mora imeti dobra mobilna aplikacija za račune?
Pri izbiri aplikacije ni pomembno samo to, da lahko izdate PDF. Pomembno je, da aplikacija pokrije celoten proces izdaje računa.
- Davčno potrjevanje računov. Za gotovinska plačila in plačila, ki se po ZDavPR štejejo kot gotovinska, mora biti račun davčno potrjen.
- Podpora za DDV. Aplikacija mora pravilno podpirati DDV zavezance, nezavezance in različne davčne stopnje.
- QR koda za plačilo. Stranka lahko račun plača hitreje, ker podatkov ne vpisuje ročno.
- Izvoz za računovodstvo. Pomembno je, da lahko podatke enostavno posredujete računovodji.
- UJP e-računi. Če poslujete s proračunskimi uporabniki, mora aplikacija podpirati pošiljanje UJP e-računov.
- Mobilni POS tisk. Za sejme, stojnice in terensko prodajo je koristno, da lahko račun tudi natisnete.
- Spletna in mobilna uporaba. Na terenu uporabljate telefon, v pisarni pa lahko dokumente urejate tudi prek računalnika.
Primerjava: ročno vodenje ali mobilna aplikacija?
| Področje | Ročno vodenje | Mobilna aplikacija |
|---|---|---|
| Izdaja računa | Po opravljenem delu ali kasneje v pisarni | Takoj na telefonu |
| Postavke in storitve | Več možnosti za pozabljene vnose | Vnos sproti, ko so podatki še sveži |
| Davčno potrjevanje | Odvisno od sistema in ročnega postopka | Samodejno prek aplikacije, kadar je potrebno |
| Plačilo | Ročno pošiljanje podatkov za nakazilo | QR koda, povezava za plačilo ali kartično plačilo |
| Računovodstvo | Ročno pošiljanje dokumentov | Izvozi in urejena evidenca |
Razlika je najbolj očitna ob koncu meseca. Pri ročnem delu se takrat pogosto začne iskanje, popravljanje in usklajevanje. Pri mobilni aplikaciji je večina podatkov urejenih sproti.
Katere pravne zahteve mora izpolnjevati račun, izdan s telefona?
Račun, izdan s telefona, ima enako poslovno vrednost kot račun, izdan na računalniku ali natisnjen na papirju, če vsebuje predpisane podatke in je izdan v skladu z veljavno zakonodajo.
Pri računih je treba paziti predvsem na:
- zaporedno številko računa,
- datum izdaje,
- datum opravljene storitve ali dobave, kadar je ta drugačen od datuma izdaje,
- podatke o izdajatelju,
- podatke o prejemniku, kadar so potrebni,
- opis blaga ali storitve,
- količino, ceno in znesek,
- DDV podatke, če je izdajatelj zavezanec za DDV,
- ustrezne klavzule, kadar DDV ni obračunan,
- EOR in ZOI oznaki pri davčno potrjenih računih.
Pomembno: davčno potrjevanje ni vezano na to, ali je račun izdan na telefonu ali računalniku, ampak predvsem na način plačila in vrsto posla. Pri gotovinskem poslovanju oziroma plačilih, ki se po pravilih davčnega potrjevanja štejejo kot gotovinska, mora biti račun davčno potrjen.
Račun123 uporabnika vodi skozi izdajo računa in zmanjša možnost, da bi pozabil na obvezne podatke.
Komu mobilno izdajanje računov najbolj koristi?
Mobilna fakturacija je najbolj uporabna tam, kjer se delo ne dogaja za pisalno mizo.
- Serviserji in monterji: račun izdajo takoj po obisku stranke.
- Obrtniki: postavke za delo, material in prevoz vnesejo sproti.
- Freelancerji in svetovalci: račune pripravijo takoj po sestanku ali zaključeni storitvi.
- Prodajalci na sejmih in tržnicah: telefon lahko deluje kot mobilna blagajna.
- Terenske ekipe: vsak član lahko izdaja račune skladno z nastavitvami podjetja.
- Spletne trgovine: z integracijami se lahko računi ustvarjajo samodejno ob naročilih.
Za podjetja z bolj kompleksnimi procesi je mobilna aplikacija lahko dopolnitev spletne različice. Na telefonu se izdajajo hitri računi, v spletni aplikaciji pa se urejajo zahtevnejši dokumenti, pregledi, izvozi in nastavitve.
Mobilna POS blagajna: telefon, račun in tisk na terenu
Za prodajo na terenu je posebej pomembna tudi možnost mobilne POS blagajne. To pomeni, da lahko podjetnik na telefonu pripravi davčno potrjen račun in ga po potrebi natisne na mobilni POS tiskalnik.
To je uporabno za:
- stojnice,
- sejme,
- tržnice,
- dogodke,
- terenske storitve,
- prodajo izdelkov na lokaciji stranke.
