Časovnik – beleženje časa, delovni nalog in izdaja računa
S Časovnikom v Račun123 lahko beležite čas, porabljen za posamezne projekte in stranke,
spremljate zaračunljive ure ter iz opravljenega dela neposredno pripravite račun ali delovni nalog.
Čas lahko vnesete kot trajanje ali z začetnim in končnim časom, Račun123 pa vam pomaga ohraniti pregled od opravljenega dela do dokumentiranja izvedbe in končnega računa.
Na kratko povedano:
Ustvarite projekt, beležite opravljeno delo, označite zaračunljive ure in nato iz zabeleženih časovnih vnosov pripravite račun za stranko ali delovni nalog.
V videu si lahko ogledate uporabo Časovnika in način beleženja opravljenega časa v Račun123.
Kaj omogoča Časovnik?
Časovnik je namenjen beleženju opravljenega dela pri projektih,
kjer želite spremljati porabljen čas oziroma storitve zaračunavati po urah.
Celoten proces lahko vodite znotraj Račun123:
Prednost:
Opravljenega dela vam ob koncu tedna ali meseca ni treba ponovno iskati, seštevati in prepisovati v račun ali delovni nalog. Časovni vnosi so že povezani s projektom in stranko.
1. Ustvarite projekt
Pred začetkom beleženja časa ustvarite projekt.
Projekt predstavlja delo, naročilo oziroma sodelovanje,
za katerega želite beležiti porabljen čas.
Pri projektu lahko določite oziroma spremljate:
- naziv projekta;
- stranko oziroma naročnika;
- urno postavko;
- način zaračunavanja;
- načrtovane oziroma proračunske ure;
- opravljene ure;
- naloge;
- ter stanje projekta.
Pomembno:
Če želite iz časovnih vnosov pozneje pripraviti račun ali delovni nalog, projekt povežite s pravilno stranko.
Časovnik → Projekti → Dodaj projekt
2. Dodajte časovni vnos
Ko opravite delo, ga evidentirate z novim časovnim vnosom.
Račun123 omogoča dva načina vnosa trajanja:
Na primer: 2 uri in 30 minut.
08:30–11:00, Račun123 pa izračuna trajanje.
Pri posameznem vnosu lahko določite:
- datum opravljenega dela;
- projekt;
- nalogo;
- trajanje;
- začetni in končni čas;
- opis oziroma opombo;
- ali je čas zaračunljiv;
- urno postavko;
- ter oznake za lažje razvrščanje.
Primer:
če ste pri stranki delali od 9:15 do 12:45,
vnesete začetni in končni čas.
Račun123 iz tega izračuna
3 ure in 30 minut opravljenega dela.
3. Določite, ali je čas zaračunljiv
Vsak časovni vnos lahko označite kot zaračunljiv ali nezaračunljiv.
ki jo boste vključili na račun za stranko.
vendar ga stranki ne boste zaračunali.
Tako lahko spremljate ne samo skupno količino opravljenega dela,
temveč tudi, koliko časa dejansko predstavlja zaračunljivo delo.
Urna postavka
Projektu lahko določite urno postavko, ki se uporablja pri izračunu vrednosti zaračunljivega časa.
Po potrebi lahko urno postavko nastavite tudi neposredno pri posameznem časovnem vnosu.
Primer:
Urna postavka projekta je 60 €,
opravili pa ste 3,5 ure zaračunljivega dela.
Vrednost opravljenega dela je tako 210 €.
To je posebej uporabno, kadar za različne projekte ali stranke uporabljate različne urne postavke.
Pregled časovnih vnosov
V zavihku Vnosi časa imate pregled nad evidentiranim delom.
Za posamezen vnos lahko vidite oziroma upravljate podatke, kot so:
- datum;
- projekt;
- naloga;
- opis opravljenega dela;
- trajanje;
- zaračunljivost;
- urna postavka;
- ter status zaračunavanja.
Časovne vnose lahko filtrirate po:
- obdobju;
- projektu;
- zaračunljivosti.
Časovni vnosi imajo status Zaračunano oziroma Nezaračunano, zato lahko hitro vidite, katero opravljeno delo še čaka na račun.
Poročila in analiza porabljenega časa
Časovnik ni namenjen samo beleženju ur.
V zavihku Poročila lahko spremljate,
kam dejansko odhaja vaš delovni čas.
Na voljo so pregledi, kot so:
- skupne ure;
- zaračunljive ure;
- nezaračunan znesek;
- ure po dnevih;
- ure po projektih;
- razdelitev zaračunljivih in nezaračunljivih ur;
- delež zaračunljivega časa;
- ure po članih ekipe;
- ter ocenjena vrednost opravljenega dela.
Pri ekipnem delu
Lahko pregledate tudi, koliko ur je zabeležil posamezni član ekipe in koliko od teh ur je zaračunljivih.
4. Iz zabeleženega časa ustvarite račun ali delovni nalog
Ko je delo opravljeno, vam ur ni treba ponovno seštevati
ali ročno prepisovati v drug dokument.
Iz časovnih vnosov lahko v Račun123 pripravite
račun ali delovni nalog.
