Račun na terenu: Kako izdati račun na terenu (2026)

Na kratko:

• Račun na terenu izdate neposredno pri stranki, takoj ko sta storitev oziroma dobava opravljena in je plačilo prejeto. Če gre za gotovinsko, kartično ali drugo plačilo, ki se po ZDavPR šteje za gotovinsko poslovanje, mora biti račun praviloma davčno potrjen pri FURS. Mobilna aplikacija, kot je Račun123, ta postopek izvede samodejno in omogoča izdajo računa v nekaj sekundah.

Račun na terenu pomeni, da račun izdate neposredno na lokaciji stranke: po servisu, montaži, obisku, dostavi, prodaji na sejmu ali opravljeni storitvi. Namesto da podatke zapišete na papir in račun pripravite šele zvečer v pisarni, ga lahko izdate takoj prek telefona ali tablice.

Za podjetnike, obrtnike in serviserje je to pomembno iz dveh razlogov. Prvič, stranka račun prejme takoj. Drugič, če je račun plačan z gotovino, kartico ali podobnim načinom plačila, ga mora program praviloma davčno potrditi pri FURS in na računu prikazati ustrezne oznake, kot sta ZOI in EOR.

Sodobne mobilne aplikacije, kot je Račun123, so ta postopek poenostavile do te mere, da lahko električar, vodovodar, serviser, monter ali ponudnik storitev račun izda takoj po opravljenem delu, še preden zapusti lokacijo stranke.

Kako pravilno izdati račun na terenu

Izdaja računa na terenu ni samo stvar organizacije, ampak tudi pravilnega poslovanja. Pri gotovinskem poslovanju mora biti račun izdan najkasneje takrat, ko sta izpolnjena oba pogoja: dobava blaga oziroma storitev je opravljena in plačilo z gotovino je prejeto.

V praksi to pomeni: če serviser opravi storitev pri stranki in mu stranka takoj plača z gotovino ali kartico, računa ne sme “urediti kasneje”, ampak ga mora izdati na terenu. Če se račun plača z neposrednim nakazilom na TRR, davčno potrjevanje praviloma ni potrebno, račun pa mora biti še vedno pravilno izdan, številčen in shranjen.

Za gotovinska in kartična plačila aplikacija ob izdaji računa pošlje podatke FURS-u. FURS ob uspešni potrditvi vrne EOR, aplikacija pa na računu prikaže tudi ZOI. To je dokaz, da je bil račun prijavljen davčnemu organu.

Obvezni elementi računa na terenu

Vsak račun, ki ga izdate na terenu, mora vsebovati pravilne podatke. Nabor podatkov je odvisen tudi od tega, ali ste zavezanec za DDV, ali poslujete z drugo pravno osebo ali s fizično osebo, vendar v praksi bodite pozorni predvsem na:

• zaporedno številko računa, ki sledi pravilom številčenja,
• datum izdaje računa in po potrebi datum opravljene storitve,
• podatke o izdajatelju: naziv, naslov, davčna številka oziroma ID za DDV,
• podatke o kupcu, kadar so potrebni oziroma znani, posebej pri poslovanju s podjetji,
• opis storitve ali blaga, količino, mersko enoto in ceno,
• DDV obravnavo: stopnjo DDV in znesek DDV, če ste zavezanec za DDV, oziroma ustrezno klavzulo, če DDV ne obračunate,
• skupni znesek za plačilo,
• način plačila,
• ZOI in EOR pri računih, za katere velja davčno potrjevanje.

Strokovni nasvet: Če niste zavezanec za DDV, na računu ne prikazujete DDV. Vseeno pa mora biti račun pravilno izdan, številčen, vsebovati mora ustrezno DDV klavzulo in biti shranjen v evidenci.

Kdaj izdate eRačun in kdaj klasičen račun

Za večino terenskih storitev se izda običajen račun, ki ga lahko stranka prejme po e-pošti, kot PDF ali natisnjenega prek mobilnega tiskalnika. Če je račun plačan z gotovino ali kartico, mora biti praviloma davčno potrjen.

Drugače je pri poslovanju z javnim sektorjem. Če račun izdajate proračunskemu uporabniku, se uporablja eRačun prek sistema UJP. Pri poslovanju med podjetji je eRačun lahko uporaben in priporočljiv, ni pa za vsako B2B terensko storitev sam po sebi obvezen.

Mobilna POS blagajna Račun123: najhitrejši način za račun na terenu

Če račune pogosto izdajate pri stranki, na sejmu, stojnici, v salonu ali med servisom, je najbolj praktična rešitev mobilna POS blagajna Račun123. Namesto prenosnega računalnika, papirnatih zapiskov in naknadnega urejanja v pisarni lahko račun pripravite, davčno potrdite, pošljete ali natisnete neposredno na telefonu.

