Brezplačni program za račune za manjša podjetja

Če imate manjše podjetje, s.p. ali šele začenjate, ste se verjetno že vprašali, ali obstaja preprosta rešitev za izdajanje računov, ki ne zahteva visokih mesečnih stroškov in nepotrebnega učenja.

Dobra novica je, da danes obstajajo sodobne aplikacije, s katerimi lahko račune izdajate hitro, urejeno in brez kompliciranja. Še posebej, če poslujete v manjšem obsegu, je lahko brezplačen paket povsem dovolj za dober začetek.

V tem članku boste našli preprost pregled, komu je takšna rešitev namenjena, kaj mora imeti dober program za račune in kaj v praksi pomeni brezplačni paket v aplikaciji Račun123.

Zakaj podjetniki sploh iščejo brezplačen program za račune?

Na začetku večina podjetnikov ne potrebuje velikega poslovnega sistema. Potrebuje predvsem nekaj, s čimer lahko izda račun hitro, brez napak in brez občutka, da se ukvarja z administracijo bolj kot z delom.

Veliko jih najprej poskusi z Wordom, Excelom ali ročno pripravljenimi predlogami. To je lahko dovolj za prvi ali drugi račun. Ko pa se računov nabere več, stvari hitro postanejo nepregledne. Račune je treba poiskati, poslati, izvoziti, preveriti, včasih tudi izdati na poti ali pri stranki.

Takrat postane jasno, da ni težava samo v sami izdelavi računa, ampak v celotni izkušnji. Dober program mora prihraniti čas, zmanjšati napake in narediti delo bolj mirno.

Komu je takšna rešitev najbolj namenjena?

Brezplačen program za račune je najbolj smiseln za podjetnike, ki poslujejo manj zahtevno in želijo začeti brez nepotrebnega stroška. To so pogosto:

• popoldanski s.p.-ji,
• freelancerji,
• obrtniki in izvajalci storitev na terenu,
• manjša podjetja,
• tisti, ki želijo najprej preizkusiti aplikacijo v praksi.

Če na mesec izdaš nekaj računov in ne potrebuješ kompleksnih procesov, je bolj pomembno to, da je orodje pregledno, hitro in prijetno za uporabo. V takšni fazi poslovanja pogosto ne iščeš “več funkcij”, ampak manj trenja.

Prav zato je pomembno, da je tudi brezplačna rešitev dejansko uporabna. Ne le tehnično “na voljo”, ampak dovolj dobra, da lahko z njo normalno posluješ.

Kaj mora imeti dober program za izdajanje računov?

Ne glede na to, ali je aplikacija brezplačna ali plačljiva, mora rešiti osnovne stvari dobro. Dober program za račune ni tisti, ki ima največ funkcij, ampak tisti, ki ti omogoča, da račun izdaš hitro in brez dvoma, da je vse narejeno pravilno.

Smiselno je, da omogoča vsaj:

• hitro pripravo in izdajo računa,
• jasen PDF izpis,
• enostavno pošiljanje računa stranki,
• pregleden seznam vseh izdanih računov,
• QR kodo za hitrejše plačilo,
• uporabo na računalniku in telefonu.

Če poslujete v Sloveniji, je pomembno tudi, da je rešitev prilagojena domačemu okolju. To je eden od razlogov, da podjetniki pogosto iščejo slovensko rešitev, ne le generičnega tujega orodja. Pri tem je smiselno pogledati tudi funkcije, kot so davčno potrjevanje računov, izvozi in druge možnosti, ki jih boste morda potrebovali kasneje.

Zakaj je pomembno, da deluje tudi na telefonu?

Podjetniki danes ne delajo samo za mizo. Veliko jih je na terenu, v avtu, pri strankah, na sestankih ali med opravki. Zato je velika prednost, če lahko račun izdaš tam, kjer delo dejansko zaključiš.