Račun123 pri pripravi upošteva evidentirani čas in ustrezne urne postavke.
na katerem so zbrani podatki o naročniku, projektu,
opravljenem delu, času in drugih podatkih o izvedbi.
- odprite Vnose časa;
- izberite vnose, ki jih želite uporabiti;
- preverite stranko, projekt, opis opravljenega dela in evidentirani čas;
- izberite pripravo računa ali delovnega naloga;
- Račun123 uporabi že zabeležene podatke in pripravi ustrezen dokument.
Prednost:
Podatek o opravljenem delu vnesete samo enkrat.
Iste časovne vnose lahko nato uporabite za dokumentiranje izvedbe in za obračun stranki.
Kaj vsebuje delovni nalog?
Delovni nalog omogoča pregleden zapis izvedenega dela,
ki ga lahko uporabite kot dokumentacijo opravljenega posega oziroma storitve.
Na njem so lahko prikazani podatki, kot so:
- izvajalec in naročnik;
- projekt;
- lokacija izvajanja;
- obdobje dela;
- čas prihoda in odhoda;
- delavci oziroma izvajalci;
- opis opravljenih del;
- skupne opravljene ure;
- zaračunljive ure;
- znesek opravljenega dela;
- porabljen material;
- opombe;
- ter podpisi izvajalca in naročnika.
Uporabno predvsem na terenu:
Po opravljenem delu lahko pripravite delovni nalog, na katerem je jasno zapisano, kaj je bilo opravljeno, koliko časa je delo trajalo in kdo ga je izvedel.
Praktičen primer
Recimo, da kot svetovalec oziroma izvajalec sodelujete s tremi različnimi strankami.
Namesto da ure zapisujete v Excel, beležke ali ločeno aplikacijo,
za vsako stranko v Račun123 ustvarite projekt.
| Dan | Projekt | Delo | Čas |
|---|---|---|---|
| Ponedeljek | Stranka A | Svetovanje | 2 h |
| Torek | Stranka B | Sestanek | 1 h 30 min |
| Sreda | Stranka A | Izvedba | 3 h |
| Četrtek | Stranka C | Podpora | 45 min |
Ko želite dokumentirati oziroma obračunati delo za Stranko A, izberete njene časovne vnose.
Iz njih lahko glede na namen pripravite delovni nalog ali račun.
Podatek o opravljenem delu vnesete enkrat.
Nato ga lahko uporabite za spremljanje projekta,
pripravo delovnega naloga, analitiko in zaračunavanje stranki.
Komu je Časovnik najbolj uporaben?
Časovnik je posebej uporaben za podjetja in samostojne podjetnike,
ki želijo beležiti opravljeno delo ali storitve zaračunavajo glede na porabljen čas.
- svetovalce in freelancerje;
- agencije;
- programerje in IT podjetja;
- oblikovalce in kreativce;
- serviserje in monterje;
- električarje in vodovodarje;
- terenske izvajalce;
- računovodske in poslovne svetovalce;
- druge strokovne izvajalce;
- ter ekipe, ki želijo spremljati porabo časa po projektih.
Pogosta vprašanja
Kaj omogoča Časovnik v Račun123?
Omogoča beleženje časa po projektih in strankah,
upravljanje zaračunljivih ur, uporabo urnih postavk,
pregled porabljenega časa ter pripravo računa ali delovnega naloga
iz časovnih vnosov.
Ali lahko čas vnesem ročno?
Da. Čas lahko vnesete kot število ur in minut
ali pa določite začetni in končni čas opravljenega dela.
Ali lahko čas povežem s stranko?
Da. Časovni vnos povežete s projektom,
projekt pa lahko povežete s konkretno stranko oziroma naročnikom.
Ali lahko določim urno postavko?
Da. Urno postavko lahko določite pri projektu.
Po potrebi jo lahko določite oziroma prilagodite tudi pri posameznem časovnem vnosu.
Ali lahko ločim zaračunljive in nezaračunljive ure?
Da. Vsak časovni vnos lahko označite kot zaračunljiv ali nezaračunljiv.
Ali lahko iz časovnih vnosov ustvarim račun?
Da. Izberete časovne vnose iste stranke in iz njih pripravite račun.
Račun123 pri pripravi upošteva evidentirani čas in ustrezne urne postavke.
Ali lahko iz časovnih vnosov ustvarim tudi delovni nalog?
Da. Iz zabeleženega opravljenega dela lahko pripravite tudi
delovni nalog,
ki lahko vsebuje podatke o naročniku, projektu, obdobju,
opravljenih urah, opisu del in drugih podatkih o izvedbi.
Ali lahko vidim, katere ure sem že zaračunal?
Da. Časovni vnosi imajo status
Zaračunano oziroma Nezaračunano.
Ali lahko spremljam čas članov ekipe?
Da. V poročilih lahko spremljate ure po članih ekipe
ter ločeno skupne in zaračunljive ure.
V katerem paketu je Časovnik na voljo?
Časovnik je na voljo v paketih
Napredni in PRO.
Želite začeti beležiti čas?
Odprite Časovnik v Račun123, ustvarite svoj prvi projekt in začnite beležiti opravljeno delo.
Iz zabeleženih podatkov lahko nato pripravite delovni nalog ali račun.
Če potrebujete pomoč, nam pišite na podpora@racun123.si.
