Pošiljanje računa prek telefona: vodič za podjetnike 2026
Pošiljanje računa prek telefona pomeni, da račun pripravite, izdate in pošljete stranki neposredno iz mobilne aplikacije. To je posebej uporabno za s.p.-je, obrtnike, serviserje, terensko delo, stojnice in manjša podjetja.
Račun lahko pošljete kot PDF po e-pošti, kot e-račun proračunskemu uporabniku prek UJP ali skupaj s povezavo oziroma QR kodo za plačilo.
Najpomembneje je, da aplikacija podpira slovenske zahteve: pravilno številčenje, DDV obravnavo, davčno potrjevanje po potrebi, eSLOG 2.0 za UJP e-račune in pregled nad tem, komu je bil račun poslan.
Pošiljanje računa prek telefona je postopek, pri katerem podjetnik račun pripravi, izda in pošlje stranki neposredno iz pametnega telefona.
Namesto da račun najprej pripravite v pisarni, ga prenesete v PDF, pošljete iz računalnika in nato posebej spremljate plačilo, lahko celoten postopek uredite takoj po opravljeni storitvi ali prodaji.
Za s.p.-je, obrtnike, serviserje, freelancerje, terenske ekipe in manjša podjetja je to ena najbolj praktičnih izboljšav pri vsakodnevni administraciji.
Račun lahko pripravite pri stranki, na terenu, na sejmu, v salonu, v pisarni ali doma. Stranka ga prejme takoj, vi pa imate v aplikaciji shranjen dokument, status pošiljanja in podatke za računovodstvo.
Aplikacije, kot je Račun123, omogočajo mobilno izdajo, pošiljanje računov, davčno potrjevanje, UJP e-račune, QR kodo za plačilo in pregled nad plačili v enem sistemu.
Kaj pomeni pošiljanje računa prek telefona?
Pošiljanje računa prek telefona pomeni, da za pripravo in dostavo računa ne potrebujete računalnika, tiskalnika ali pisarniške opreme.
V mobilni aplikaciji izberete stranko, dodate postavke, določite način plačila, zaključite račun in ga pošljete stranki.
Najpogostejši načini pošiljanja so:
- PDF račun po e-pošti,
- e-račun prek UJP za proračunske uporabnike,
- račun s povezavo za plačilo,
- račun s QR kodo za plačilo,
- natisnjen račun prek mobilnega POS tiskalnika,
- račun, ki ga stranka prejme takoj po opravljeni storitvi.
Pri tem je pomembno ločiti med izdajo računa in pošiljanjem računa.
Izdaja pomeni, da račun ustvarite in zaključite. Pošiljanje pa pomeni, da ga dostavite stranki po ustreznem kanalu.
V dobri aplikaciji sta ta dva koraka povezana, vendar še vedno jasno vidna: račun je izdan, poslan, odprt, plačan ali čaka na plačilo.
Zakaj je pošiljanje računa prek telefona uporabno?
Največja prednost ni samo hitrost.
Največja prednost je, da račun uredite takoj, ko je delo opravljeno.
To pomeni manj pozabljenih računov, manj večerne administracije in manj iskanja podatkov za nazaj.
Pošiljanje računov prek telefona je posebej uporabno v primerih, ko podjetnik ne dela ves čas za pisalno mizo.
- Serviser opravi popravilo pri stranki in račun pošlje takoj po zaključku dela.
- Obrtnik izda račun na terenu in stranki doda QR kodo za plačilo.
- Freelancer po sestanku pripravi račun in ga pošlje še isti dan.
- Prodajalec na sejmu izda račun na telefonu in ga po potrebi natisne.
- Salon po opravljeni storitvi izda račun in ga pošlje stranki po e-pošti.
Če račun pošljete takoj, je tudi večja verjetnost, da bo plačan pravočasno.
Stranka ima dokument, podatke za plačilo in jasen rok plačila takoj pred sabo.
Kateri načini pošiljanja računa obstajajo?
Ni vsak račun enak in tudi vsak prejemnik ne potrebuje iste oblike računa.