V praksi to pomeni manj opreme, manj papirjev in hitrejše delo. Telefon, aplikacija in majhen tiskalnik so za številne manjše podjetnike dovolj za urejeno terensko poslovanje.
Navodila za uporabo mobilne POS blagajne v Račun123 najdete tukaj: Mobilna POS blagajna – navodila.
Kaj se pogosto spregleda?
Podjetniki pri izbiri programa pogosto gledajo samo na to, ali lahko izdajo račun. V praksi pa je enako pomembno, kaj se zgodi po izdaji računa.
Dobro je preveriti:
- ali aplikacija podpira izvoz za računovodstvo,
- ali zna prikazati odprte in plačane račune,
- ali omogoča pošiljanje opomnikov,
- ali podpira UJP e-račune, če poslujete z javnim sektorjem,
- ali podpira davčno potrjevanje, če poslujete z gotovino ali karticami,
- ali omogoča delo na telefonu in računalniku.
Najslabši scenarij je, da račun sicer hitro izdate, potem pa morate podatke ob koncu meseca še vedno ročno urejati za računovodstvo.
Ključne ugotovitve
| Točka | Pomen za podjetnika |
|---|---|
| Hitrost | Račun lahko izdate takoj po opravljeni storitvi. |
| Manj napak | Postavke vnesete sproti, ko so podatki še sveži. |
| Urejene evidence | Računi, plačila in stranke so shranjeni na enem mestu. |
| Davčno potrjevanje | Pri gotovinskem poslovanju aplikacija pomaga urediti potrjevanje prek FURS. |
| Terensko delo | Telefon lahko nadomesti velik del pisarniške administracije. |
Kaj sem se naučil po letih dela s podjetniki
Veliko podjetnikov se za mobilno izdajanje računov začne zanimati šele takrat, ko se jim prvič zgodi, da pozabijo izdati račun, izgubijo podatke ali ob koncu meseca porabijo preveč časa za urejanje dokumentov.
To je razumljivo.
Dokler je računov malo, se zdi, da gre tudi ročno. Ko pa se število strank poveča, postane ročno delo vedno bolj naporno. Ne zaradi enega računa, ampak zaradi ponavljanja.
Račun.
Postavke.
Plačilo.
Opomnik.
Izvoz za računovodjo.
Vsaka malenkost vzame nekaj minut. Skupaj pa hitro postanejo ure.
Mobilna aplikacija tu ne pomeni samo tehnološke bližnjice. Pomeni bolj miren način dela. Račun izdate takoj, stranka ga prejme takoj, vi pa ne nosite administracije s seboj do večera.
Za podjetnika na terenu je to podobno kot dobro orodje v kovčku. Ni nujno največje. Mora pa biti vedno pri roki.
— Gašper Parte, ustanovitelj aplikacije Račun123
Začnite z mobilnim izdajanjem računov z Račun123
Račun123 je slovenska aplikacija za izdajanje računov, ustvarjena za s.p.-je, obrtnike, freelancerje in manjša podjetja.
Omogoča izdajanje računov prek telefona in računalnika, davčno potrjevanje, QR kodo za plačilo, UJP e-račune, mobilno POS blagajno, izvoz za računovodstvo in pregled nad plačili.
Če račune še vedno pripravljate z zamikom, v Excelu ali šele ob koncu dneva, je mobilno izdajanje računov eden najhitrejših načinov, da si poenostavite poslovanje.
Ustvarite brezplačen račun in preizkusite Račun123.
Pogosta vprašanja
Je račun, izdan s telefona, pravno veljaven?
Da. Račun, izdan s telefona, je veljaven, če vsebuje predpisane podatke in je izdan v skladu z veljavno zakonodajo. Pri gotovinskem poslovanju mora biti račun tudi davčno potrjen.
Ali moram vsak račun davčno potrditi?
Ne nujno. Davčno potrjevanje je vezano predvsem na gotovinsko poslovanje oziroma plačila, ki se po pravilih davčnega potrjevanja štejejo kot gotovinska. Pri plačilih neposredno na TRR davčno potrjevanje praviloma ni potrebno.
Ali lahko račun pošljem stranki po e-pošti?
Da. Račun lahko stranki pošljete v elektronski obliki, na primer kot PDF po e-pošti. Pomembno je, da račun vsebuje vse potrebne podatke.
Ali lahko na terenu natisnem račun?
Da. Račun123 podpira mobilno POS blagajno in tiskanje prek podprtih mobilnih POS tiskalnikov, kar je uporabno za sejme, stojnice, tržnice in terensko prodajo.
Ali je mobilno izdajanje računov primerno za s.p.?
Da. Prav s.p.-ji imajo pogosto največ koristi, ker veliko dela opravijo sami in nimajo časa za dodatno administracijo po koncu delovnega dne.
Ali Račun123 podpira UJP e-račune?
Da. Račun123 omogoča pripravo in pošiljanje UJP e-računov za poslovanje s proračunskimi uporabniki.