Z mobilno POS blagajno lahko:

• izberete izdelke ali storitve iz vnaprej pripravljenega kataloga,
• račun izdate v nekaj sekundah z le nekaj dotiki,
• sprejmete gotovinsko plačilo, kartično plačilo ali plačilo na TRR,
• račun davčno potrdite pri FURS, kadar je to potrebno,
• račun natisnete na Bluetooth POS tiskalnik ali ga pošljete po e-pošti,
• vse račune in plačila spremljate na enem mestu.

Takšna rešitev je posebej uporabna za serviserje, monterje, obrtnike, kozmetične in frizerske salone, trenerje, svetovalce, fotografe, stojnice, sejme in vse, ki potrebujejo hitro izdajo računa zunaj pisarne.

Kako poteka v praksi?

1. V aplikaciji odprete mobilno blagajno.
2. Izberete artikel ali storitev.
3. Izberete način plačila: gotovina, kartica ali TRR.
4. Račun se po potrebi davčno potrdi.
5. Stranki račun pošljete po e-pošti ali ga natisnete.

Poglejte navodila: Kako izdati prvi račun z mobilno POS blagajno

Pomembno: Račun123 ni klasična gostinska POS blagajna za lokale, mize in naročila v kuhinji. Namenjena je predvsem podjetnikom, obrtnikom, terenskim izvajalcem, salonom, stojnicam in manjšim podjetjem, ki želijo hitro izdajo računov ter preprosto sprejemanje plačil.

Kako nastaviti mobilno aplikacijo za izdajanje računov

Mobilna aplikacija za izdajanje računov vam največ časa prihrani takrat, ko jo pravilno nastavite že pred prvim odhodom na teren. Tako na lokaciji ne iščete podatkov, ne popravljate nastavitev in ne tvegate napačnega načina plačila.

1. Namestite aplikacijo. Račun123 je na voljo za iOS in Android, uporabljate pa ga lahko tudi v brskalniku.
2. Vnesite podatke podjetja. Dodajte naziv, naslov, davčno številko, ID za DDV, logotip in bančni račun.
3. Pripravite katalog storitev in artiklov. Vnesite najpogostejše storitve, na primer servis, montaža, ura dela, kilometrina ali material.
4. Uredite davčno potrjevanje. Za gotovinsko poslovanje potrebujete namensko digitalno potrdilo, poslovni prostor, elektronsko napravo in operaterja oziroma osebo, ki izdaja račun.
5. Nastavite načine plačila. Ločite gotovino, kartico, nakazilo na TRR in druge načine plačila, saj je od tega pogosto odvisno davčno potrjevanje.
6. Izdajte testni račun. Pred prvo uporabo preverite, ali so podatki, številčenje, DDV obravnava in prikaz računa pravilni.

Mobilno izdajanje računov zmanjša ročno delo, ker so stranke, postavke, cene, davčne nastavitve in računi shranjeni na enem mestu. Namesto da zvečer prepisujete zapiske s terena, imate račune že izdane, shranjene in pripravljene za računovodstvo.

Strokovni nasvet: Pred odhodom na teren preverite, ali je aplikacija posodobljena, ali je digitalno potrdilo pravilno naloženo in ali imate internetno povezavo. Pri slabi povezavi mora aplikacija jasno pokazati, kateri računi še čakajo na potrditev.

Korak za korakom: postopek izdaje računa na terenu

Pravilen postopek izdaje računa na terenu je enostaven, če imate podatke pripravljene vnaprej. Ključno je, da pred izdajo preverite stranko, postavke, DDV obravnavo in način plačila.

Korak 1: Odprite aplikacijo in ustvarite nov račun

Po opravljenem delu odprite aplikacijo in izberite možnost za nov račun. Program mora samodejno dodeliti naslednjo zaporedno številko računa glede na nastavljena pravila številčenja.

Korak 2: Dodajte stranko

Izberite obstoječo stranko ali dodajte novo. Pri podjetjih vnesite naziv, naslov in davčno številko oziroma ID za DDV, kadar je to potrebno. Pri fizičnih osebah praviloma zadostujejo podatki, ki so potrebni za pravilno izdajo računa in identifikacijo kupca.

Korak 3: Dodajte storitve ali artikle

Izberite storitve iz kataloga ali jih dodajte ročno. Vsaka postavka naj ima jasen opis, količino, ceno in pravilno DDV obravnavo. Dober opis je koristen tudi kasneje, če pride do vprašanja stranke, reklamacije ali usklajevanja z računovodstvom.

Korak 4: Izberite način plačila

Izberite, ali bo račun plačan z gotovino, kartico, nakazilom na TRR ali kako drugače. Pri gotovini in kartici aplikacija praviloma sproži davčno potrjevanje. Pri neposrednem nakazilu na TRR davčno potrjevanje praviloma ni potrebno.