Zato je pri mobilni aplikaciji pomembno, da podpira več načinov pošiljanja.
| Način pošiljanja | Primeren za | Kaj mora podjetnik vedeti |
|---|---|---|
| PDF po e-pošti | Fizične osebe, podjetja, redne stranke | Najpogostejši način pošiljanja navadnih računov. |
| UJP e-račun | Proračunski uporabniki | PDF ni dovolj. Potreben je e-račun v ustreznem formatu. |
| Račun s QR kodo | Stranke, ki plačajo prek bančne aplikacije | QR koda mora vsebovati pravilne plačilne podatke. |
| Povezava za plačilo | Spletna plačila, hitra plačila, oddaljene stranke | Stranka lahko račun plača neposredno prek povezave. |
| Mobilni tisk | Terensko delo, stojnice, dogodki | Uporaben, ko stranka želi fizičen izpis računa. |
Za večino podjetnikov je dovolj kombinacija PDF po e-pošti, QR koda za plačilo in po potrebi UJP e-računi.
Če poslujete na terenu, pa je zelo uporabna tudi mobilna POS blagajna z možnostjo tiskanja računa prek Bluetooth POS tiskalnika.
Kaj je pomembno pri pošiljanju računa s telefona?
Telefon je samo naprava. Ključno je, da je aplikacija pravilno prilagojena slovenskemu poslovnemu okolju.
Pred uporabo preverite, ali aplikacija podpira:
- slovenske podatke podjetja,
- zaporedno številčenje računov,
- DDV in račune brez DDV,
- davčno potrjevanje računov pri FURS, kadar je potrebno,
- UJP e-račune za proračunske uporabnike,
- eSLOG 2.0 oziroma ustrezen format za e-račune,
- QR kodo za plačilo,
- pregled nad poslanimi in plačanimi računi,
- izvoz podatkov za računovodstvo.
Največ težav nastane takrat, ko podjetnik uporablja orodje, ki sicer zna ustvariti lep PDF, ne podpira pa slovenskih zahtev.
Tak račun je lahko videti pravilen, vendar v ozadju manjkajo pomembni podatki, pravilno številčenje, davčno potrjevanje ali ustrezen format za e-račun.
Praktičen nasvet: pri izbiri aplikacije ne glejte samo tega, kako hitro lahko ustvarite PDF. Preverite tudi, kaj se zgodi po izdaji: ali se račun shrani, ali se lahko pošlje stranki, ali ima status, ali ga lahko izvozite računovodji in ali podpira slovenske posebnosti.
Ali mora biti račun, poslan s telefona, davčno potrjen?
Ne vedno.
Davčno potrjevanje ni odvisno od tega, ali račun pošljete s telefona, računalnika ali iz blagajne.
Odvisno je predvsem od načina plačila.
Račun je praviloma treba davčno potrditi, kadar gre za gotovinsko poslovanje oziroma plačila, ki se po pravilih davčnega potrjevanja obravnavajo kot gotovinska.
To običajno vključuje:
- plačilo z gotovino,
- plačilo s plačilno ali kreditno kartico,
- mobilna plačila,
- plačila s čekom,
- druge podobne načine plačila, ki niso neposredno nakazilo na TRR.
Če stranka račun plača izključno z neposrednim nakazilom na transakcijski račun, davčno potrjevanje praviloma ni potrebno.
Račun mora biti vseeno pravilno izdan, številčen, shranjen in posredovan stranki.
Več o tem si lahko preberete v članku Ali moram davčno potrditi račun? Kartice, gotovina in spletna plačila.
Kaj pa UJP e-računi in eSLOG 2.0?
Če račun pošiljate proračunskemu uporabniku, navaden PDF po e-pošti praviloma ni dovolj.
V tem primeru je treba poslati e-račun prek sistema UJP eRačuni v ustreznem formatu.
V praksi to pomeni, da mora aplikacija podpirati pripravo in pošiljanje e-računa v obliki, ki jo proračunski uporabnik lahko prejme in obdela.