To je še posebej uporabno za:

• obrtnike in serviserje,
• svetovalce in freelancerje,
• vse, ki želijo stvari urediti takoj in ne šele zvečer za računalnikom.

Ko je račun mogoče izdati na telefonu, je manj odlašanja in manj možnosti, da kakšna administracija ostane “za kasneje”. To se v praksi zelo pozna.

Kaj vključuje brezplačni paket Račun123?

Pri brezplačnih paketih je pogosto glavno vprašanje, ali so dejansko uporabni ali pa gre samo za zelo omejeno “demo” izkušnjo. Pri dobri rešitvi mora biti brezplačni paket dovolj resen, da lahko z njim normalno začnete.

Račun123 je brezplačni program za račune, ki je narejen posebej za slovenske podjetnike, s.p. in manjša podjetja.

Če posluješ enostavno in izdaš do 10 računov na mesec, brezplačni paket vključuje:

• do 10 izdanih računov mesečno
• 1 uporabnika
• 1 PDF predlogo
• vodni žig Račun123
• pošiljanje in prenos računov v PDF in XML obliki
• QR kodo za hitra plačila

To pomeni, da lahko že brez začetnega stroška izdaš račun, ga pošlješ stranki in uporabljaš aplikacijo na način, ki je dejansko koristen v praksi. Če te zanimajo še druge funkcije, si lahko pogledaš tudi e-račune, možnosti izvozov in druge dele aplikacije.

Primer iz prakse

Predstavljaj si podjetnico, ki vodi manjše storitveno podjetje in na mesec izda 5 do 8 računov. Ne potrebuje zahtevnega sistema, potrebuje pa miren občutek, da ima stvari urejene.

Zanjo je pomembno predvsem:

• da račun pripravi hitro,
• da je videti profesionalno,
• da ga lahko pošlje takoj,
• da stranka lahko skenira QR kodo,
• da lahko vse račune izvozu računovodji,
• da aplikacija deluje tudi na telefonu.

To je tipična situacija, kjer brezplačna rešitev res pride prav. Omogoči dober začetek brez dodatnega stroška, hkrati pa podjetniku ni treba menjati orodja že po nekaj tednih. Ko obseg poslovanja raste, lahko mirno nadgradi.

Kdaj brezplačni paket ni več dovolj?

Brezplačen paket je odličen za začetek. Ni pa nujno dovolj za vedno. Običajno pride trenutek, ko podjetje zraste in potrebuje nekaj več.

Najpogosteje se to zgodi, ko:

• izdaš več kot 10 računov na mesec,
• želiš več uporabnikov v aplikaciji,
• potrebuješ dodatne prilagoditve in več avtomatizacije,
• želiš bolj napreden pregled nad poslovanjem,
• potrebuješ davčno potrjevanje računov pri FURS,
• želiš pošiljati UJP e-račune,
• želiš bolj profesionalen izgled računov brez vodnega žiga,
• želiš uporabljati več PDF predlog z lastnimi barvami,
• želiš izdajati tudi ponudbe, avansne račune ali dobropise,
• želiš uporabljati ponavljajoče račune za redne stranke,
• želiš bolj napredne izvoze za računovodstvo,
• ali želiš začeti uporabljati AI obdelavo prejetih računov.

Dobra pot je pogosto zelo preprosta: začneš z brezplačnim paketom, preveriš, ali ti način dela ustreza, in nadgradiš šele takrat, ko ima to res smisel.

Zaključek

Če iščeš preprost način za izdajanje računov, ni nujno, da začneš z velikim in dragim sistemom. Za veliko manjših podjetij, s.p.-jev in freelancerjev je bolj pomembno, da je aplikacija hitra, pregledna in prijetna za uporabo.

Prav v tem je prednost dobrega brezplačnega paketa: omogoči ti, da začneš urejeno, brez dodatnega stroška in brez občutka, da uporabljaš “začasno” rešitev.

Pogosta vprašanja