Korak 5: Izdajte in pošljite račun

Ko so podatki pravilni, račun izdate. Stranki ga lahko pošljete po e-pošti, prikažete na telefonu ali natisnete prek prenosnega POS tiskalnika. Pri davčno potrjenem računu preverite, da so na računu prikazani podatki o potrditvi.

Korak 6: Preverite status računa

Po izdaji preverite, ali je račun uspešno izdan, shranjen in po potrebi davčno potrjen. Dober program mora jasno pokazati, ali je račun potrjen, nepotrjen ali čaka na naknadno pošiljanje FURS-u.

Strokovni nasvet: Napačno izdanega računa ne popravljajte z brisanjem ali ročnim spreminjanjem številke. Če je račun že izdan, se napaka praviloma popravi z ustreznim dobropisom oziroma dokumentom, ki se sklicuje na prvotni račun, nato pa se izda nov pravilen račun.

Najpogostejše napake pri izdaji računov na terenu

Največ napak pri računih na terenu ne nastane zaradi same aplikacije, ampak zaradi napačnih nastavitev ali prehitre izdaje brez preverjanja podatkov.

• Napačen način plačila: račun je označen kot plačan na TRR, čeprav je stranka plačala z gotovino ali kartico.
• Manjkajoči podatki: pri B2B stranki manjkajo podatki podjetja ali davčna številka.
• Napačna DDV obravnava: zavezanec za DDV izbere napačno stopnjo ali nezavezanec ne doda ustrezne klavzule.
• Ročno popravljanje številk: zaporedje računov ni skladno z internim aktom oziroma nastavitvami programa.
• Neurejeno davčno potrjevanje: manjka namensko digitalno potrdilo, poslovni prostor, elektronska naprava ali operater.
• Nejasen status računa: uporabnik ne preveri, ali je račun uspešno potrjen ali še čaka na pošiljanje.

Kaj storiti pri pogostih izzivih na terenu

Terensko delo prinaša situacije, ki jih v pisarni pogosto ni. Zato je dobro že vnaprej vedeti, kako ravnati.

Ni internetne povezave. Če je povezava s FURS prekinjena, se lahko račun izda brez EOR, če program to pravilno podpira. Tak račun mora biti pozneje naknadno poslan FURS-u v predpisanem roku. Pomembno je, da aplikacija jasno označi, kateri računi še niso prejeli EOR.

Stranka zahteva eRačun. Če gre za proračunskega uporabnika, račun izdate prek sistema UJP. Pri podjetjih se lahko dogovorite za eRačun ali klasičen PDF račun, odvisno od zahtev kupca in vašega procesa.

Stranka ne želi računa. Račun morate izdati ne glede na to, ali ga stranka želi prevzeti. Lahko ga pošljete po e-pošti ali ga natisnete, če uporabljate prenosni tiskalnik.

Napaka na že izdanem računu. Izdanega računa ne popravljajte z neposrednim spreminjanjem dokumenta. Uporabite pravilen popravek, na primer dobropis, in nato izdate nov pravilen račun.

Stranka plača delno. Račun izdate za opravljeno storitev oziroma dogovorjen znesek, v programu pa posebej evidentirate delno plačilo in odprti znesek. Če je del plačan z gotovino, preverite, ali se mora račun davčno potrditi.

Centralizacija dokumentacije z mobilno aplikacijo zmanjša možnost napak. Vsi računi, stranke, plačila in statusi so na enem mestu, računovodstvo pa dobi bolj urejene podatke brez dodatnega prepisovanja.

Ključne ugotovitve

Račun na terenu je najlažje izdati pravilno, če imate aplikacijo nastavljeno še pred prvim obiskom stranke. Največ pozornosti namenite načinu plačila, davčnemu potrjevanju, DDV obravnavi in statusu računa.

Moje izkušnje z mobilnimi računi na terenu

Že leta delam z obrtniki, serviserji in samostojnimi podjetniki, ki so prešli z ročnih računov na mobilno izdajanje. Pri večini se ponovi isti vzorec: pred prvo uporabo jih skrbi, da bo aplikacija vzela preveč časa, po nekaj izdanih računih pa ugotovijo, da je postopek hitrejši kot pisanje računa na papir.

Največja razlika ni samo v hitrosti. Ko stranka račun prejme takoj po opravljeni storitvi, je vtis bolj profesionalen. Podjetnik ne deluje več kot nekdo, ki bo “račun poslal enkrat kasneje”, ampak kot urejen izvajalec, ki ima poslovanje pod nadzorom.

Druga pomembna prednost je denarni tok. Račun, ki je izdan takoj in poslan po e-pošti v nekaj minutah, ima večjo možnost hitrega plačila kot račun, ki ga stranka prejme šele čez nekaj dni. Pri gotovini in kartici pa je prednost še večja: račun se izda, plačilo se evidentira in dokument je shranjen na enem mestu.