Račun123 podpira pošiljanje UJP e-računov, zato lahko podjetnik račun pripravi v aplikaciji in ga pošlje proračunskemu uporabniku brez ročnega nalaganja datotek v ločene sisteme.
To je pomembno predvsem za podjetnike, ki poslujejo z:
- občinami,
- šolami,
- vrtci,
- zdravstvenimi domovi,
- ministrstvi,
- javnimi zavodi,
- drugimi proračunskimi uporabniki.
Več o tem si lahko preberete v vodiču: e-računi za UJP in proračunske uporabnike.
Ukinitev mBills in kaj to pomeni za e-račune
S 15. junijem 2026 se ukinja storitev pošiljanja e-računov prejemnikom v mobilno aplikacijo mBills.
To je pomembno predvsem za podjetja in organizacije, ki so e-račune prejemnikom pošiljale prek tega kanala.
Če ste e-račune pošiljali v mBills, preverite, kateri nadomestni kanal boste uporabljali po ukinitvi storitve.
Za podjetnike je to dober opomnik, da se ni pametno zanašati samo na en kanal za pošiljanje računov. Pomembno je, da imate urejen osnovni proces:
- komu pošiljate račun,
- v kakšni obliki ga prejemnik potrebuje,
- ali gre za PDF, UJP e-račun ali drug kanal,
- kako spremljate status pošiljanja,
- kako spremljate plačilo.
Praktičen nasvet: če ste v preteklosti uporabljali mBills za e-račune, preverite svoje obstoječe nastavitve in obvestite stranke o novem načinu prejemanja računov.
Kako poslati račun prek telefona v praksi?
Postopek je preprost, če imate pravilno nastavljeno aplikacijo.
- Odprite mobilno aplikacijo. V Račun123 izberete možnost za nov račun.
- Izberite ali dodajte stranko. Stranko lahko izberete iz imenika ali jo dodate sproti.
- Dodajte postavke. Vnesete storitev ali izdelek, količino, ceno in DDV obravnavo.
- Preverite način plačila. Od načina plačila je lahko odvisno, ali je potrebno davčno potrjevanje.
- Zaključite račun. Aplikacija pripravi račun in ga po potrebi davčno potrdi.
- Pošljite račun stranki. Izberete e-pošto, UJP e-račun ali drug razpoložljiv način.
- Spremljajte status. Preverite, ali je račun poslan, plačan ali še čaka na plačilo.
Praktičen nasvet: pri prvem računu naredite testno pošiljanje na svoj e-poštni naslov. Tako preverite, kako račun izgleda, katere podatke vsebuje in ali je sporočilo za stranko jasno.
Primer iz prakse: serviser na terenu
Servis klimatske naprave pri stranki
Serviser opravi servis klimatske naprave pri stranki na domu. Po zaključku dela odpre aplikacijo na telefonu in pripravi račun za opravljeno storitev, material in potne stroške.
- Stranko izbere iz imenika. Če je nova, jo doda sproti.
- Doda postavke. Servis, material in prevoz so zapisani kot ločene postavke.
- Izbere način plačila. Stranka plača s kartico ali prek QR kode.
- Račun se po potrebi davčno potrdi. Aplikacija pridobi EOR in shrani podatke.
- Stranka prejme račun. Račun dobi po e-pošti ali kot izpis prek mobilnega POS tiskalnika.
Rezultat: račun je izdan takoj na terenu, stranka ima dokument, podjetnik pa nima dodatnega dela zvečer v pisarni.