Pogosta napaka novih uporabnikov je, da aplikacijo namestijo šele tik pred delom na terenu. Boljši pristop je, da si vzamete nekaj minut, uredite podatke podjetja, katalog storitev, davčno potrjevanje in načine plačila. Tako je izdaja računa pri stranki res hitra.

Moje priporočilo je preprosto: ne čakajte na “pravi trenutek”. Če račune izdajate na terenu, je mobilna izdaja ena najhitrejših izboljšav, ki jih lahko uvedete v svoje poslovanje.

— Gašper Parte, ustanovitelj aplikacije Račun123

Račun123 za terensko izdajanje računov

Račun123 je slovenska spletna in mobilna aplikacija za izdajanje računov, namenjena podjetnikom, obrtnikom, serviserjem in manjšim podjetjem. Z njo lahko izdate račun na telefonu, ga pošljete po e-pošti, natisnete prek mobilnega POS tiskalnika in ga po potrebi davčno potrdite pri FURS.

Aplikacija podpira:

• izdajanje računov, ponudb, predračunov in dobropisov,
• davčno potrjevanje računov pri FURS,
• mobilno POS blagajno,
• gotovinska, kartična in spletna plačila,
• UJP eRačune,
• pregled plačil in odprtih računov,
• izvoz podatkov za računovodstvo.

Za obrtnike, serviserje in samostojne podjetnike, ki opravljajo storitve na terenu, Račun123 pomeni manj ročnega dela, manj prepisovanja in boljši pregled nad izdanimi računi. Račun lahko izdate takoj pri stranki, ga pošljete po e-pošti in imate vse dokumente shranjene v aplikaciji.

Oglejte si mobilno POS blagajno Račun123 ali ustvarite brezplačen račun.

Pogosta vprašanja

Ali moram davčno potrditi vsak račun na terenu?

Ne nujno. Davčno potrjevanje je praviloma obvezno pri gotovini, karticah in podobnih načinih plačila. Če je račun plačan z neposrednim nakazilom na TRR, davčno potrjevanje praviloma ni potrebno.

Kaj storim, če na terenu nimam internetne povezave?

Če je povezava prekinjena, se lahko račun izda brez EOR, če program to omogoča in pravilno označi status računa. Podatke o takih računih je treba naknadno poslati FURS-u v predpisanem roku.

Kdaj moram izdati eRačun namesto klasičnega računa?

eRačun prek sistema UJP se uporablja pri poslovanju s proračunskimi uporabniki. Pri B2C strankah in večini običajnih terenskih storitev zadostuje klasičen račun, ki je po potrebi davčno potrjen.

Kako popravim napako na že izdanem računu?

Že izdanega računa praviloma ne popravljate z brisanjem ali ročnim spreminjanjem. Izdajte ustrezen popravek, na primer dobropis, ki se nanaša na prvotni račun, nato pa po potrebi izdate nov pravilen račun.

Kateri podatki so obvezni na računu za fizično osebo?

Pri fizičnih osebah praviloma ni treba vpisovati davčne številke kupca, razen v posebnih primerih oziroma če je to potrebno glede na naravo transakcije. Pri podjetjih pa je priporočljivo vnesti popolne podatke kupca, vključno z davčno številko oziroma ID za DDV, kadar je to relevantno.

Ali lahko račun izdam samo z mobilnim telefonom?

Da. Z mobilno aplikacijo Račun123 lahko račun pripravite, izdate, pošljete po e-pošti ali natisnete na Bluetooth POS tiskalnik neposredno iz telefona.

Ali lahko z mobilno POS blagajno sprejemam kartice?

Da. Račun123 je zasnovan za povezavo s podprtimi POS terminali in kartičnimi rešitvami, kot je SumUp, v prihodnje pa tudi z dodatnimi POS rešitvami. V aplikaciji izdate račun, plačilo pa se izvede prek povezane plačilne naprave oziroma podprte plačilne rešitve.

Ali lahko račun na terenu tudi natisnem?

Da. Račun lahko pošljete po e-pošti ali ga natisnete na združljiv Bluetooth POS tiskalnik, kar je uporabno predvsem na sejmih, stojnicah, pri dostavi in terenskih storitvah.

Priporočeno

• Mobilna POS blagajna Račun123
• Kako izdati prvi račun z mobilno POS blagajno
• Fiskalizacija računov 2026: kdo jo potrebuje in zakaj
• Ali moram davčno potrditi račun? Kartice, gotovina in spletna plačila
• Kako izdati prvi račun: vodič za s.p. in obrtnike
• Kdaj moram izdati račun? Roki in pravila za s.p.