Najpogostejše napake pri pošiljanju računov s telefona
Mobilno pošiljanje računov je enostavno, vendar se pri prvih uporabah pogosto ponavljajo iste napake.
| Napaka | Zakaj nastane | Kako jo preprečiti |
|---|---|---|
| Napačen e-poštni naslov | Stranka računa ne prejme | Pred pošiljanjem preverite naslov. |
| Napačen način plačila | Račun se lahko napačno davčno obravnava | Ločite TRR, gotovino, kartice in spletna plačila. |
| PDF za proračunskega uporabnika | PDF ni ustrezen UJP e-račun | Za proračunske uporabnike uporabite UJP e-račun. |
| Manjkajoči podatki podjetja | Račun ni pravilno pripravljen | Pred prvo izdajo uredite nastavitve podjetja. |
| Ni pregleda nad statusom | Podjetnik ne ve, ali je račun poslan ali plačan | Uporabljajte aplikacijo s statusi računov. |
Praktičen nasvet: po pošiljanju ne glejte samo, ali je bil račun ustvarjen. Preverite tudi, ali je bil dejansko poslan in ali ima po potrebi status davčne potrditve.
Varnost pri pošiljanju računov prek telefona
Telefon je danes pogosto glavna poslovna naprava podjetnika. Zato je varnost pomembna.
Računi vsebujejo podatke o strankah, zneskih, plačilih, davčnih številkah in poslovanju. Če telefon ni zaščiten, lahko izguba naprave ali zloraba dostopa povzroči resne težave.
Osnovni varnostni ukrepi so:
- uporabljajte zaklep telefona,
- vklopite biometrično prijavo, če je na voljo,
- uporabljajte močno geslo,
- ne delite dostopov z drugimi osebami,
- redno posodabljajte aplikacijo,
- pazite na lažna SMS in e-poštna sporočila,
- ne vnašajte gesel prek povezav, ki jih niste pričakovali.
Posebej previdni bodite pri sporočilih, ki vas pozivajo k nujnemu plačilu, vpisu gesla ali potrditvi bančnih podatkov.
Ključno pravilo varnosti: banka, FURS ali ponudnik aplikacije od vas ne bo zahteval gesla, PIN kode ali varnostne kode prek telefonskega klica ali SMS sporočila.
Kako Račun123 pomaga pri pošiljanju računov s telefona?
Račun123 je slovenska aplikacija za izdajanje in pošiljanje računov, prilagojena s.p.-jem, obrtnikom, freelancerjem in manjšim podjetjem.
Z Račun123 lahko:
- izdate račun na telefonu ali računalniku,
- pošljete račun stranki po e-pošti,
- pošljete UJP e-račun proračunskemu uporabniku,
- dodate QR kodo za plačilo,
- uporabite mobilno POS blagajno,
- davčno potrdite račun, kadar je to potrebno,
- spremljate status računa,
- izvozite podatke za računovodstvo,
- uporabljate aplikacijo na iOS, Android in spletu.
Največja prednost je, da podjetnik ne potrebuje več ločenih orodij za pripravo računa, pošiljanje PDF-ja, davčno potrjevanje, UJP e-račune in pregled plačil.
Vse je urejeno v enem sistemu.
Ključne ugotovitve
Pošiljanje računov prek telefona je eden najpreprostejših načinov, da podjetnik zmanjša administracijo in račun uredi takoj po opravljeni storitvi.
| Točka | Podrobnosti |
|---|---|
| Telefon je dovolj | Račun lahko pripravite, izdate in pošljete neposredno iz mobilne aplikacije. |
| PDF ni vedno dovolj | Za proračunske uporabnike je potreben UJP e-račun. |
| Davčno potrjevanje je odvisno od plačila | Gotovina, kartice in podobna plačila praviloma zahtevajo davčno potrjevanje. |
| Status pošiljanja je pomemben | Dobro je vedeti, komu je bil račun poslan in ali je plačan. |
| Varnost ni podrobnost | Telefon naj bo zaščiten, aplikacija pa redno posodobljena. |
| Račun123 poveže celoten postopek | Izdaja, pošiljanje, UJP, davčno potrjevanje, QR plačila in izvoz za računovodstvo so v eni aplikaciji. |
Moj pogled na pošiljanje računov prek telefona
Gašper Parte, ustanovitelj aplikacije Račun123
Pri podjetnikih opažam zanimiv vzorec.
Veliko jih misli, da je največja prednost mobilne aplikacije to, da lahko račun izdajo hitreje.
Hitrost je pomembna.
A po mojem mnenju ni glavna stvar.
Glavna stvar je, da račun ne ostane v glavi.
Ne ostane na listku.
Ne ostane kot opomba v telefonu.
Ne ostane za zvečer, ko je podjetnik že utrujen.
Ko je storitev opravljena, je račun izdan. Ko je račun izdan, je poslan. Ko je poslan, ima status. In ko ima status, podjetnik ve, kaj se z njim dogaja.
To je razlika med “bom uredil kasneje” in urejenim poslovanjem.
Pri razvoju Račun123 smo zato veliko razmišljali o tem, da mobilno izdajanje računov ne sme biti samo pomanjšana verzija spletne aplikacije.
Na telefonu mora biti postopek enostaven.
Stranka.
Postavke.
Način plačila.
Pošlji.
To je to.
Moj nasvet je preprost: če račun lahko izdate takoj, ga ne odlašajte na kasneje. Pri računih “kasneje” pogosto pomeni več dela, več pozabljenih podrobnosti in več možnosti za napako.
— Gašper Parte, ustanovitelj aplikacije Račun123
Račun123 za mobilno izdajo in pošiljanje računov
Račun123 je slovenska aplikacija za podjetnike, ki želijo račune izdajati in pošiljati hitro, pravilno in brez nepotrebne administracije.
Deluje na telefonu in računalniku, zato lahko račun pripravite v pisarni, na terenu, pri stranki ali na dogodku.
Račun123 omogoča:
- izdajanje računov na telefonu,
- pošiljanje računov po e-pošti,
- UJP e-račune za proračunske uporabnike,
- davčno potrjevanje računov,
- mobilno POS blagajno,
- QR kodo za plačilo,
- pregled nad plačili,
- izvoz za računovodstvo,
- uporabo na iOS, Android in spletu.
Če želite račun izdati in poslati takoj po opravljeni storitvi, je Račun123 praktična rešitev za s.p.-je, obrtnike in manjša podjetja.
Ustvarite brezplačen račun in preizkusite Račun123.
Pogosta vprašanja
Kaj je pošiljanje računa prek telefona?
Pošiljanje računa prek telefona pomeni, da podjetnik z mobilno aplikacijo pripravi, izda in pošlje račun stranki neposredno iz pametnega telefona.
Ali je račun, poslan s telefona, veljaven?
Da, če vsebuje pravilne podatke, je pravilno številčen in izdan v skladu z zakonodajo. Če način plačila zahteva davčno potrjevanje, mora biti račun tudi davčno potrjen pri FURS.
Ali moram račun, poslan s telefona, davčno potrditi?
Ne vedno. Davčno potrjevanje je odvisno predvsem od načina plačila. Gotovina, kartice in podobna plačila praviloma zahtevajo davčno potrjevanje, neposredno nakazilo na TRR pa praviloma ne.
Ali lahko pošljem UJP e-račun s telefona?
Da, če aplikacija podpira UJP e-račune. V Račun123 lahko podjetnik pripravi račun in ga pošlje proračunskemu uporabniku prek UJP eRačuni.
Ali je PDF račun dovolj za proračunskega uporabnika?
Ne. Za proračunske uporabnike je praviloma potreben e-račun prek UJP, navaden PDF po e-pošti ni dovolj.
Ali lahko stranka plača račun prek QR kode?
Da. Če račun vsebuje pravilno pripravljeno QR kodo za plačilo, jo lahko stranka skenira v bančni aplikaciji in hitreje izvede plačilo.
Kaj se zgodi, če stranka ne prejme računa?
Najprej preverite e-poštni naslov in status pošiljanja v aplikaciji. Če je naslov napačen, račun ponovno pošljite na pravilen naslov.
Ali je mobilna aplikacija dovolj za terensko delo?
Da. Za veliko podjetnikov je mobilna aplikacija dovolj za izdajo, pošiljanje in davčno potrjevanje računov. Če stranka želi fizičen izpis, pa je uporaben tudi mobilni POS tiskalnik.
